2013_CBS_12889 - Schoolgebouw Pilootproject Regatta - DBFM-lightprincipe - beschikbaarheidsvergoeding - Kennisneming

Op 31 mei 2013 (jaarnummer 5331) keurde het college goed dat het scholenproject Regatta wordt opgezet als pilootproject voor het uitwerken van scholenbouw via het principe van een lokale beheerstructuur. Het college gaf opdracht aan AG VESPA om met de voorbereiding te starten van een lastenboek DBFM (Design Build Finance Maintenance) light ter realisatie van twee scholen van 240 leerlingen basisonderwijs op Regatta en om beleidsopties voor te stellen aan het college, in de realisatie van het pilootproject Regatta binnen de principes van de nog op te richten lokale beheerstructuur.

AG VESPA bereidde het project intussen voor op twee sporen:

• Administratief procedureel
  Overleg werd gevoerd met het Vlaams kenniscentrum PPS die reeds voorbereidend werk had gevoerd op de bovenlokale DBFM voor scholen. Op basis hiervan wordt voorgesteld de oproep voor de school op Regatta te lanceren onder de vorm van een concurrentiedialoog.
• Inhoudelijk bouwtechnisch
  Aangezien Regatta als pilootproject geldt voor meer scholen in de toekomst wordt binnen AG VESPA gewerkt aan een generiek bestek voor de realisatie van een school. Per concreet project zal dit generiek bestek aangevuld worden met projectgebonden specificaties.

In de uitwerking blijkt de reflectie omtrent de generieke aspecten van het project Regatta van dermate groot belang te zijn dat gekozen werd om het bestek voor het pilootproject Regatta op te vatten als een generieke bestek waarbij de projectgebonden specificaties aansluitend worden aangevuld in een volgende fase.

De methodiek voor opmaak van een DBFM bestek voor scholen (stappenplan), de procedure en de principes voor het generiek bestek werden vastgelegd en getoetst bij de vertegenwoordigers van de verschillende onderwijskoepels in de onderwijsraad op dinsdag 5 november 2013.

Grond en eigenaarschap

Bij de bouw van een school via DBFM procedure wordt generiek en preferentieel uitgegaan van eigenaarschap van de grond door de inrichtende macht zodat de infrastructuur na het verstrijken van de overeenkomst met de private partner eigendom wordt van de inrichtende macht.

Indien er meerdere inrichtende machten zouden zijn op eenzelfde site worden er voorafgaandelijk duidelijke afspraken gemaakt over de verdeling van de grond- en gebouwaandelen volgens het principe van de mede-eigendom. Er worden tevens afspraken gemaakt over het beheer van de gemeenschappelijke delen. Vergelijkbaar met co-housing projecten worden er tevens wederzijdse voorkoop- en gebruiksrechten ingebouwd. De principiële verdeling dient rond te zijn voor de oproep naar de private partners zodat er voor hen voldoende duidelijkheid is bij de opmaak van de offerte. Bovenstaand principe is van toepassing voor het pilootproject Regatta. Hierbij dient het aandeel van de grond, bestemd voor de oprichting van de school van het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap (GO!), nog verkocht te worden aan de inrichtende macht. In specifieke gevallen waar de inrichtende macht geen eigenaar is van de grond en de grond niet kan verwerven, wordt een oplossing op maat uitgewerkt (bijvoorbeeld via opstalrecht).

Concurrentiedialoog

De concurrentiedialoog is een nieuwe gunningsprocedure (in België sinds 2011) met als hoofddoel een flexibelere procedure te ontwikkelen die het mogelijk maakt om bij complexe projecten in overleg te treden met verschillende spelers op de markt en het voorwerp van de samenwerking met de inschrijvers nader te bepalen.

De nieuwe procedure bestaat in essentie uit drie grote fasen: een aankondiging/selectiefase, de dialoogfase en de finale bieding om zo een voorkeursbieder aan te duiden met als einddoel een contract close. In tegenstelling tot de onderhandelingsprocedure en de andere overheidsopdrachtenprocedures wordt zoals gezegd, na de aankondiging en de selectie van een beperkt aantal kandidaten (op basis van de selectieleidraad), niet gestart met een bestek op basis waarvan de marktpartijen hun offertes kunnen indienen. Wel wordt er gestart met een ontwerp beschrijvend document op basis waarvan met de beperkt aantal geselecteerde kandidaten wordt gedialogeerd. Deze dialoogfase kan beperkt gehouden worden in tijd en in onderwerpen. Zo kan bijvoorbeeld vooraf bepaald worden dat enkel over financiering en onderhoud gedialogeerd zal worden. Met de informatie uit de dialoogfase stelt de overheid een definitief beschrijvend document op, op basis waarvan de geselecteerde kandidaten vervolgens een offerte kunnen indienen. De ingediende inschrijvingen zullen onderling worden beoordeeld en vergeleken en aan de hand van de vooropgestelde criteria in het beschrijvend document. De economisch meest voordelige inschrijving die kwalitatief voldoet aan de vooropgestelde ambitie zoals bepaald in het bestek zal worden gekozen. Deze fase eindigt met een overeenkomst voor de realisatie van het project.

Stappenplan voor opmaak DBFM-bestek

Concreet zal de opmaak van een bestek voor de bouw van een school voor 240 leerlingen via DBFM procedure zich, onafhankelijk van het net waarvoor gebouwd wordt, vertalen in volgend stappenplan:

• bij aanvang van het project wordt de school op een zorgzame manier begeleid bij het definiëren van de opdracht. De finaliteit hiervan is een masterplan waarin volgende zaken zijn opgenomen:
  - ruimtelijk kader waarbinnen de school gebouwd zal worden. Dit gebeurt in overleg met de betrokken overheden (vergunningen, openbaar domein, stadsbouwmeester, onroerend erfgoed,…) zodat voor de gekozen locatie hieromtrent een gecoördineerde visie vanuit de lokale overheid kan opgenomen worden in het DBFM dossier;
  - organisatie van de school en haar infrastructuur;
  - schema’s/ principes die het pedagogisch project van de school ruimtelijk vertalen;
  - beeldkwaliteit;
  - …
  Parallel hiermee worden de eigenschappen van de grond in kaart gebracht (o.a. al dan niet aanwezigheid van bodemvervuiling, draagkracht van de grond, archeologie,…) teneinde de randvoorwaarden zo duidelijk en helder mogelijk te kunnen opnemen in het DBFM bestek. Dit gebeurt door onderzoeken waaraan kosten verbonden zijn.
  De externe kosten voor deze voorbereidende studie en onderzoeken worden principieel afgerekend op het project. Er wordt in eerste instantie onderzocht hoe deze kosten mee kunnen opgenomen worden in de beschikbaarheidsvergoeding die de eindgebruiker zal betalen aan de private partner. De aanbestedende overheid zal deze kosten dan prefinancieren en nadien inclusief de financieringskost recupereren van de private partner. Indien deze piste niet haalbaar zou zijn worden deze kosten voor de oproep naar de private partner rechtstreeks afgerekend aan de eindgebruiker.
• het generiek bestek vormt het uitgangspunt voor elk DBFM bestek. Het generiek bestek is een basiskader voor alle netten. Het generiek bestek wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de onderwijsraad;
• het generiek bestek kan - op vraag van en afhankelijk van de verschillende netten - aangevuld worden met een generiek specifiek bestek waarin de eisen worden opgenomen die als vaste uitgangspunten gelden voor het desbetreffende net. De goedkeuring van het generiek specifiek bestek gebeurt – indien van toepassing – door de raad van bestuur van het desbetreffende net;
• tenslotte wordt het bestek vervolledigd met een specifiek bestek waarin de bijzondere eisen van de school en de specifieke locatie worden verwerkt. Het masterplan maakt integraal deel uit van het specifiek bestek. De goedkeuring van het specifiek bestek gebeurt op het niveau van de school zelf en indien van toepassing door de raad van bestuur van het net waartoe de school behoort;
• de interne kosten voor de projectvoorbereiding en projectbegeleiding van de aanbestedende overheid worden per project afgerekend op het desbetreffende project. Er wordt in eerste instantie onderzocht hoe deze interne kosten mee kunnen opgenomen worden in de beschikbaarheidsvergoeding die de eindgebruiker zal betalen aan de private partner. De aanbestedende overheid zal deze kosten dan recupereren van de private partner. Indien deze piste niet haalbaar zou zijn worden deze voorbereidings- en begeleidingskosten rechtstreeks afgerekend aan de eindgebruiker;

Principes generiek bestek

Het generiek bestek wordt opgemaakt in nauwe samenwerking met het Vlaams Kenniscentrum PPS waarbij zij instaan voor het aftoetsen met de Vlaamse overheden (Agion, Vlaamse Confederatie Bouw,…).

AG VESPA staat in voor het aftoetsen met de lokale overheden (dienst stedenbouwkundige vergunningen, stadsbouwmeester, …).
Het DBFM-bestek wordt opgebouwd uit vier onderscheiden delen:

• Deel I Administratieve bepalingen;
• Deel II Contractuele bepalingen;
• Deel III Technische bepalingen-projectdefinitie;
• Deel IV Bijlage.

De bovenstaande structuur en de principes van het generieke bestek, zoals beschreven in bijlage, werden voorgelegd aan vertegenwoordigers van de verschillende onderwijskoepels in de onderwijsraad op dinsdag 5 november 2013.
Er werden door de verschillende onderwijsnetten geen fundamentele opmerkingen gemaakt over de geformuleerde principes voor het generiek bestek waardoor kan besloten worden dat hierover een consensus bestaat.
Desalniettemin hebben de verschillende partijen die niet betrokken zijn bij het pilootproject Regatta veel vragen bij de modaliteiten en verdere uitwerking van de procedure en het bestek waardoor een volledige goedkeuring van het generiek bestek door alle partijen te veel tijd in beslag zou nemen.
Om de timing voor het pilootproject Regatta niet te hypothekeren is op basis van bovenstaande besloten om de principes van het generiek bestek te ‘bevriezen’ en verder te gaan met de uitwerking van het specifiek bestek voor Regatta. Tijdens het verloop van de procedure zal er een terugkoppeling voorzien worden tussen het pilootproject en de generieke principes.

Bestek Pilootproject Regatta

Sinds 1 juni 2013 is door de verschillende partijen intensief gewerkt aan het bestek DBFMlight waarbij de opdracht voor het Pilootproject Regatta eerst breder werd bekeken. Dit om te komen tot generieke basisprincipes. Deze dragen bij aan het creëren van een draagvlak voor de DBFM-light procedure bij de verschillende onderwijsnetten, ook deze die niet betrokken zijn bij het pilootproject Regatta.

De generieke principes worden momenteel verder uitgewerkt in een specifiek bestek voor het pilootproject Regatta. We kunnen op dit moment stellen dat het globale frame voor het bestek voor het pilootproject Regatta klaar is en dat reeds zeer veel aspecten zijn ingevuld, dat de afspraken voor het verder invullen van de nog niet verder uitgewerkte delen gemaakt zijn en dat de engagementen er zijn om het bestek zo snel als mogelijk te finaliseren.

Op basis van de huidige stand van zaken, de gemaakte afspraken en de externe invloedfactoren voor de timing, kan het bestek voor het pilootproject Regatta met detailplanning worden opgemaakt. Het specifiek bestek voor het pilootproject kan klaar zijn om eind maart formeel ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de verschillende betrokken partners.
Om deze indicatieve planning te kunnen handhaven dienen volgende vragen beantwoord te zijn:

• Uitganspunten met betrekking tot mobiliteit met het oog op het uitwerken van het masterplan voor de zone gemeenschapsvoorzieningen Regatta;
• Vragen bij het Besluit van de Vlaamse regering tot toekenning van een beschikbaarheidstoelage in het kader van capaciteitsproblematiek binnen het basisonderwijs.

Deze zijn immers bepalden teneinde:

• Het masterplan voor de zone gemeenschapsvoorzieningen verder uit te werken;
• Financiële randvoorwaarden voor alle partijen helder te stellen alvorens de oproep tot kandidatuurstelling wordt gepubliceerd.