2013_CBS_12687 - Digipolis. Besparingen 2014-2019 - Begeleidende maatregelen - Goedkeuring

Digipolis heeft de opdracht gekregen om op  het exploitatiebudget 2014-2019 van €236.000.000,00 in het totaal €60.000.000,00 te besparen en te landen op €176.000.000,00 zonder impact op de beleidsprojecten.

Tevens heeft Digipolis de opdracht gekregen om de totale personeelsbezetting van 308 VTE’s op zes jaar tijd te verminderen met 26,6 VTE’s en daarbovenop het personeelsbudget te laten dalen met een extra €12.200.000,00 (of circa 23,4 VTE’s) eveneens zonder impact op de beleidsprojecten. In 2019 zal het personeelsaantal hierdoor ca 258 VTE’s bedragen.

Om deze doelstellingen te halen heeft Digipolis een actieplan uitgewerkt:

Exploitatiekosten
De exploitatiekosten werden onderverdeeld in vier categorieën: Digipoliseigen kosten, groepsbrede kosten, entiteitspecifieke kosten en exploitatiekosten als een gevolg van investeringen in beleidsprojecten. In elk van die categorieën worden besparingen gerealiseerd waarbij eerst gezocht werd in de Digipoliseigen kosten, vervolgens in de groepsbrede kosten, nadien in de entiteitspecifieke kosten om als laatste besparingen te zoeken in de exploitatiekosten van de beleidsprojecten.

Het actieplan voorziet in besparingen volgens onderstaande tabel:

Personeelskosten
De personeelskosten werden onderverdeeld in drie categorieën: de backoffice van Digipolis, de backoffice van de groep stad Antwerpen en de frontoffice. Frontofficemedewerkers leveren een rechtstreekse bijdrage aan de beleidsprojecten. De backofficemedewerkers van de groep stad Antwerpen bestaan uit technische businessanalisten, netwerkspecialisten, infrastructuurbeheerders, beveiligingsbeheer, incidentbeheer, tweede- en derdelijnshulp, toepassingsbeheer, versiebeheer, kleine softwareprojecten en staan borg voor de levenscyclus van het IT-materiaal. De backofficemedewerkers van Digipolis zorgen voor de ondersteuning van de andere Digipolismedewerkers (HRM, boekhouding, aankoop, interne communicatie,…).

Het actieplan voorziet in besparingen volgens onderstaande tabel en beoogt een dubbele strategie: een belangrijke beweging van de backoffice naar de frontoffice en de opvang van de vermindering van 50 VTE’s.

Om de besparing in de exploitatiekosten te halen zijn er een aantal maatregelen nodig gebaseerd op volgende principes:

1. afbouw van oude toepassingen en hergebruik van generieke componenten;
2. plafonnering verbruikskosten telefonie en doorfacturatie meerverbruik ten opzichte van referentiejaar 2013;
3. verminderen licentiekost door stimulatie goedkopere alternatieven, creatie van hybride werkplekbiotoop met open standaarden;
4. verminderen licentiekost door optimalisatie van de organisatie;
5. verminderen contractkost door herschikkingen, groeperingen en hernegotiaties;
6. verminderen van printers en printing door verdere digitalisering van de werkprocessen, plafonnering van de kosten en doorfacturatie van het meerverbruik ten opzichte van referentiejaar 2013;
7. verhogen Digipolis zelfredzaamheid en inperken externe support;
8. schrappen van anticiperende aangroei contracten;
9. toepassen van het 'lean & mean'-principe voor exploitatiekosten van IT-beleidsprojecten en streven naar een collegebesluit met een minimumkost bij opstart en een nieuwe collegebesluit voor eventuele uitbreidingen.

Met het toepassen van het 'lean & mean'-principe wordt bedoeld de exploitatiekosten te ontdoen van alle ‘toeters en bellen’ of nice-to-have’s en deze kosten te herleiden tot wat strikt noodzakelijk is om het project te kunnen realiseren en ondersteunen. Tevens laat het principe toe om het resultaat te beoordelen zonder de maximale investering reeds uitgevoerd te hebben. Nadien kan dan een vervolg worden geformuleerd indien noodzakelijk of gewenst.

Om de besparingen in de personeelskosten te halen zijn er een aantal maatregelen nodig gebaseerd op volgende principes:

1. toepassingsbeheer drastisch inkrimpen (enkel bugfixing en kleine wettelijke wijzigingen, geen verzoeken). Invoeren van kalendergebonden toepassingsbeheer (bijvoorbeeld: 1 dag per week, 1 week per maand, 1 maand per jaar). Voor extra’s, zoals verzoeken, dienen andere middelen te worden gezocht of worden de kosten doorgefactureerd;
2. stopzetten van verdoken versiebeheer. Voorstellen voor de realisatie van nieuwe versies dienen getoetst te worden aan de beleidsprioriteiten middels een collegebesluit;
3. mogelijkheid tot tijdelijk bevriezen van versiebeheer (vb.: een periode van twee maanden);
4. mogelijkheid tot invoeren van blokprojectwerking. Projecten kunnen tijdelijk bevroren worden in functie van de noodwendigheden (bijvoorbeeld: een periode van een maand);
5. mogelijkheid tot tijdelijk bevriezen van kleine softwareprojecten (cosmo-werking) indien deze geen bijdrage leveren aan beleidsprojecten.

Voor Digipolis is het belangrijk om te kunnen beschikken over een arsenaal aan mogelijke maatregelen om medewerkers te kunnen verschuiven van niet-beleidsprojecten naar beleidsprojecten indien nodig. Dit instrumentarium moet toelaten om in geval van nood snel te kunnen ingrijpen. De invoering van nieuwe werkmethodieken binnen Digipolis zal het tijdelijk bevriezen van projecten, toepassingsbeheer en versiebeheer mogelijk maken.