2013_DCWI_00745 - Openbaar domein - Heraanleg openbare verlichting Prins Karellaan. Regularisatie niet-overgedragen bestelbon - Goedkeuring

Er wordt een nieuwe bestelbon 4005073934 opgemaakt ter vervanging van de geschrapte bon CS1074890.  

Binnengemeentelijke decentralisatie

Met het gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2000 (jaarnummer 619), en bij collegebesluit van 16 maart 2000 (jaarnummer 3984), werden de bevoegdheden van de districten bepaald. Met het collegebesluit van 9 oktober 2002, (jaarnummer 11543), en het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2002 (jaarnummer 2307) werden een aantal bevoegdheden van de districtsbesturen verder verfijnd.

Het college besliste op 16 maart 2000 (jaarnummer 3984) zijn bevoegdheid voor lokaal publiek domein, groenvoorziening en openbare werken over te dragen aan de districtscolleges.

Bij de afsluit van het boekjaar 2012 werd de bestelbon CS1074890 niet overgedragen naar 2013. De bestelbon werd niet overgedragen omdat er nog geen bestellingsontwikkeling gebeurd was. Een bestellingsontwikkeling vindt plaats wanneer er ontvangstregistratie wordt uitgevoerd, of wanneer een factuur wordt geboekt.

De bestelbon CS1074890 betreft volgende werken:

Op 5 augustus 2013 en 23 september 2013 verdaagde het districtscollege voorliggend ontwerpbesluit.

IMEA stuurde op 23 mei 2013 een factuur voor de heraanleg van de openbare verlichting in de Prins Karellaan (referentie 0027175711). De stad Antwerpen ontving deze factuur op 27 mei 2013. De factuur werd in SAP toegewezen aan de bedrijfseenheid stadsontwikkeling.  De factuur 51059 63765 bedraagt 10.918,12 EUR. De btw is te voldoen door de medecontractant (2.292,81 EUR). De recupel ten bedrage van 2,49 EUR wordt verrekend op bestelbon 4005059748. Het totale bedrag ten laste van het district is 13.213,42 EUR.

Met e-mail van 18 juli 2013 bevestigde de bedrijfseenheid stadsontwikkeling dat de werken uitgevoerd zijn. Deze e-mail is in bijlage toegevoegd, alsook de factuur van IMEA.

Het districtscollege verdaagde het besluit in zitting van 5 augustus 2013 en wenste meer informatie te krijgen over het volgende:

1. wanneer werden de werken precies uitgevoerd? Het gaat immers over een gunning van 7/12/2009.
2. tot hoe lang na de uitvoering van de werken mag er gefactureerd worden?
3. is deze factuur conform de BTW-wetgeving?
4. de factuur vermeldt ook niet duidelijk waarvoor werd gefactureerd (kostprijs materialen, werkuren, tarieven,...). Graag enige verduidelijking.

Nicole Vandeputte, medewerker bij de financiële cel van EANDIS, zond op 13 augustus 2013 volgend bericht:

"De late facturatie is te wijten aan het feit dat de OV vernieuwd werden samen met een uitbreiding van het gas- en laagspanningsnet. ( Dit werd ook zo vermeld in de offerte). Alhoewel de werken OV werden uitgevoerd eind 2010, begin 2011, bleef het dossier achterwege omwille van overkoppelingen die nog moesten worden uitgevoerd. De laatste aannemersfactuur werd hiervoor geboekt in januari 2013.

Detail van de werken: er werden 10 lichtpunten geplaatst en 4 bestaande lichtpunten weggenomen conform onze offerte (zie bijlage):

- 10 PTA 2000 armaturen
- 10 stalen lichtmasten met 4m hoogte
- 10 aansluitkastjes OV groot model

De werkelijke kostprijs hiervoor bedroeg 14 542,59 EUR (excl BTW). We hebben echter niet zoveel aangerekend, omdat de stad een klantakkoord had gegeven binnen de 6 maanden. In dat geval factureren wij de offerteprijs, zijnde 10920,18 EUR (excl BTW)."

Een medewerker van de cel visum van het bedrijf Financiën gaf met e-mail van 19 augustus 2013 volgend advies:

Qua BTW-reglementering bepaalt artikel 4, §1 van KB nr.1 van 29/12/1992 dat de factuur of het stuk moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Met betrekking tot werken in onroerende staat ten aanzien waarvan het contract bepaalt dat de voorschotten dienen te worden betaald naarmate de voortgang der werken, wordt de BTW verschuldigd op het ogenblik waarop de opdrachtgever uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn instemming betuigt met het gedeelte van de prijs dat opeisbaar is geworden. Bijgevolg dient de factuur door de aannemer slechts te worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand die volgt op de instemming, ongeacht of de klant al dan niet een overheidslichaam is.

Als er voor deze opdracht werd gewerkt met vorderingstaten, had IMEA dus in principe de factuur moeten overmaken op bovenvermeld tijdstip. Kan je bevestigen of dit ook zo is gebeurd? Wanneer de aannemer in gebreke zou blijven zijn er binnen het kader van de WOO, noch binnen de BTW-reglementering maatregelen voorzien die in hoofde van de opdrachtgever kunnen worden uitgeoefend.

Wat betreft de verplichte vermeldingen op de factuur, daarop ontbreekt m.i. vooral de datum waarop de prestatie werd geleverd. De omschrijving van de uitgevoerde werken is zeker beknopt maar kan achterhaald worden aan de hand van ons refertenummer van het bestek voor deze werken, i.c. SW/OD/AD/09/6144.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 20 augustus 2013:

Eandis maakt geen gebruik van tussentijdse vorderingsstaten. Bijgevolg is onderstaande procedure ook niet van toepassing. Wel hebben zij reeds een verdere verduidelijking gestuurd van de inhoud van de werken, alsook een reden voor de late facturatie. Is het nodig dat Eandis dit verwerkt tot een nieuwe factuur?

Let wel dat Stad Antwerpen aandeelhouder is in de IMEA holding. Indien er nog openstaande facturen zijn, overschreden in tijd, op moment van uitkering dividend, dan zal Eandis de openstaande facturen verrekenen met het te uitkeren dividend. Dit moeten we natuurlijk ten allen tijde vermijden! (om administratieve redenen)

IMEA is een intercommunale waarin de stad aandeelhouder is voor 70%. De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) blijven echter van toepassing. Volgens artikel 15 § 1 van de AAV is de aannemer verplicht een gedagtekende en ondertekende schuldvordering voor te leggen. Deze schuldvordering moet steunen op een gedetailleerde staat van de werken (vorderingsstaat) die volgens de aannemer de gevraagde betaling rechtvaardigt. Uit bovenstaande antwoorden blijkt dat IMEA voor de werken in de Prins Karellaan geen vorderingstaat heeft gestuurd. Het is niet duidelijk waarom IMEA de wet op de algemene aannemingsvoorwaarden niet toepast.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 7 november 2013:

De werkwijze met IMEA/EANDIS ligt statutair vast; IMEA stuurt nooit vorderingsstaten, enkel een eindfactuur als de werken voltooid zijn. Bovendien is EANDIS bij decreet de exclusieve partner voor het uitvoeren van investeringen en het onderhoud van de openbare verlichting (aan voorliggend besluit werden extra bijlagen toegevoegd met betrekking tot onder andere afspraken met IMEA, gebruik materialen, forfaitprijzen,...).