2013_DCWI_00884 - Correctiebestelling - Regularisatie niet overgedragen bestelbons openbare verlichting - Bist - Goedkeuring

Met het gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2000 (jaarnummer 619), en bij collegebesluit van 16 maart 2000 (jaarnummer 3984), werden de bevoegdheden van de districten bepaald. Met het collegebesluit van 9 oktober 2002, (jaarnummer 11543), en het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2002 (jaarnummer 2307) werden een aantal bevoegdheden van de districtsbesturen verder verfijnd.
Het college besliste op 16 maart 2000 (jaarnummer 3984) zijn bevoegdheid voor lokaal publiek domein, groenvoorziening en openbare werken over te dragen aan de districtscolleges.

Bij het afsluiten van het boekjaar 2012 werden CS-bons zonder bestellingsontwikkeling niet overgedragen naar 2013. Het betreft werken en diensten die gegund zijn voor 2011, waarvoor nog geen factuur werd ontvangen. Het betreft volgende bestelbons:

IMEA stuurde op 10 september 2013 een factuur voor de heraanleg van de openbare verlichting op de Bist (referentie 0027179332). De stad Antwerpen ontving deze factuur op 13 september 2013. De factuur werd in SAP toegewezen aan de bedrijfseenheid stadsontwikkeling. De factuur 51059 97259 bedraagt 307.540,09 EUR. De btw is te voldoen door de medecontractant (64.583,42 EUR). De recupel ten bedrage van 22,61 wordt verrekend op bestelbon 4005078711. Het totale bedrag ten laste van het district is 372.146,12 EUR.
De betaling van de factuur kan enkel via een bijkomende vastlegging.
Dienstnota bestellen en betalen binnen de stad.

Opmerkingen districtssecretaris

Het districtscollege verdaagde  in het verleden een gelijkaardig besluit (laattijdig aangeboden factuur te regulariseren met correctiebon) en wenste meer informatie te krijgen over het volgende:
- tot hoe lang na de uitvoering van de werken mag er gefactureerd worden?
- is deze factuur conform de BTW-wetgeving?

Een medewerker van de cel visum van het bedrijf Financiën gaf met e-mail van 19 augustus 2013 volgend advies:

Qua BTW-reglementering bepaalt artikel 4, §1 van KB nr.1 van 29/12/1992 dat de factuur of het stuk moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Met betrekking tot werken in onroerende staat ten aanzien waarvan het contract bepaalt dat de voorschotten dienen te worden betaald naarmate de voortgang der werken, wordt de BTW verschuldigd op het ogenblik waarop de opdrachtgever uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn instemming betuigt met het gedeelte van de prijs dat opeisbaar is geworden. Bijgevolg dient de factuur door de aannemer slechts te worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand die volgt op de instemming, ongeacht of de klant al dan niet een overheidslichaam is.

Als er voor deze opdracht werd gewerkt met vorderingstaten, had IMEA dus in principe de factuur moeten overmaken op bovenvermeld tijdstip. Kan je bevestigen of dit ook zo is gebeurd? Wanneer de aannemer in gebreke zou blijven zijn er binnen het kader van de WOO, noch binnen de BTW-reglementering maatregelen voorzien die in hoofde van de opdrachtgever kunnen worden uitgeoefend.

Wat betreft de verplichte vermeldingen op de factuur, daarop ontbreekt m.i. vooral de datum waarop de prestatie werd geleverd. De omschrijving van de uitgevoerde werken is zeker beknopt maar kan achterhaald worden aan de hand van ons refertenummer van het bestek voor deze werken, i.c. SW/OD/AD/09/6144.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 20 augustus 2013:

Eandis maakt geen gebruik van tussentijdse vorderingsstaten. Bijgevolg is onderstaande procedure ook niet van toepassing. Wel hebben zij reeds een verdere verduidelijking gestuurd van de inhoud van de werken, alsook een reden voor de late facturatie. Is het nodig dat Eandis dit verwerkt tot een nieuwe factuur?

Let wel dat Stad Antwerpen aandeelhouder is in de IMEA holding. Indien er nog openstaande facturen zijn, overschreden in tijd, op moment van uitkering dividend, dan zal Eandis de openstaande facturen verrekenen met het te uitkeren dividend. Dit moeten we natuurlijk ten allen tijde vermijden! (om administratieve redenen)

IMEA is een intercommunale waarin de stad aandeelhouder is voor 70%. De algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) blijven echter van toepassing. Volgens artikel 15 § 1 van de AAV is de aannemer verplicht een gedagtekende en ondertekende schuldvordering voor te leggen. Deze schuldvordering moet steunen op een gedetailleerde staat van de werken (vorderingsstaat) die volgens de aannemer de gevraagde betaling rechtvaardigt. Uit bovenstaande antwoorden blijkt dat IMEA voor de werken in de Prins Karellaan geen vorderingstaat heeft gestuurd. Het is niet duidelijk waarom IMEA de wet op de algemene aannemingsvoorwaarden niet toepast.

Een medewerker van het bedrijf stadsontwikkeling antwoordde met e-mail van 7 november 2013:

De werkwijze met IMEA/EANDIS ligt statutair vast; IMEA stuurt nooit vorderingsstaten, enkel een eindfactuur als de werken voltooid zijn. Bovendien is EANDIS bij decreet de exclusieve partner voor het uitvoeren van investeringen en het onderhoud van de openbare verlichting (aan voorliggend besluit werden extra bijlagen toegevoegd met betrekking tot onder andere afspraken met IMEA, gebruik materialen, forfaitprijzen,...).

Bij de opmaak van de budgetwijziging werd meedegedeeld dat op deze doelstelling bestelbons werden geschrapt, in totaal voor 414.996,09 EUR. Deze 3 bestelbons waren hierbij inbegrepen. De districtsraad keurde bij budgetwijziging slechts een budget van 318.700,00 EUR goed voor deze uitgave. Het totaal van de 3 aangeboden facturen bedraagt 327.679,15 EUR. Er werden voor een aantal andere geschrapte bestelbons nog geen facturen aangeboden. Er is nog voldoende budget op de doelstelling ingevolge niet uitgevoerde projecten.