2013_CBS_11786 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - bestelbons - Normale bestellingen op exploitatiebudget voor een bedrag van 5.500,00 EUR tot en met 22.000,00 EUR zonder btw per bestelbon. Lijst bestelbons. Nr. 198 - Goedkeuring

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Op 24 februari 2012 (2012_CBS_01857) besliste het college op basis van bestek GAC/2011/696 het inspecteren, onderhouden en herstellen van brandweerwagens met Vanassche-opbouw te gunnen aan nv Vanassche Services.

Op basis van dat raamcontract stelde de brandweer op 11 september 2013 een gewone bestelling exploitatie op (bon 4005077661) voor een bedrag van 4.840,00 EUR (inclusief 21 % btw) voor de herstelling van watertankwagen WTW 62 (nummerplaat 363 APP) naar aanleiding van een schadegeval. Thans blijkt dat de herstellingskosten hoger zullen zijn dan de 4.840,00 EUR voorzien in bestelbon 4005077661. Daarom stelt de brandweer aan het college voor om de bijkomende uitgave van 7.779,61 EUR (inclusief 21 % btw) goed te keuren aan de hand van een tweede bestelbon, namelijk nummer 4005083104.

Het totaal van de herstelling komt dan 4.840,00 EUR + 7.779,61 EUR = 12.619,61 EUR inclusief 21 % btw.

Dienstnota “Bestellen en betalen binnen de stad” bepaalt dat voor normale bestellingen tussen 5.500,00 EUR en 22.000,00 EUR exclusief btw op het exploitatiebudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.