2013_CBS_13091 - Groepsarchitectuur Antwerpen - Inkanteling - timing en plan van aanpak - Goedkeuring

Het college besliste op 4 december 2013 (jaarnummer 12746) een aantal autonome gemeentebedrijven en vzw's al dan niet volledig in te kantelen bij de stad, en vervolgens te vereffenen:

• AG Stadsplanning
• GAPA
• vzw CISO (indien oplossing voor subsidies inburgering);
• vzw MNE (met nieuwe SON ter vervanging);
• vzw Promotie stad Antwerpen (wordt omgevormd tot EVA-vzw ‘ Stadsmarketing en Toerisme’);
• vzw VVV;
• vzw WNE (onder voorbehoud artikel 18);
• vzw BAOBAB (in uitvoering);
• vzw Jeugdinfra (in uitvoering)

Het managementteam kreeg als opdracht ten laatste op 1/1/2014 een voorstel van stappenplan voor te leggen voor de verschillende aspecten uit het besluit.

Doelstelling is de volledige inkantelingsoperatie af te werken tegen 1 januari 2015. De afzonderlijke inkanteling van autonome gemeentebedrijven en vzw's zal op verschillende snelheden moeten gebeuren. Per organisatie zal rekening gehouden moeten worden met specifieke aandachtspunten (flows voor goedkeuringen toelagen, herprogrammeren IT-randsystemen om aan te sluiten op boekhouding stad, ...).

Om specifieke redenen zal soms ook een versnelling van inkanteling moeten gebeuren. In dat geval moet bekeken worden of dit voor de verschillende aspecten (subsidies, flows goedkeuring, IT, budget, overdracht contracten, personeel, ...) haalbaar is en welke uitzonderlijke maatregelen er moeten genomen worden om dit te kunnen waarmaken met een hoge kans op slagen. Of er kan in fasen gewerkt worden.

Voor budget is er nog het extra aandachtspunt dat de ingave voor budgetwijziging gebeurt de 2 laatste weken van januari 2014. Budgetopmaak 2015 zal in het najaar gebeuren. Er kan voor bepaalde aspecten wel met interne kredietverschuivingen gewerkt worden.

Eerste stap in januari is per inkanteling ee projectleider aan te stellen die samen met de algemene projectleider inkanteling een planning uitwerkt per entiteit.

Hieronder volgt een voorstel tot timing en output met de te doorlopen stappen per entiteit. Het streefdoel is dit stappenplan voor elke entiteit te doorlopen uiterlijk tegen 1 januari 2015. De projectleider inkanteling en de projectleider vanuit de inkantelende entiteit zijn steeds betrokken partij. Per stap wordt tussen haakjes vermeld welke bedrijfseenheden of diensten ook betrokken moeten worden.

Voorstel timing en aanpak inkanteling

Fase 1 - projectleider en planning per entiteit - januari 2014

• Aanstellen projectleider per entiteit;
• opmaak timing per entiteit  (FI, PM);
• aandachtspunten per entiteit benoemen.

• Detailuitklaring wat waar naartoe gaat per entiteit;
• voorbereiding personeel inkantelende entiteit; opsplitsing ondersteunend/operationeel (PM, PO, FI, OS, BZ en SC);
• bekijken verschillende financiële, besluitvormingsflows, ... (subsidies, uitgaven, ...) en bepalen op welke wijze deze kunnen verlopen in de toekomst (betrokken directeurs);
• bepalen bestaande reserves, beschikbare middelen - bestaande contracten - verbintenissen - uitstaande verplichtingen oplijsten (IF, IA, BZ/JUR);
• specifiek voor AG STAN en GAPA een due diligence (IF, IA, BZ/JUR);
• personeel: uitklaring contracten (PM)
• bepalen IVA of gewoon inkantelen (voorleggen aan college);
• bekijken IT-randsystemen en bepalen welke moeten overgezet worden + inschatting timing (Digipolis en betrokken ondersteunend bedrijf);
• resterende juridische zaken uitklaren (BZ/JUR, IF);
• principebesluit overname personeel college en gemeenteraad (PM)
• voorbereiden budgetopmaak 2015 als ingekantelde entiteiten (FI);
• uitwerken koppeling IT-randsystemen indien nodig (Digipolis en betrokken ondersteunend bedrijf).

• opleidingen werkwijzes stad: financiële goedkeuringsflows opzetten, toegang systemen SAP, e-besluit, ... (FI, BZ, OS, PO, PM);
• voorbereiden overdragen resterende facturen, ... (FI);
• programmeren nieuwe koppeling IT-randsystemen indien nodig (Digipolis en betrokken ondersteunend systeem).