2013_CBS_10788 - Patrimonium bestuurszaken - Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis - stadsarchief - Onderhouds- en depannagecontract voor de technische installaties - Bestek PO/2009/5052/5 - Verlenging - Goedkeuring

Rekening houdend met de prijsvermindering door het wegvallen van het onderhoud van de liften wordt de totale prijs van de verlenging met zes maanden van het opgezegde contract geraamd op 47.008,50 EUR, btw en prijsaanpassingen inbegrepen.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het onderhoudscontract werd afgesloten met ingang van 1 oktober 2009 voor een periode van vier jaar met mogelijkheid tot een stilzwijgende verlenging voor eenzelfde periode.

Het contract werd echter opgezegd met ingang van 1 oktober 2013.

De procedure voor het afsluiten van een nieuw onderhoudscontract met ingang van 1 oktober 2013, opgestart door de gemeenschappelijke aankoopcentrale, afdeling diensten in overleg met de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud, afdeling onderhoudscontracten, is momenteel nog lopende.
Hierdoor was er geen nieuw onderhoudscontract afgesloten op de vervaldag van het afgelopen contract.

In het gebouw  bevinden zich zeer waardevolle documenten, die op een geconditioneerde wijze moeten geconserveerd worden.
Om de goede werking van de technische installaties verder te waarborgen en het risico op pannes te verminderen kan het afgelopen onderhoudscontract met de firma Dalkia verlengd worden met zes maanden.

De firma Dalkia heeft heeft zich hiermee schriftelijk akkoord verklaard.

Omdat gebleken is dat het onderhoud van de liften in dit geïntegreerde onderhoudscontract niet naar voldoening werkt heeft de firma op vraag van patrimoniumonderhoud/gebouwen/onderhoudscontracten ook een minprijs ingediend voor een bedrag van 6.364,66 EUR, exclusief btw, voor de verwijdering van de liften uit het te verlengen contract.
De liften zullen opnieuw ondergebracht worden in het oorspronkelijke contract met de firma OTIS, installateur.

Deze minprijs is conform met het vroegere contract en kan aanvaard worden.

De Europese richtlijn bepaalt een maximum duurtijd van vier jaar voor de onderhoudscontracten, behoudens duidelijke andere motivatie.

Een verlenging van het contract met zes maanden is aangewezen om volgende redenen.

• De gemeenschappelijke aankoopcentrale krijgt hiermee voldoende tijd om de aanbestedingsprocedure verder af te handelen;

• De technische uitrusting van het Pakhuis is zodanig complex dat het zeker niet opportuun is om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten;

• Patrimoniumonderhoud beschikt in de sector midden ook niet meer over medewerkers, die de nodige kennis en ervaring hebben om het technische onderhoud te verzorgen;

• De firma Dalkia heeft gedurende de periode dat zij het onderhoud deden wezenlijk bijgedragen tot de bedrijfszekerheid van de installaties en heeft ook het grootste gedeelte van de discrepanties tussen de technische documentatie en de installatie-uitvoeringsfouten van het verleden weggewerkt;

• De firma Dalkia is ook actief betrokken geweest bij het lopende project voor de gedeeltelijke vernieuwing van de luchtbehandeling, waarvan de eerste fase reeds is uitgevoerd.