2013_CBS_11496 - Brabo 2 - Organisatie communicatie tijdens uitvoeringsfase - Goedkeuring

Binnen de meerjarenbegroting zijn voor de periode 2014 tot en met 2019 de volgende middelen voorzien.

Voor de periode van 2014 tot 2018 voorzien De Lijn, het Agentschap Wegen en Verkeer en het aannemersconsortium de volgende middelen.

In uitvoering van de goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst is in het najaar van 2011 de werkgroep communicatie Brabo 2 opgericht. Deze werkgroep wordt voorgezeten door de nv BAM. De stad Antwerpen coördineert tijdens de voorbereidingsfase de concrete communicatieacties. Andere leden van de werkgroep zijn De Lijn en het Vlaamse agentschap Wegen en Verkeer.

Het communicatieteam Masterplan 2020 dat na de collegebeslissing van 18 november 2011 (jaarnummer 15513) wordt opgericht, neemt de coördinatie van de communicatie over Brabo 2 op.

Communicatie Brabo 2 in de voorbereidingsfase

Samen met de werkgroep communicatie Brabo 2 werkte het communicatieteam Masterplan 2020 in de loop van 2012 een communicatieplan op hoofdlijnen uit. Dit werd op 25 mei 2012 goedgekeurd door het college (jaarnummer 5255). Dit plan werd meteen ook geconcretiseerd met het informatietraject rond de kennisgeving van de project-MER Brabo 2 begin 2012 en met het communicatie- en consultatietraject rond het Operaplein in de zomer van 2012 (jaarnummer 6489).

In de loop van 2013 bereidde het communicatieteam Masterplan 2020 samen met de werkgroep communicatie Brabo 2 een nieuw communicatietraject voor om de plannen en de minderhinderaanpak voor Brabo 2 toe te lichten aan het brede publiek, de Antwerpse bedrijven en de verschillende belangengroepen. Op 18 oktober 2013 besliste het college dit traject uit te rollen in november 2013 (jaarnummer 10566).

Communicatie vanaf de uitvoeringsfase

De samenwerkingsoverkomst Brabo 2 bepaalt dat vanaf de uitvoeringsfase De Lijn alle verantwoordelijkheden inzake communicatie overneemt. De Lijn wordt daarin ondersteund door de werkgroep communicatie waarvan De Lijn ook voorzitter wordt. De kosten voor de communicatie worden op basis van de samenwerkingsovereenkomst pro rata gedragen door De Lijn, het Agentschap Wegen en Verkeer en de stad Antwerpen.

Uitdaging op vlak van communicatie

Met de realisatie van het project Brabo 2 worden vijf belangrijke verkeersaders in Antwerpen geraakt: de noordelijke Leien, de Londen- en de Amsterdamstraat, de Rijnkaai-Zuid en de Noorderlaan. De werken op deze wegen zullen onvermijdelijk een impact hebben op verschillende doelgroepen. De volgende tabel geeft een overzicht van de belangrijkste belanghebbenden.

Voor de stad is het niet alleen van belang dat deze doelgroepen weten welke werken er gepland staan en hoe ze straks het stadscentrum en de noordelijke wijken en districten kunnen bereiken. Even belangrijk is dat alle betrokkenen begrip hebben voor de hinder die de werken met zich zullen brengen, en dat ze op een positieve manier naar de werken en naar de opdrachtgevers kijken.

Om bij de verschillende doelgroepen de nodige goodwill op te bouwen, zal er in eerste instantie werk gemaakt moeten worden van een open procesaanpak en een sterk relatiemanagement, waarbij de stad en de overige Brabo 2-partners zo goed mogelijk luisteren naar en inspelen op de vragen van de bewoners, ondernemers en bezoekers in de wijken die rechtstreeks met de werken te maken hebben.

Daarnaast is het ook aan te bevelen dat er werk wordt gemaakt van een communicatiestrategie die niet alleen focust op de harde feiten over de werken, maar ook op de mensen die een actieve of passieve rol spelen in de realisatie van het gehele project. Zulk een ‘menselijke’ aanpak blijkt bij de aanleg van noord-zuidmetro in Amsterdam voor een veel positievere beleving van deze werf gezorgd te hebben.

Ten slotte zal er in de communicatie ook aandacht moeten zijn voor het uiteindelijke belang dat de verschillende doelgroepen bij de werken zullen hebben. Met Brabo 2 breiden we het tramnet gevoelig uit op het Eilandje en in het noorden van de stad: zo krijgen de Noorderleien en de Noorderlaan een tramlijn. Tegelijk verbeteren we de infrastructuur voor voetgangers, fietsers en auto’s en maken we de stad aantrekkelijker voor wie hier wil wonen, werken, studeren of recreëren. Daarnaast worden Noorderleien heraangelegd en krijgen de Antwerpenaars er met het Operaplein en de vernieuwde F. Rooseveltplaats een nieuwe pleisterplaats bij. Het Operaplein wordt het multimodale knooppunt van de stad met snelle tramverbindingen in alle richtingen.

Als we het belang van het project voor alle doelgroepen duidelijk willen maken, wordt de technische naam Brabo 2 in de communicatie naar het brede publiek beter vervangen door een transparantere naam die duidelijker de essentie van het project aangeeft. Zo zorgt Brabo 2 voor een betere ontsluiting van het noorden van de stad via de tram. Die boodschap wordt volledig gevat door de naam Noorderlijn.

Huidige organisatiestructuur communicatie Brabo2 of Noorderlijn

Vandaag heeft het communicatieteam Masterplan 2020 een coördinerende rol in de communicatie over de Noorderlijn. Dit betekent dat het team alle acties voorbereid in samenspraak met de communicatiemedewerkers van de partners en met medewerkers van verschillende stedelijke diensten. Zo wordt er binnen de stedelijke organisatie onder meer een beroep gedaan op medewerkers van:

• AG Stadsplanning dat de algemene projectregie voert voor Brabo 2;
• de dienst stadsontwikkeling/mobiliteit dat mee bereikbaarheidsadvies uitwerkt in het kader van Brabo 2;
• de dienst samen leven/woonomgeving/stedelijk wijkoverleg dat ook verschillende lokale medewerkers in de betrokken wijken inzet bij de organisatie van info- en inspraakmomenten;
• de bedrijfseenheid ondernemen & stadsmarketing dat mee zijn contacten met handelaars, ondernemers, het toeristisch complex inzet en dat ook de creatie en redactie van de geplande items voor zijn rekening neemt.

De geplande communicatieacties worden ook ter validatie voorgelegd aan de beslissende organen die zijn voorzien in de projectstructuur van Brabo 2:

• het project management Brabo 2;
• de stuurgroep Brabo 2.

Bij de uitrol van de communicatieacties zorgt het communicatieteam Masterplan 2020 tegelijk voor de nodige afstemming met de andere Masterplan 2020-projecten die de komende jaren in de stad zullen worden gerealiseerd.

Toekomstige organisatiestructuur communicatie Brabo 2 of Noorderlijn

Wanneer de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst Brabo 2 worden opgevolgd, zal De Lijn de trekkende en coördinerende rol van het stedelijke communicatieteam overnemen. Bovendien zal De Lijn ook het nieuw op te richten communicatieteam Brabo 2 gaan aansturen. Dit team zal bestaan uit:

• 1 VTE communicatie gedetacheerd door De Lijn;
• 1 VTE communicatie gedetacheerd door de stad;
• 3 VTE communicatie gefinancierd door het aannemersconsortium;
• 1 VTE verkeersdeskundige gefinancierd door het aannemersconsortium.

Dit team zal de werfcommunicatie omtrent het project Noorderlijn voor zijn rekening nemen en rapporteert in principe aan het project management en de stuurgroep Brabo 2.

Volgens de huidige samenwerkingsovereenkomst zal er geen rechtstreekse band meer zijn met het communicatieteam Masterplan 2020 of met de andere stedelijke diensten die in nauw contact staan met de verschillende betrokken doelgroepen. Aangezien De Lijn enkel participeert in de openbaarvervoerprojecten van het Masterplan 2020 zal er ook geen afstemming meer zijn tussen de werfcommunicatie Noorderlijn en de communicatie over de andere werven die in het kader van het Masterplan 2020 zullen opstarten tussen 2015 en 2019.

Op basis van de ervaringen met eerdere werven, zoals de aanleg van de zuidelijke Leien, de aanleg van de tramlijn naar Wijnegem en de aanleg van de Bredabaan, is vastgesteld dat de inwoners en ondernemers bij grote werken toch verwachten dat zij bij het stads- of districtsbestuur terecht kunnen met hun vragen en bezorgdheden omtrent de werken.

Daarom stelt het communicatieteam Masterplan 2020 voor om de communicatie over het project Noorderlijn tijdens de uitvoeringsfase anders te organiseren door het communicatieteam Brabo 2 meer in te bedden in de stedelijke werking. Dit kan door:

• dit team te laten aansturen door een stedelijke communicatiemanager die via interne mobiliteit wordt geselecteerd;
• dit team te laten rapporteren aan en afstemmen met het communicatieteam Masterplan 2020;
• dit team nauw te laten samenwerken met de stedelijke diensten die nu ook tijdens de voorbereidingsfase een belangrijke rol opnemen ten aanzien van de verschillende doelgroepen.

Voorwaarde hiervoor is dat de stad en De Lijn het eens zijn over deze aanpak en dat er een addendum aan de samenwerkingsovereenkomst wordt toegevoegd over de communicatie tijdens de werken. Dit addendum bevat duidelijke afspraken omtrent de rol en taken van elk van de partners (de stad, De Lijn en het Agentschap Wegen en Verkeer).