Het college nam in zitting van 27 september 2013, jaarnummer (09642), kennis van de aanvraag van de Vlaamse Mediamaatschappij om The Big Live te organiseren op de Godefriduskaai van 26 oktober 2013 tot en met 2 november 2013. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
De opbouw van het evenement start op 17 oktober 2013, de afbraak zal afgerond zijn op 5 november 2013.
Tijdens the Big Live wordt een week lang live televisie voor jongeren gemaakt van op de Godefriduskaai (terras Felixpakhuis). Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het MAS, die zich met “het MAS in jonge handen” zeer graag linken aan dit evenement.
The Big Live vindt plaats in de herfstvakantie en is naast live televisie ook een combinatie van dj-sets en workshops, waarvan verschillende ontwikkeld worden in samenwerking met het MAS. Elke dag is er een slotoptreden om 20.30 uur. Het einde is voorzien om 22.00 uur.
Op de drukste momenten verwacht men rond de 3.000 bezoekers.
De Godefriduskaai zal niet afgesloten worden voor doorgaand verkeer. Er wordt door de organisatie extra ingezet op stewards die in geval van verzadiging van de site het publiek van de straat houden. De doorgang voor fietsers en voetgangers wordt voorzien aan de kaderand van het Willemdok, hiervoor wordt extra signalisatie aangebracht.
De organisatoren hebben een nauwe samenwerking met het MAS in het kader van de verschillende workshops die georganiseerd worden. Het MAS als jongerenmuseum is één van de prioriteiten van het MAS. De jongerenwerking MAS in Jonge Handen is hier het perfecte voorbeeld van. De jongerenzender Jim kan deze prioriteit op diverse vlakken ondersteunen. Enerzijds wordt er op inhoudelijk vlak samengewerkt. MAS in Jonge Handen stelt een museaal programma samen voor enkele kijkers en presentatoren van Jim. Op deze manier komt de collectie, op een andere manier en toegankelijk voor een breed jongerenpubliek, in beeld. Anderzijds is ook de promotie voor het MAS, MAS in Jonge Handen en de activiteiten een grote meerwaarde. Het MAS wordt als jongerenmuseum op de kaart gezet.
Daarnaast streeft men ernaar om gebruik te maken van de lokale horeca voor catering en dergelijke. Zo zal er een ver doorgedreven samenwerking zijn met bijvoorbeeld het Felixpakhuis.
Ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film beoordeelt de organisatie van het evenement, de volledige logistieke ondersteuning en de vrijstelling van retributie positief, omdat het evenement een open karakter heeft en zich richt tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het zet Antwerpen op de kaart als cultuur-, evenementen- en jongerenstad en genereert nationale media aandacht.
Het MAS is eveneens sterk vragende partij om het evenement te ondersteunen en in Antwerpen te laten doorgaan, gezien de media-exposure. Het evenement brengt Antwerpen een week lang live op een grote jongerenzender en versterkt het jong en dynamisch imago van de stad in een trendy omgeving zoals het eilandje.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
§ De organisator brengt bewoners, handelszaken en buurtgroeperingen tijdig op de hoogte van het evenement en de mogelijke impact die deze met zich meebrengt doormiddel van bewonersbrieven.
§ De organisator voorziet in een duidelijke veiligheidsstructuur om een vlot en veilig verloop van het evenement te garanderen. Veiligheidspersoneel/stewards/vrijwilligers dienen conform gebriefd te worden om gepast op te treden. Op het terrein dienen voldoende stewards/vrijwilligers te worden voorzien om in eerste instantie op te treden bij calamiteiten.
§ De evenementensite heeft enkele duidelijke in- en uitgangen. Daarnaast dient de organisator voldoende maatregelen te nemen om mogelijk overcapaciteit te voorkomen.
§ Bij saturatie van de evenementensite zal het publiek dus achter de site moeten plaatsnemen (richting Zeevaartstraat) en niet op de rijbaan.
§ De doorloop aan de kaderand zal worden gebruikt als doorgang voor fietsers en voetgangers. Deze doorgang dient aan beide zijden te worden afgebakend met nadars. Verder dient men aan weerszijden signalisatie aan te brengen die meldt dat fietsers enkel te voet doorheen deze zone kunnen gaan.
§ De organisatie voorziet in voldoende EHBO-posten, daarnaast dienen deze posten duidelijk te worden weergegeven.
§ Een (openlucht)festival na middernacht kan ernstige hinder veroorzaken in een woonbuurt. Strikte naleving van de bestaande geluidsnormering is vereist.
§ De organisator dient de nodige maatregelen te nemen om druggebruik en overmatig alcoholgebruik op het terrein tot een minimum te beperken.)
§ Veiligheidsvoorschriften van Brandweer dienen strikt te worden nageleefd.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
Leveren van materiaal volgens order 304997.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Extra bij standaardvoorwaarden: al dan niet gesloten wand of omheining die vaste delen of elementen bevat die niet met de hand verplaatsbaar zijn.
Op de afgesloten site mogen maar 2600 personen worden toegelaten. Op volgende plaatsen dient men (nood)uitgangen te voorzien:
• Rechts van de stage; men plaatst een afsluiting op de kade om te voorkomen dat men in het water terecht komt.
• Achteraan tussen JIM stock
• Links tussen Garden en de toiletten
Standaardvoorwaarden: professioneel of spektakelvuurwerk in openlucht of indoor vuurwerk.
De organisator vertegenwoordigd door Joris Bensch heeft verklaard dat “Ja, vuurwerk wordt geannulleerd, er zal dus geen vuurwerk zijn.”
Er dient bijgevolg niet te worden voldaan aan bovenstaande standaardvoorwaarden.
Aanvulling potentieel risico-evenement:
Massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenementensite.
Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschillende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).
De organisator zorgt voor systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheersing. Ze zijn bedienbaar door de organisator of zijn medewerkers. De informatiebronnen worden gebruikt met vooraf besproken boodschappen of aangepast aan de noodzaak.
INFO: een systeem van publieksinformatie kan bestaan uit vaste informatieborden, lichtkranten, geluidsinstallaties, digitale schermen, … De organisator kiest de middelen in functie van de risico’s en de noodzaak.
- de muziekactiviteit wordt toegestaan van 26 oktober tot 1 november 2013 tot 22.00 uur en op 2 november 2013 tot 20.00 uur;
- het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15 min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht;
- het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
- het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
- op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15 min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2- meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
5° De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld;
- het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de gevels van de dichtsbijzijnde woningen (gemeten 3 meter voor de huisgevels) mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
- de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samenleven/stadstoezicht/milieuwacht (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be.);
- de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
- het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Het college keurt de effectieve organisatie van The Big Live, zoals hierboven beschreven, van 26 oktober 2013 tot en met 2 november 2013 goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | Leveren van materiaal volgens order 304997 |
| LP/OO/E |
Parkeervrij maken van de Godefriduskaai vanaf 17 oktober 2013 om 08.00 uur tot 05 november 2013 om 20.00 uur. |