2013_CBS_10753 - Bestek GAC/2013/2050 - Raamcontract voor het digitaliseren van bouwdossiers uit de periode 1830 - 1900. Bestek en procedure - Goedkeuring

De uitgaven worden verrekend op de dienstjaren 2014, 2015, 2016 en 2017.

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Het stadsarchief wenst 63.642 bouwdossiers uit de periode 1830-1900 te laten digitaliseren om ze toegankelijker te maken. Het betreft de oudste dossiers, die in verhouding frequent worden opgevraagd. Ze zijn echter in zeer slechte staat door papierverzuring. Digitalisering biedt volgende voordelen:

• De dienstverlening wordt geoptimaliseerd omdat de plannen permanent raadpleegbaar zijn. Ze zijn openbaar en vrij van auteursrechten.
• De originele dossiers takelen niet verder af omdat de gebruiker enkel de digitale versies raadpleegt.
• De dienstverlening blijft gegarandeerd indien er dossiers door papierverzuring verloren zouden gaan.
• De werkdruk in de scanstudio, magazijn en leeszaal vermindert. 

Het betreft een grote opdracht die over verscheidene jaren zal lopen. Er wordt een raamcontract voor de duur van vier jaar afgesloten. 

De opdracht helpt bij het realiseren van doel 428 van het bestuursakkoord: via nieuwe werkvormen, modernisering van de werkprocessen en digitalisering komen we tot een hogere productiviteit.

De stad Antwerpen is de aanbestedende overheid.

De stad Antwerpen zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor:

1. het OCMW van Antwerpen
2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enz.),
3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:

• door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enz. )en/of
• door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen)

4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis, Hulpverleningszone Brandweer, enz.)

Hierna de groep Antwerpen genoemd.

Selectiecriterium

Een lijst met minstens 3 referentieopdrachten en bijbehorende tevredenheidsverklaring van een opgeleverde soortgelijke opdracht, welke in de afgelopen drie jaar naar tevredenheid van de opdrachtgever op vakkundige, tijdige (verleend uitstel daarin begrepen) en regelmatige wijze is uitgevoerd. Met soortgelijk wordt bedoeld: opdrachten van digitalisering van archivalia, tekst en beeld met soortgelijke omvang.

Gunningscriteria

De offertes worden beoordeeld aan de hand van volgende gunningscriteria:

Op basis van de afweging van al deze criteria zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend.

In toepassing van artikel 26§2, 1° d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde de door het artikel 105 §2, 2° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgestelde bedragen niet bereikt, die alleszins lager moeten zijn dan de bedragen voor de Europese bekendmaking.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van artikel 50 van de Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, vermeldt de aanbestedende overheid het gunningscriterium of de gunningscriteria in de uitnodiging om een offerte in te dienen of in de opdrachtdocumenten.