2013_CBS_12708 - Functioneringscyclus - Verlengde cyclus 2013-2014: afstemming met beleids- en beheerscyclus - Goedkeuring

De functioneringstoelage wordt budgettair aangerekend op het jaar waarin de waardering plaatsvindt, met andere woorden het jaar dat volgt op de prestatieperiode.

Concreet zal door de aanpassing van de functioneringscyclus in 2014 geen functioneringstoelage uitbetaald worden. Begin 2015 wordt eenmalig een verhoogd bedrag, namelijk voor 16 in plaats van 12 maanden, uitbetaald. Bij budgetwijziging 2014 wordt deze aanpassing in het meerjarenplan verwerkt.

In 2011 werd het project functioneringscyclus opgestart voor de medewerkers van de stad. De doelstelling van dit project was tweeërlei.

1. Koppeling van de taken van de medewerkers aan de doelstellingen van de stad. In het planningsformulier worden hiertoe de (hoofd)producten en projecten die de medewerker realiseert als resultaatsgebieden gebruikt;
2. Uitwerking van visie rond en uitvoering van functioneringscyclus met drie ijkmomenten (plannings-, functionerings- en waarderingsgesprek) als ondersteuning.

Doorheen de realisatie van dit project bleek dat een verdere afstemming van de functioneringscyclus en de beleids- en beheerscyclus noodzakelijk is en, met name, het verder afstemmen van de timing van beide.

Op 3 oktober 2012 nam het managementteam van de stad kennis van het voorstel om de nieuwe functioneringscyclus 2013-2014 optimaal te laten afstemmen op de beleids-en beheerscyclus (managementteambesluit van 3 oktober 2012, jaarnummer 426).

Sinds 2010 loopt de functioneringscyclus steeds van 1 september tot 31 augustus van het daaropvolgende jaar. De waarderingsgesprekken vinden plaats tussen 1 mei en 31 augustus. Tijdens deze waarderingsgesprekken verwachten we van de leidinggevenden dat ze hun medewerkers beoordelen op hun bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van de stad. De huidige timing faciliteert deze opdracht niet gezien de gesprekken niet gekoppeld zijn aan de timing van de kwartaalrapportage, die de input voor deze gesprekken kan leveren. Ook de planningsgesprekken zijn niet afgestemd op de timing voor de opmaak van het operationeel plan hoewel deze gesprekken bij uitstek het moment zijn om medewerkers in te lichten over gewijzigde doelstellingen en de te verwachten bijdrage in het realiseren ervan.

Om deze afstemming te optimaliseren wordt ervoor gekozen de waarderingsgesprekken voortaan bij de start van het kalenderjaar te organiseren. Op dat moment bereiden de leidinggevenden de vierde kwartaalrapportage voor zodat deze rapportage en die van de voorgaande drie kwartalen als input kan dienen voor de waardering van de medewerkers. De planningsgesprekken vinden aansluitend plaats zodat de operationele plannen, die opgemaakt worden aansluitend bij de budgetopmaak en de basis vormen voor de koppeling van medewerkers aan producten en doelstellingen, als uitgangspunt gebruikt kunnen worden.
We beogen bovendien de beoordeelde prestatieperiode voortaan te laten aansluiten bij het kalenderjaar en de waardering te laten plaatsvinden na de prestatieperiode (dus bij de start van het volgende kalenderjaar) in plaats van tijdens de prestatieperiode. Zo sluit de functioneringscyclus beter aan bij de uitvoering van het operationeel plan dat tevens per kalenderjaar wordt opgemaakt.

Om dit vlot te laten verlopen is een geleidelijke verschuiving van de functioneringscyclus nodig:

• De huidige cyclus zal uitzonderlijk een langere doorlooptijd kennen. Deze cyclus zal betrekking hebben op de prestatieperiode 1 september 2013 tot en met 31 december 2014. De waarderingsgesprekken zullen doorgaan in de eerste maanden van 2015. Gezien de prestatieperiode 16 maanden bedraagt zal de mogelijkheid uitzonderlijk voorzien worden reeds vroeger, 12 maanden na de laatste gevoerde waardering, een waarderingsgesprek te voeren wanneer urgente bijsturing noodzakelijk is of wanneer een voorziene afwezigheid van leidinggevende of medewerker een eerder gesprek wenselijk maakt;
• Vanaf 2015 zal de prestatieperiode steeds gelijklopen met het kalenderjaar (vb. 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015) en zullende waarderingen plaatsvinden in de eerste maanden van het volgende kalenderjaar (in dit voorbeeld bij de start van 2016);
• Deze opzet heeft, naast de optimalere afstemming op de strategische cyclus, nog enkele bijkomende voordelen:
  - de waardering vindt plaats na de prestatieperiode. Dit geeft de leidinggevende de kans de volledige prestatie doorheen de voorbije 12 maanden in rekening te nemen;
  - de waardering vindt niet langer plaats in de zomerperiode waardoor het tijdig afronden van de waarderingsgesprekken haalbaarder wordt.

Gezien de toekenning van de functioneringstoelage gekoppeld is aan het uitbrengen van de waardering en aan de prestatieperiode die beoordeeld wordt, zullen medewerkers die recht hebben op een functioneringstoelage aangaande de prestatieperiode 1 september 2013 tot 31 december 2014 een toelage ontvangen die berekend wordt op een prestatie van 16 maanden in plaats van een prestatie van 12 maanden (conform de uitvoeringsmodaliteiten die aan het college voorgelegd zullen worden).