2013_CBS_10762 - Budgetsysteem uniform- en sportkledij brandweer. Raamcontracten. - Vastlegging krediet 2013 (nr. 190). - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 28 november 2001 (jaarnummer 12679) nam het college een principebeslissing betreffende werk-, dienst- en imagokledij.

Op 19 mei 2006 (jaarnummer 6078) legde het college een lijst vast van kledij onderdelen van het budgetsysteem.  Ook besliste het college de budgetten uniformkledij en sportkledij samen te voegen.

Op 22 december 2006 (jaarnummer 16165) besliste het college nieuwe sport- en uniformkledij toe te voegen aan de lijst van het budgetsysteem.

Op 27 mei 2011 (2011_CBS_10635) besliste het college het raamcontract voor het leveren van sportkledij volgens de voorwaarden van het budgetsysteem te gunnen, op basis van bestek GAC/2010/0025.

Op 25 mei 2012 (2012_CBS_05298) besliste het college de algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking voor het leveren van uniformkledij en onderdelen van de brandweer (volgens budgetsysteem) te gunnen, op basis van bestek GAC/2011/961.

Op 11 oktober 2013 (2013_CBS_10144) besliste het college goedkeuring te hechten aan de bestelbons 4005078043, 4005078038, 4005078039, 4005078051 en  4005078116 voor het leveren van uniformkledij en onderdelen van de brandweer volgens budgetsysteem voor 2013.

Elk operationeel personeelslid van de brandweer beschikt over een budget waarmee hij brandweeruniformonderdelen en sportkledij kan aanschaffen binnen de volgende perken :

• enkel de uniformonderdelen bepaald in de beslissingen van het college
• enkel bij de firma's waaraan het raamcontract gegund werd
• binnen het hem toegekende budget, dat afhangt van zijn graad.

Het personeelslid maakt via het informaticapakket Cosmo-BSB per leverancier een lijst van de onderdelen die hij in een bepaald jaar wenst aan te schaffen.  Dat informaticapakket is niet gekoppeld aan de GFP/SAP.  Bijgevolg zou er in theorie voor elke lijst die een brandweerman in Cosmo-BSB aanmaakt, een bestelbon moeten gemaakt worden in GFP/SAP, wat zou resulteren in 2.000 tot 3.000 bestellingen en facturen per jaar.

Om het aantal bestelbons en facturen binnen GFP/SAP te beperken stelt de brandweer voor om voor elke leverancier van de raamcontracten één bestelbon op te maken.

In de beslissing van het college van 11 oktober 2013 (2013_CBS_10144) werd nog vermeld:

• dat de som van al die bestelbons het totaal is dat gebudgetteerd werd voor deze aankopen
• dat aan de hand van de bestellingen van de brandweermannen in Cosmo-BSB, het bedrag van één GFP/SAP bestelbon (van leverancier A) kan verhoogd worden en het bedrag van een andere GFP/SAP bestelbon (van leverancier B) kan verlaagd worden, zodat binnen het globale budget gebleven wordt.

Deze werkwijze werd ondertussen bijgesteld waardoor vanaf nu gewerkt wordt met bestelbons die onmiddellijk de correcte bestelhoeveelheden vermelden per leverancier waardoor deze bestelbons niet meer moeten verhoogd of verlaagd worden.

De brandweer stelt aan het college voor, om naast bestelbons 4005078043, 4005078038, 4005078039, 4005078051 en  4005078116 die reeds door het college werden goedgekeurd in zitting van 11 oktober 2013 (2013_CBS_10144), ook nog 39.459,62 EUR vast te leggen op naam van BVBA AB-Technics aan de hand van bestelbon 4005078100. Dit brengt het totaal vastgelegd bedrag voor het budgetsysteem uniform- en sportkledij brandweer op 238.578,23 EUR inclusief btw.

Dienstnota 'Bestellen en betalen in de stad'