2013_CBS_10871 - Bestek GAC/2013/1573 - Kaderovereenkomst voor arbeidsongevallenverzekering. Gunning - Goedkeuring

De jaarpremie voor de stad Antwerpen is berekend conform de excel (Kostprijs stad) tevens in bijlage aan dit besluit.

De jaarpremie voor de lokale politie kan nog niet opgenomen worden in dit besluit. Deze uitgave is afhankelijk van de keuze van de opties en is onderdeel van een later besluit.

De jaarpremies voor andere entiteiten zal vastgelegd worden binnen hun respectievelijke besluitvormingsprocessen.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met collegebeslissing 8467 van 23 augustus 2013 keurde het college de selectie van volgende kandidaten goed:

• Axa Belgium, Vorstlaan 25, 1170 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0404.483.367;
• Ethias, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt, met ondernemingsnummer BE 0404.484.654;
• P&V Verzekeringen cvba, Koningsstraat 151, 1210 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0402.236.531;
• Belfius Verzekeringen, Galileelaan 5, 1210 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0405.764.064.

Op 27 augustus 2013 werden bovenvermelde kandidaten uitgenodigd om offerte in te dienen.

Op 17 september 2013 dienden alle uitgenodigde kandidaten een offerte in.

Samenvatting administratief nazicht (vereisten waaraan de offertes moeten voldoen)

¹ Ondertekend
² Offerte tijdig ingediend

Technisch nazicht van de offertes

Inhoudelijke volledigheid en correctheid van de offerte

Geen van de verzekeraars week op fundamentele wijze af van hetgeen werd gevraagd in het bestek.

Alle inschrijvers vulden de voorbestemde formulieren volledig en correct in overeenstemming met de instructies van de opdrachtgever. De aangeleverde documenten laten toe om op een ondubbelzinnige en duidelijke wijze de offertes te vergelijken.

Inhoudelijke en technische conformiteit van de offerte

De basisoffertes van alle inschrijvers zijn conform aan de essentiële inhoudelijke en technische bepalingen van het bestek. Wat betreft de verplichte variant (uniforme premievoeten per categorie over de entiteiten heen) wijkt geen van de verzekeraars af van de technische bepalingen van het bestek.

Prijsonderzoek

Bij nazicht van de finale offertes blijkt dat het inschrijvingsbedrag van de 4 verzekeraars dicht bij mekaar ligt. De afwijking van de beste prijs ten opzichte van de andere prijzen is beslist te verantwoorden voor wat gebruikelijk is op de verzekeringsmarkt.

Er werden geen abnormale prijzen aangeboden.

Nazicht van de rekenkundige bewerkingen en verbetering van de offertes

Er werden geen berekeningsfouten vastgesteld.

Op vraag van de opdrachtgever werden tijdens de onderhandelingen enkele kleine preciseringen aangebracht aan het bestek die dienden verwerkt te worden in de finale offerte.

Alle inschrijvers gebruikten de daartoe verplichte inventarisbundel. Ethias en P&V vulden alle verplichte velden van de biedingsbladen in. Op eenvoudig verzoek hebben AXA en Belfius werden enkele ontbrekende velden onmiddellijk aangevuld of verduidelijkt.

Zodoende werd door elke verzekeraar het offerteformulier correct ingevuld in voor alle luiken.

De prijzen en premievoeten voor de basisofferte, de verplichte variant en de verplichte opties konden dan ook ondubbelzinnig en duidelijk worden vastgesteld voor alle luiken.

Onderhandelingen

Op 30 september 2013 werd een inhoudelijke onderhandelingsronde georganiseerd met elk van de kandidaat-verzekeraars. Deze onderhandelingen lieten toe:

• De offerte te verduidelijken;
• De mogelijkheden m.b.t. online-aangifte en online beheersysteem voor te stellen.

Op 3 oktober 2013 werd een financiële onderhandelingsronde gehouden waarbij:

• Vooreerst door de opdrachtgever instructies werden gegeven over de methodologie van het prijsherzieningsmodel;
• Verder hebben de kandidaat-verzekeraars hun financiële benadering kunnen toelichten;
• Tenslotte werd door de opdrachtgever verdere precisering verschaft op vragen van de kandidaat-verzekeraars.

Aansluitend werd aan de verzekeraars gevraagd een best and final offer in te dienen uiterlijk op 11 oktober 2013. Volgende documenten moesten worden aangeleverd:

• Uitdrukkelijke vermelding van de punten waarin de offerte afwijkt (in plus of min) van het lastenboek;
• Beknopte beschrijving van de belangrijkste elementen van de dienstverlening;
• Aandachtspunten/verduidelijkingen/aanvullingen bij de initiële offerte;
• Aangepaste biedingsbladen;
• Ingevuld prijsherzieningsmodel.

Besluit van het administratief en technisch nazicht van de offertes

Alle offertes worden als regelmatig beschouwd.

Vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria

De in het bestek vermelde gunningscriteria zijn:

• prijs;
• kwaliteit van de dienstverlening.

De puntenverdeling is als volgt:

• prijs: 50 punten;
• kwaliteit van de dienstverlening: 50 punten.

Gunningscriterium prijs (50 punten)

Methodologie van evaluatie

Voor dit gunningscriterium worden volgende 2 elementen beoordeeld:

• Som van alle jaarpremies voor de vaste periode (35 punten);
• Prijsherzieningsmodel voor de jaren nadien (15 punten).

a) de som van de jaarpremies van alle entiteiten voor de eerste 3 jaren (2014 + 2015 + 2016). Zowel de premies op afrekening gebaseerd op de premievoeten als de forfaitaire premies worden in rekening gebracht. De berekeningsbases zijn weergegeven op de biedingsbladen.

Deze som zal de prijs zijn die gebruikt wordt in onderstaande formule voor de puntentoekenning:
p = Pmax.L/x, waarbij
p =  aantal behaalde punten
Pmax = maximaal te behalen punten
L = laagste offerte
x = onderzochte offerte

Bij onverenigbaarheid tussen de jaarpremies en de premievoeten primeren de premievoeten vermits deze als berekeningscoëfficiënt geldt.

b) de premieherzieningstabel voor de jaren 2017 + 2018 + 2019.

De premievoeten kunnen herzien worden vanaf het vierde jaar (2017), op basis van de vergelijking van de schadestatistiek: verhouding ((TAO en MK) / de lonen) van het jaar BJ_n-2) gedeeld door de verhouding ((TAO + MK) /lonen) van het jaar BJ_n-3.

Voor het eerste herzieningsjaar (2017) wordt derhalve de statistiek (s/l) van 2015 vergeleken met deze van 2014. Voor het jaar 2018 wordt de statistiek van 2016 vergeleken met deze van 2015. Voor het jaar 2019 wordt de statistiek van 2017 vergeleken met deze van 2016.

Onder TAO en MK wordt verstaan alle betalingen en reserves in tijdelijke arbeidsongeschiktheid en medische kosten voor het arbeidsrisico en de arbeidsweg van de verzekerde personen waarvoor de premie wordt uitgedrukt op basis van een premievoet. Dit voor de totaliteit van alle deelnemende entiteiten.

De verzekeraar meldt ten laatste op 30 april van BJ_n-1 welke de nieuwe premievoeten zijn die zullen worden toegepast voor BJ_n.

De kandidaten dienen hun prijsherzieningsvoorwaarden toe te passen op onderstaand model: een prijsherzieningsclausule in functie van de kostprijs tijdelijke arbeidsongeschiktheid en medische kosten:

Opmerking: Voor de bepaling van de verhouding s/l zullen de ongevallen met een duurtijd tijdelijke ongeschiktheid >= 1 jaar niet in aanmerking genomen worden.

Legende:

BJ_{n =} Berekeningsjaar waarop de herziene premie zal worden toegepast
s = schade tijdelijke ongeschiktheid en medische kosten
l = loonmassa
F = factor waarmee de premievoeten van BJ_n-3 zullen worden vermenigvuldigd om de premievoeten van BJ_n te bekomen

De inschrijver dient enkel F in te vullen (in decimalen). Dit is de factor waarmee de premievoet van BJ_n-3 vermenigvuldigd wordt om de premievoet voor BJ_n te bekomen.

Onderstaand model wordt gehanteerd in het geval voor Luik II (LPA) wordt geopteerd voor de tweede verplichte optie (schrapping van de waarborg tijdelijke ongeschiktheid).

waarbij de parameter bepaald wordt door de verhouding schade (medische kosten + blijvende arbeidsongeschiktheid + overlijden) van BJ_{n-3 en} BJ_n-2 gedeeld door de premie van BJ_{n-3 en} BJ_n-2

Opmerking: Voor de berekening van de verhouding S/P zullen de ongevallen waarvoor een percentage blijvende arbeidsongeschiktheid >= 10 % niet in aanmerking genomen worden.

Legende:
BJ_n = Berekeningsjaar waarop de herziene premievoeten zullen worden toegepast
s = schade van BJ_{n-3 en} BJ_n-2
p = premie van BJ_{n-3 en} BJ_n-2
F = factor waarmee premievoeten van BJ_n-3 zullen worden vermenigvuldigd om de premievoeten van BJ_n te bekomen

De inschrijver dient enkel F in te vullen (in decimalen). Waarbij premievoet BJ_{n =} premievoet BJ_n-3 x F

De formule voor de berekening van de punten voor de prijsherzieningsmodule werd aan de verzekeraars schriftelijk meegedeeld op 4 oktober 2013.

Evaluatie

Vaste prijs voor de eerste 3 jaar na onderhandelingen en correctie materiële vergissingen + bijvoegen extra waarborgen (bestuurdersverzekering, waarborg morele schade, …):

De ingediende prijzen (voor alle luiken samen) zijn de volgende:

Basisofferte incl. opties

AXA                      11.518.116 €
Belfius                  10.998.771 €
Ethias                   10.591.773 €
P&V                      11.203.478 €

Verplichte variant incl. opties

AXA                      11.608.528 €
Belfius                  11.042.893 €
Ethias                   10.597.015 €
P&V                      11.204.154 €

Prijsherzieningsclausule:

Besluit

In toepassing van de formules vermeld in het bestek en verduidelijkt aan de verzekeraars in aanloop van de BAFO is de toekenning van de punten voor het criterium prijs als volgt:

Kwaliteit van de dienstverlening (50 punten)

Methodologie van evaluatie

Naast de in dit bestek geformuleerde vereisten inzake dienstverlening, kon de inschrijver, indien gewenst, aan de groep Antwerpen extra diensten aanbieden (binnen de vooropgestelde prijzen), teneinde de service verder te optimaliseren.
Voor het gunningscriterium ‘kwaliteit van de dienstverlening’ werden volgende zaken (niet exhaustief) beoordeeld:

a)     Het informaticasysteem: gebruiksvriendelijkheid, transparantie, beschikbaarheid, snelheid en compatibiliteit met de interne elektronische infrastructuur van de aanbestedende overheid, en de technische ondersteuning ten aanzien van de softwareprogramma’s;
b)    De administratieve procedures voor schadebeheer;
c)     Rapporteringstools;
d)    Bijstand betreffende preventie;
e)     Andere bijkomende voordelen die worden aangeboden bovenop de minimale vereisten zoals opgenomen in de technische bepalingen in het bestek;
f)     Opleidingen;
g)    Controlemiddelen op de duurtijd tijdelijke arbeidsongeschiktheid en mogelijke samenwerking met 3e partij(en) hieromtrent.

De dienstverlener werd gevraagd voor de beoordeling van dit criterium een synthesenota (max. 5 bladzijden, eventueel aangevuld met bijlagen) bij de offerte te voegen waarin op een duidelijke, analytische en gesynthetiseerde manier wordt aangetoond hoe de leverbare service voor deze opdracht uitgewerkt en gemaximaliseerd wordt.

Tijdens de onderhandelingsfase is aan elke inschrijvers gevraagd worden om bepaalde elementen te demonstreren en nader toe te lichten en schriftelijk te bevestigen.

Evaluatie

AXA

AXA heeft omstandig en op praktische wijze de digitale ondersteuning van haar dienstverlening toegelicht. AXA scoort sterk inzake aangifte, raadpleging en opvolging, geïntegreerde webapplicatie, gedecentraliseerde toegang, preventietools, online beschikbaarheid van medische attesten, toegang voor arbeidsgeneesheer, detectie ernstig arbeidsongeval, en overige aspecten (bv. internettoegang, moduleerbaarheid, helpdesk, bedrijfseigen codes en toegang na beëindiging van contract). AXA maakt een voorbehoud ten aanzien van de beschikbaarheid van de interface voor de politie. De inrichting van de info uitwisseling met betrekking tot het personeelsbestand kan beter.

AXA scoort zeer sterk wat de beschrijving van de administratieve procedures voor het schadebeheer betreft, met name inzake duidelijkheid omtrent de termijnen voor inname van standpunt, voorbehoud en betaling, de overname van de communicatie, Publiato, aangepast werk en de organisatie van de schadedienst.

AXA bevestigt duidelijk de continue beschikbaarheid, bewerkbaarheid van de preventiestatistieken en haar constructieve houding inzake aflevering van financiële schadestatistieken.

AXA doet sterke inspanningen inzake preventiebijstand, zowel qua budget, qua uitgewerkt voorstel voor de periode 2014-2016 als het niveau van de preventieadviseurs.

AXA biedt verschillende bijkomende voordelen aan de groep stad Antwerpen.

AXA biedt verschillende opleidingen (toolaangifte, verzekeringstechnisch, preventie) aan de medewerkers van de opdrachtgever.

AXA beschrijft op een sterke manier hoe de tijdelijke ongeschiktheid te zullen controleren.

Belfius

Belfius heeft omstandig en op praktische wijze de digitale ondersteuning van haar dienstverlening toegelicht. Belfius scoort goed qua gedecentraliseerde toegang, preventietools, online beschikbaarheid van medische attesten, toegang voor arbeidsgeneesheer, detectie ernstig arbeidsongeval en overige aspecten (bv. internettoegang, moduleerbaarheid, helpdesk, bedrijfseigen codes en toegang na beëindiging van contract).

Belfius scoort matig inzake aangifte, raadpleging en opvolging, uitwisseling van personeelsgegevens, interface met de politie, communicatie via de online tool en integratie van medische controles door een extern organisme.

Belfius scoort goed wat de beschrijving van de administratieve procedures voor het schadebeheer betreft, de overname van de communicatie, Publiato en aangepast werk.
Belfius is echter niet zo duidelijk omtrent de termijnen voor inname van standpunt over een schadegeval en maakt een minder sterke indruk wat de organisatie van de schadedienst betreft.

Belfius bevestigt duidelijk de continue beschikbaarheid, bewerkbaarheid van de preventiestatistieken en haar constructieve houding inzake aflevering van financiële schadestatistieken.

Belfius doet sterke budgettaire inspanningen inzake preventiebijstand, zowel qua budget als het niveau van de preventieadviseurs, maar biedt geen echt op maat uitgewerkt voorstel aan voor de periode 2014-2016.

Belfius biedt slechts enkele bijkomende voordelen aan de groep stad Antwerpen.

Naast de opleiding voor de aangiftetool biedt Belfius weinig andere opleidingen aan.

Belfius beschrijft op een goede manier hoe de tijdelijke ongeschiktheid te zullen controleren maar legt wel een beperking op het aantal controles.

Ethias

Ethias heeft omstandig en op praktische wijze de digitale ondersteuning van haar dienstverlening toegelicht. Ethias scoort zeer sterk inzake aangifte, raadpleging en opvolging, geïntegreerde webapplicatie, gedecentraliseerde toegang, preventietools, online beschikbaarheid van medische attesten, toegang voor arbeidsgeneesheer, detectie ernstig arbeidsongeval, en overige aspecten (bv. internettoegang, moduleerbaarheid, helpdesk, bedrijfseigen codes en toegang na beëindiging van contract). Ethias bevestigt tevens de beschikbaarheid van een geschikte interface voor de politie.

Ethias scoort goed wat de beschrijving van de administratieve procedures voor het schadebeheer betreft, de overname van de communicatie, Publiato en aangepast werk.
Ethias is echter niet helemaal duidelijk omtrent de termijnen bij het schadebeheer en maakt een minder sterke indruk wat de organisatie van de schadedienst betreft.

Ethias bevestigt duidelijk de continue beschikbaarheid, bewerkbaarheid van de preventiestatistieken, maar maakt geen melding van hoe de financiële schadestatistieken zullen worden afgeleverd.

Ethias maakt minder budget vrij voor bijstand inzake preventie, maar werkt wel een concreet voorstel uit voor de periode 2014-2016.

Ethias biedt verschillende bijkomende voordelen aan de groep stad Antwerpen.

Ethias biedt een uitgebreid gamma opleidingen aan de medewerkers van de opdrachtgever en doet een extra inspanning door in te zetten op e-learning.

Ethias beschrijft op een sterke manier hoe de tijdelijke ongeschiktheid te zullen controleren.

P&V

P&V heeft omstandig en op praktische wijze de digitale ondersteuning van haar dienstverlening toegelicht. P&V scoort goed qua gedecentraliseerde toegang, preventietools, online beschikbaarheid van medische attesten, toegang voor arbeidsgeneesheer, detectie ernstig arbeidsongeval en overige aspecten (bv. internettoegang, moduleerbaarheid, helpdesk, bedrijfseigen codes en toegang na beëindiging van contract).

P&V scoort matig inzake aangifte, raadpleging en opvolging, uitwisseling van personeelsgegevens, interface met de politie, communicatie via de online tool, geïntegreerde webapplicatie en integratie van medische controles door een extern organisme.

P&V scoort goed wat de beschrijving van de administratieve procedures voor het schadebeheer betreft, de overname van de communicatie, Publiato en aangepast werk.
P&V is echter niet helemaal duidelijk omtrent de termijnen voor inname van standpunt over een schadegeval en maakt een minder sterke indruk wat de organisatie van de schadedienst betreft.

P&V bevestigt duidelijk de continue beschikbaarheid en bewerkbaarheid van de preventiestatistieken, maar geeft niet weer hoe de financiële schadestatistieken worden afgeleverd.

P&V doet matige budgettaire inspanningen inzake preventiebijstand, maar biedt geen echt op maat uitgewerkt voorstel aan voor de periode 2014-2016.

P&V biedt slechts enkele bijkomende voordelen aan de groep stad Antwerpen.

P&V biedt verschillende opleidingen aan.

P&V beschrijft op een sterke manier hoe de tijdelijke ongeschiktheid te zullen controleren.

Besluit

Conclusie en voorstel

Puntentotaal na evaluatie van alle gunningscriteria

Voorstel

Op grond van het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stelt de ontwerper voor om de basisformule te gunnen aan Ethias nv, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt.

Gerealiseerde besparing

Om de gerealiseerde besparing zo correct mogelijk in beeld te brengen, heeft de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale de origineel ingediende prijs voor de basisoplossing zonder opties vergeleken met de BAFO prijs voor de basisoplossing zonder opties.

Op basis van deze vergelijking noteren we een besparing van 1.650.984,00 EUR ofte 4,27% over de volledige looptijd van het contract.

Wanneer we de vergelijking maken enkel voor het stadsdeel tussen de huidige premie en de te betalen premie, realiseren we een besparing van 812.579,16 EUR per jaar of 4.875.474,96 EUR over de volledige looptijd van het contract.

In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 68 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kiest de aanbestedende overheid uit die dienstverleners die aan de in artikelen 69 tot 73ter van hetzelfde besluit gestelde kwalificaties voldoen de gegadigden die ze uitnodigt een offerte in te dienen.