2013_DCWI_00979 - Correctiebestelling - Regularisatie niet overgedragen bestelbon - Bist (SWOU06582) - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 282, §2, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegdheden, die door andere overheden werden opgedragen, kan overdragen aan de districtscolleges, voor zover de regel die het college deze bevoegdheid toewees, het college daartoe machtigt.

Bij het afsluiten van het boekjaar 2012 werden CS-bons zonder bestellingsontwikkeling niet overgedragen naar 2013. Het betreft werken en diensten die gegund zijn voor 2011, waarvoor nog geen factuur werd ontvangen. Het betreft volgende bestelbon:

De betaling van de factuur kan enkel via een bijkomende vastlegging.
Dienstnota bestellen en betalen binnen de stad.
Collegebesluit met jaarnummer 16450 van 24 december 2010: bestellingen op het exploitatiebudget onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) die gebeuren op basis van een correctiebestelling (de vroegere regularisatiebon of R-bon), vallen ook onder de toepassing van het budgethouderschap zoals ingevoerd bij collegebesluit van 31 augustus 2007 met jaarnummer 11164. Het visum voor deze bestellingen zal verleend worden door de financieel verantwoordelijken. De budgethouder zal een maandelijks rapport over de correctiebestellingen overmaken aan financiën/cel visum. Alle andere correctiebestellingen vallen onder de bevoegdheid van het college.

Een medewerker van de cel visum van het bedrijf Financiën gaf met e-mail van 19 augustus 2013 volgend advies:
Qua BTW-reglementering bepaalt artikel 4, §1 van KB nr.1 van 29/12/1992 dat de factuur of het stuk moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Met betrekking tot werken in onroerende staat ten aanzien waarvan het contract bepaalt dat de voorschotten dienen te worden betaald naarmate de voortgang der werken, wordt de BTW verschuldigd op het ogenblik waarop de opdrachtgever uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn instemming betuigt met het gedeelte van de prijs dat opeisbaar is geworden. Bijgevolg dient de factuur door de aannemer slechts te worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand die volgt op de instemming, ongeacht of de klant al dan niet een overheidslichaam is.

Als er voor deze opdracht werd gewerkt met vorderingstaten, had IMEA dus in principe de factuur moeten overmaken op bovenvermeld tijdstip. Wanneer de aannemer in gebreke zou blijven zijn er binnen het kader van de WOO, noch binnen de BTW-reglementering maatregelen voorzien die in hoofde van de opdrachtgever kunnen worden uitgeoefend.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 20 augustus 2013:
Eandis maakt geen gebruik van tussentijdse vorderingsstaten. Bijgevolg is onderstaande procedure ook niet van toepassing.

Let wel dat Stad Antwerpen aandeelhouder is in de IMEA holding. Indien er nog openstaande facturen zijn, overschreden in tijd, op moment van uitkering dividend, dan zal Eandis de openstaande facturen verrekenen met het te uitkeren dividend. Dit moeten we natuurlijk ten allen tijde vermijden! (om administratieve redenen)

IMEA is een intercommunale waarin de stad aandeelhouder is voor 70%. De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) blijven echter van toepassing. Volgens artikel 15 § 1 van de AAV is de aannemer verplicht een gedagtekende en ondertekende schuldvordering voor te leggen. Deze schuldvordering moet steunen op een gedetailleerde staat van de werken (vorderingsstaat) die volgens de aannemer de gevraagde betaling rechtvaardigt. Uit bovenstaande antwoorden blijkt dat IMEA voor de werken in de Prins Karellaan geen vorderingstaat heeft gestuurd. Het is niet duidelijk waarom IMEA de wet op de algemene aannemingsvoorwaarden niet toepast.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 7 november 2013:

De werkwijze met IMEA/EANDIS ligt statutair vast; IMEA stuurt nooit vorderingsstaten, enkel een eindfactuur als de werken voltooid zijn. Bovendien is EANDIS bij decreet de exclusieve partner voor het uitvoeren van investeringen en het onderhoud van de openbare verlichting (aan voorliggend besluit werden extra bijlagen toegevoegd met betrekking tot onder andere afspraken met IMEA, gebruik materialen, forfaitprijzen,...).