2013_CBS_13057 - Den Bell - productiemeubilair - Vastlegging krediet - Goedkeuring

Op 1 maart werd de aankoop van meubilair goedgekeurd (jrnr. 1936). In voorbereiding op de vandaag voorliggende aankoop werd vorige bestelling 4005052668 drastisch gereduceerd. Dit maakte het mee mogelijk voldoende budget vrij te maken om de huidige noden te financieren. Op deze manier zijn er geen bijkomende financiële lasten voor deze aankoop.

Overeenkomstig ‘Dienstmededeling Financien van 18-10-2013 mbt budgettaire afsluitverrichtingen 2013 – uitgaven’ verleende visum hier akkoord voor (op voorwaarde dat de aanrekening en uitbetaling voor 24-12 plaatsvinden).

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In toepassing van het artikel 26, §1, 1° a, van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht gedeeltelijk gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde) het bij koninklijk besluit van 15 juli 2011 vastgestelde bedrag van 85 000 EUR, niet overschrijdt.

In toepassing van het artikel 26, § 1, 1°, f) van de wet van 15 juni 2006 kan een deel van de levering om technische en/ of de bescherming van alleenrechten, slechts aan één bepaalde leverancier worden toevertrouwd , daarom wordt dit deel van de bestelling gegund op basis van de onderhandelingsprocedure.

Na volledige ingebruikname van Den Bell is een permanente evaluatie en bijsturing van de uitrusting noodzakelijk. Elke ingreep op de schaal van Den Bell is aanzienlijk omwille van de omvang van het gebouw en het aantal medewerkers. In Den Bell hebben meer dan tweeduizend medewerkers hun vaste werkplek. Dagelijks zijn er vijfhonderd tot zevenhonderd bezoekers voor vergader- of opleidingslokalen of publieke dienstverlening. Het flexibel gebruik van het gebouw vergt ook voortdurende aanpassingen om te blijven voldoen aan nieuwe noden en verwachtingen. Bij realisatie is gekozen voor kwalitatief hoogstaand materiaal. Bij werken en aanpassingen volgen we maximaal de 'look&feel' en de 'Bell principes'.

Echter de realiteit van alle dag noopt de facilitaire dienst soms om snel praktisch oplossingen te bieden. Hierbij wordt node afgeweken van de oorspronkelijke principes. Aanpassingen aan de bestaande uitrusting zullen steeds nodig zijn.  Het gekozen kwaliteitsniveau en de omvang van het gebouw zijn een uitdaging om flexibel en vernieuwend te blijven werken en hierbij steeds het gevraagde kwaliteitsniveau in de service te blijven bieden.

Om adequaat te kunnen reageren op vragen naar meubilair keurde het college op 10 augustus 2012 (jaarnummer 8239) raamcontract GAC/2012/1075 goed via de gemeenschappelijke aankoopcentrale: "leveren van los meubilair voor het administratief centrum "Den Bell" algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking".

Momenteel liggen volgende concrete vragen voor die aanleiding geven tot het aankopen van meubilair:

Het bestuursakkoord 1013-2019 stelt: " 448. Het fondsenbeheer en de Eurodesk van AG Vespa worden met mensen en middelen overgeheveld naar Bestuurszaken, waar ook de overige Europawerking verder wordt uitgebouwd (opvolging Europese regelgeving). Zo komen we tot nog een beter gebruik van bovenlokale (Vlaamse, federale en Europese) fondsen en subsidies bij de realisatie van de doelstellingen." De medewerkers werden in de onmiddellijke nabijheid van de strategisch coördinator gehuisvest. Hiervoor waren enkele aanpassingen aan het gebouw nodig. Er zijn ook vier extra standaard werkplekken nodig.

De directeur van het bedrijf actieve stad werd aangesteld als financieel beheerder. Organisatorisch werkt de financieel beheerder nauw samen met de stadssecretaris en de strategisch coördinator. Er wordt een werkplek gerealiseerd in de onmiddellijke nabijheid. Hiervoor is het meubilair nodig van een gesloten werkplek.

Met het aantreden van de nieuwe bestuursploeg zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd binnen de departementen van het OCMW. Een directeur dient een werkplek te krijgen in de onmiddellijke nabijheid van de OCMW secretaris. Hiervoor wordt een projectroom omgebouwd tot een gesloten werkplek.

Voor al deze aankopen wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van het raamcontract en gekozen voor de standaard meubels zoals deze elders voorkomen in Den Bell.