2013_CBS_12764 - Lokale Politie Antwerpen. Patrimonium - Opmaak programma eisen mastergebouw. Aanstelling extern studiebureau. Gunning - Goedkeuring

Het totaal geraamde bedrag bedraagt 302.500,00 EUR (btw inbegrepen) en kan verrekend worden op de gewone politiebegroting 2013. Op de budgetpositie 33000_12202 is voldoende krediet beschikbaar. 

Op grond van artikel 236 Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.

Het Autonoom Gemeentebedrijf Vastgoed en Stadsprojecten Antwerpen (hierna genoemd AG VESPA) vraagt aan het college de goedkeuring van de nieuwe beleidsvisie op het masterplan huisvesting van de Lokale Politie Antwerpen, waarbij de parameters tot succes voor het mastergebouw worden bepaald.

De vraag van AG VESPA betreft een uitgewerkt plan van eisen op maat van de Lokale Politie Antwerpen. In het programma van eisen legt men de ambities en doelstellingen vast. Het opstellen van een programma van eisen, waarvan het opstellen van een projectdefinitie een onderdeel vormt, vraagt dan ook om een doelgerichte aanpak en aansturing door een onafhankelijke partij met veel ervaring met bouwbegeleiding. Daarbij primeren de timing en het budget. Om aan deze twee voorwaarden binnen een beperkte termijn te kunnen voldoen, is het noodzakelijk om een externe partij te contracteren voor het uitwerken van een uitgewerkt programma van eisen. Dit document omvat alle eisen met betrekking tot het bouwproject, de installaties, de inrichting en het terrein. In deze fase worden beslissingen genomen die bepalend zijn voor de kosten en kwaliteit van het project.

De aanstelling van een extern studiebureau voor het opstellen van een programma van eisen kan toevertrouwd worden aan Jobpunt Vlaanderen, het Vlaams selectiecentrum voor overheidspersoneel. Hierdoor wordt een aanbestedingsprocedure vermeden. Jobpunt Vlaanderen past zelf de wet op de overheidsopdrachten toe, wanneer zij contracten met private dienstverleners afsluit. Jobpunt Vlaanderen sluit hiervoor raamcontracten af. Op basis van deze raamcontracten kan Jobpunt Vlaanderen voor een specifieke opdracht een dienstverlener aanduiden. Hierbij is het zo dat elke dienstverlener waarmee Jobpunt Vlaanderen een contract afsluit, zich ertoe verbindt om zijn diensten te verlenen aan de meest voordelige tarieven op de markt. De vennoot neemt zelf de beslissingen over de opdrachten die Jobpunt Vlaanderen uitvoert. Jobpunt Vlaanderen heeft dus vooral een adviserende en uitvoerende rol. De kosten voor het opmaken van het uitgebreide programma van eisen worden geraamd op 302.500,00 EUR inclusief BTW.

Voor het opstellen van het programma van eisen dat als basis dient voor de opmaak van de projectdefinitie, is kennis noodzakelijk van onder meer de te huisvesten organisatie, de regelgeving en de techniek. Dat betekent dat de inbreng van gebruikers die kennis hebben over de te huisvesten functies en van de (werk-)processen die er nu en in de toekomst plaatsvinden, essentieel is. Verder zal een deskundig adviseur de inbreng van de gebruikers verder aanvullen met de noodzakelijke nevenruimten en technische (bouwkundig en installatietechnische) aspecten.

Het programma van eisen is de leidraad voor het opmaken van een prestatiebestek dat dient om een design build finance and maintenance te kunnen opstarten. Het dient als basis voor kwaliteitsbewaking en kostenbeheersing. Een goed opgesteld programma van eisen stimuleert de projectontwikkelaar om met creatieve oplossingen te komen, in plaats van zich te conformeren aan wat is voorgeschreven. Het programma van eisen is een contractstuk tussen de Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA.

De projectdefinitie is een document dat een inhoudelijk kader bevat waarin de ambities van de bouwheer worden beschreven. Het is het referentiekader dat het proces bij realisatie van een project aflijnt en stuurt vanuit een geïntegreerde visie op het project. 

 De projectdefinitie omvat:

• omschrijving van de organisatie van de opdrachtgever
• doelstellingen van de organisatie:
• centralisatie
• optimalisatie van de organisatie
• visie van de organisatie op "het nieuwe werken":
• diversiteit van werkplekken
• afstemming van de werkplekinrichting op de verschillende activiteiten van de organisatie
• geen vaste toewijzing van werkplekken aan individuele medewerkers
• mogelijkheden tot thuiswerken en werken vanuit satellietkantoren
• ruimtebehoefte van de organisatie:
• primaire ruimtes: individuele kantoren, landschapsburelen, gesprekshoeken, bergruimte, archief
• secundaire ruimtes: bergruimte, sanitaire voorzieningen
• de ruimtebehoefte bepaalt het netto aantal m² in het project
• het ruimteprogramma bepaalt de bruto benodigde m² van het project
• ruimtelijke relaties en gebouwlogistiek:
• de onderlinge relaties en de posities van de ruimten uit het ruimteprogramma moeten worden bepaald, zodat ook de logistiek goed wordt geregeld
• de beschrijving van de activiteiten die in de verschillende ruimten plaatsvinden om het gebruik te duiden
• afwerkingsgraad en voorzieningen:
• vaststellen van het afwerkingsniveau per ruimte of cluster van ruimtes, afhankelijk van de vooropgestelde functie
• het bepalen van de voorzieningen per ruimte
• technische eisen:
• bepalen van technische eisen die voor het gehele gebouw gelden
• bepalen van technische eisen per ruimte, clusters van ruimtes afhankelijk van de beoogde activiteit en vooropgestelde functie
• akoestiek, HVAC,...
• wettelijke eisen en normen:
• arab
• brandveiligheid
• stedenbouwkundige eisen
• visie op duurzaam bouwen:
• bepalen van het vooropgestelde E-peil
• gebruik van hernieuwbare energie
• integrale toegankelijkheid
• gebruikscomfort en welzijn
• BREEAM certificaat
• randvoorwaarden voor de site:
• mobiliteitseisen
• nabijheid van invalswegen
• bereikbaarheid met het openbaar vervoer
• parkeergelegenheid
• buitenaanle

Het programma van eisen is een wezenlijk onderdeel van de projectdefinitie. Het programma van eisen bestaat uit:

• visie van de organisatie op "het nieuwe werken"
• ruimtebehoefte van de organisatie
• ruimtelijke relaties en gebouwlogistiek
• afwerkingsgraad en voorzieningen

Om dit programma van eisen te realiseren wordt door de Lokale Politie Antwerpen voorgesteld om een samenwerking aan te gaan met Möbius Business Redesign. Möbius Business Redesign werkt momenteel aan een werklaststudie. De kennis die zij hiervoor opdoen en de studie die zij reeds uitgevoerd hebben in het kader van de onthalen, zorgen ervoor dat zij reeds ervaring en affiniteit hebben met de werking van de lokale politie. Zij gaan een samenwerking aan met AOS Studley een bedrijf dat gespecialiseerd is in workspaceplanning.

Nadat het programma van eisen is opgesteld, kan in samenwerking met AG VESPA een projectdefinitie worden opgesteld. Deze projectdefinitie bestaat uit het opgemaakte programma van eisen vervolledigd met de technische eisen waaraan het gebouw dient te voldoen. Dit dient als basis voor het prestatielastenboek waarmee men een aanbestedingsprocedure kan opstarten voor een design build finance and maintenance.

Jobpunt Vlaanderen lanceerde een Europese onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking inzake het uitvoeren van projecten in verband met organisatieoptimalisatie en veranderingsmanagement. De bekendmaking van deze opdracht werd door de Raad van Bestuur goedgekeurd op 12 juni 2012 en in het Europese publicatieblad van 16 november 2012 gepubliceerd. De Raad van Bestuur heeft op 20 februari 2013 ingestemd met de gemaakte analyse van de diverse kandidaatstellingsdossiers en met het uitsturen van het bestek. Inschrijvers dienden hun offertes uiterlijk op 22 maart 2013 om 10.00 uur bij Jobpunt Vlaanderen in te dienen.

De offertes werden beoordeeld op basis van de vooropgestelde gunningscriteria:

• de voorgestelde projectaanpak (35%)
• de prijs (30%)
• de kwaliteit van de voorgestelde consultants (35%)

De gunning inzake het uitvoeren van projecten in verband met organisatieoptimalisatie en veranderingsmanagement is goedgekeurd op de Raad van Bestuur van Jobpunt Vlaanderen van 31 mei 2013. Möbius Business Redesign is een van de aangestelde raamcontractanten.

De Lokale Politie Antwerpen stelt voor om Möbius Business Redesign aan te stellen via Jobpunt Vlaanderen.

• Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;
• Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
• Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen;
• Decreet van 2 maart 1999 tot machtiging van de Vlaamse regering om een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op te richten.