2013_CBS_09142 - Gemeenschapscentrum Wilrijk: samenwerkingsmodel en principes - Gemeenschappelijke facilitaire dienst en onthaal - Goedkeuring

Voorgeschiedenis

In 1998 werd beslist om in Wilrijk een gemeenschapscentrum op te richten. Hiervoor werd een ontwerper aangesteld. Het districtshuis Wilrijk was aan een grondige renovatie toe. Om een degelijke en klantvriendelijke districtsadministratie in te richten, moesten de bijgebouwen afgebroken worden. Ook de bijgebouwen in de omgeving, maar op hetzelfde terrein, waren in slechte staat.

In de gemeenteraad van 14 december 1998 werd goedkeuring gehecht aan de ontwerpovereenkomst met het architectenbureau Storme- Van Ranst, Volhardingstraat 26 te Antwerpen, voor het project 'oprichten van de nieuwbouw zone-hoofdkantoor Lokale Politie/Zuid, op de gronden gelegen Kleinesteenweg 68-82, district Wilrijk'. In het collegebesluit van 30 januari 2004 werd kennis genomen van de beslissing van de Lokale Politie om voor de huisvestiging van de afdeling Zuid definitief af te zien van de locatie Kleinesteenweg 68-82 te Wilrijk.

Met het oog op een volledig nieuwbouwproject werd de tijdelijke vereniging architectenbureau E. Binnenmans en architectenbureau M. Vanhecke & V. Suls aangesteld voor het opmaken van een ontwerp en het opvolgen van de werken voor de renovatie met nieuwbouw van het districtshuis en het opmaken van een masterplan voor de volledige site, omvattende: de beide kunstacademies (muziek- en tekenacademie), een bibliotheekfiliaal en een politiecommissariaat.

In maart 2013 werden de bouwwerken van de tweede fase voorlopig opgeleverd.

In de geest van het bouwproject en vanuit het principe 'één gemeenschapscentrum met verschillende partners' werd er begin 2012 voorgesteld door de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud, met akkoord van alle betrokken partners, om te starten met de werkgroep exploitatie om de komende ingebruikname voor te bereiden. De behoeften van de site met al haar gebruikers werden in kaart gebracht, de gebouwgebonden exploitatiekosten berekend en er werd besproken of en op welke manier een gemeenschappelijke facilitaire dienst en onthaal nuttig zouden zijn. Om alle partners op dezelfde lijn te krijgen werd het overleg opgesplitst in twee werkgroepen (facility en onthaal). De adviezen van de werkgroepen werden gebundeld en verwerkt in één voorstel dat aan alle partners werd voorgelegd.

Aanvullend werd vanaf begin 2013 gestart met het haalbaarheidsonderzoek van de externe exploitatie van het vergadercentrum van het gemeenschapscentrum. Ook hier werd met alle partners afgetoetst hoe, in lijn met andere locaties, de externe exploitatie een meerwaarde kan betekenen.

Sinds begin mei 2013 is er een voorlopig akkoord met de bedrijfseenheden districts- en loketwerking en cultuur, sport, jeugd (nu cultuur, sport, jeugd en onderwijs) om in te stappen in een partnerschap over een gemeenschappelijke facilitaire dienst, onthaal en gemeenschappelijk vergadercentrum. Begin september 2013 is er ook een akkoord bereikt met AG Stedelijk Onderwijs.

Het districtscollege Wilrijk adviseerde op 8 juli 2013 de start van de externe exploitatie in het gemeenschapscentrum Wilrijk met volgende opmerkingen:

1. Volgens het financieel model "worden de exploitatiekosten van het vergadercentrum gebudgetteerd en gerealiseerd door de partners. Een negatief saldo moet bijgepast worden door de partners in het gemeenschapscentrum". Het districtscollege adviseert duidelijk te omschrijven dat met partners de stedelijke en autonome bedrijven worden bedoeld. De exploitatiekosten kunnen niet geheel of gedeeltelijk op gedecentraliseerde budgetten worden verrekend.

Er dient benadrukt te worden dat ingevolge deze opmerking van het district kosten veroorzaakt door het district door de stad (via de bedrijfseenheid districts- en loketwerking) dienen bijgepast te worden.

2. Het districtscollege adviseert volgend principe eveneens op te nemen in de besluiten van het retributiereglement en het gebruiksreglement: "In afwijking van het initiële businessmodel om alle verenigingen een tarief te laten betalen dat kostendekkend is, werd op vraag van de bedrijfseenheden cultuur, sport, jeugd en onderwijs en districts-en loketwerking afgesproken dat de zaalhuur en de bijhorende kosten voor de activiteiten van verenigingen van voornoemde bedrijven door het betrokken moederbedrijf gefinancierd zullen worden. De verenigingen zullen zelf wel een tarief aangerekend krijgen door dit moederbedrijf volgens de geldende retributieregelingen die van toepassing zijn voor het cultuurcentrum cc De Kern."

3. Het districtscollege adviseert dat de reservatieaanvragen van de verenigingen, waarvoor het moederbedrijf kosten wenst te dragen, worden ingediend door de districtsadministratie in plaats van de betrokken bedrijfseenheid.

Er wordt geadviseerd om met deze laatste opmerking geen rekening te houden. Er wordt vanuit de administratie opgemerkt dat dit een aanzienlijke kostenverschuiving met zich brengt van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs naar de bedrijfseenheid districts-en loketwerking. Dit is niet het opzet van het samenwerkingsmodel geweest en creëert een onjuiste verhouding tussen de partners. 

Gemeenschappelijke facilitaire dienst en onthaal

Naar het model van andere grote sites (den Bell, MAS) is het gebruik van lokale facilitaire diensten een noodzakelijke keuze om enerzijds kosten te besparen en anderzijds snel te kunnen inspelen op dringende vragen. Een gemeenschappelijk onthaal is een belangrijk sluitstuk in dit dienstverleningsmodel waardoor alle gebruikers, en in eerste plaats alle bezoekers van de site, snel geholpen worden.

Het kostenbesparende aspect wordt vooral bereikt door een verhoogde efficiëntie en het feit dat maximaal infrastructuur, mensen en middelen gedeeld worden. Verder is het zo dat bibliotheken, academies en districtshuizen niet noodzakelijk over personeel beschikken met kennis van gebouwbeheer, schoonmaak of technisch onderhoud. Door deze taken te centraliseren kunnen de partners zich toeleggen op hun kerntaken ten aanzien van de burger. Door het inzetten van een multidisciplinair team medewerkers kan een facilitaire dienst veel service bieden tegen een minimale kost.

Bijkomend is het zo dat bij sites met meerdere gebruikers er centraal verantwoordelijkheden moeten opgenomen worden in het kader van de veiligheid, continuïteit van de dienstverlening of bij noodgevallen. Dit zijn dan ook belangrijke taken voor de facilitaire dienst. Een brandalarm, of sterker nog, een uitslaande brand, in een site met meerdere gebouwen van verschillende partners zal niet stoppen bij de grenzen van het gebouw. Indien de site moet ontruimd worden om welke reden dan ook, moet er centraal opgetreden worden, het niveau van de privatieve gebouwdelen overschrijdend.

De ervaring opgebouwd met facilitaire diensten leert ons dat het noodzakelijk is om snel op te treden bij vragen en incidenten. Een lokale facilitaire dienst op site van de gebruiker kan die snelheid garanderen.

Er wordt gestart met een takenpakket dat door de partners is goedgekeurd binnen de normale werkuren. Dankzij de technische uitrusting van de site, met name de aanwezigheid van een gebouwbeheersyteem (GBS), is het echter ook mogelijk om buiten de diensturen, van op afstand in te loggen en bepaalde problemen te monitoren en actie te ondernemen.

Voor het onthaal wordt er uitgegaan van het standpunt en de verwachtingen van de burger en gestreefd naar de maximale integratie van afzonderlijke onthaaltaken van de partners in één gemeenschappelijk onthaal. Dus naar een model waarbij de onthaalbalie van het gemeenschapscentrum hét fysieke aanspreekpunt van het district en de stad is en die diensten aanbiedt die de burger er logischerwijs mag verwachten.

De bedrijfseenheden districts- en loketwerking en cultuur, sport, jeugd en onderwijs starten een gemeenschappelijk onthaal zonder verder uitstel.

Er is een akkoord binnen de werkgroep onthaal over de korf met de gemeenschappelijk op te nemen producten en processtappen. De producten gaan in globo over:

• fysiek onthaal / toegangsverlening en sociale controle (gebouw)
• informatie over stad en district in ruime zin van het woord (meldingen, klachten, vrije tijd, …)
• verkoop en inschrijving (A-kaart, afvalzakken, tickets, inschrijving jeugdkampen, stedelijke producten en diensten, …)
• afhaalbalie (loketten, bib, samenleven, …)
• frontoffice facility (reservaties, toegangsverlening (uitreiking), begeleiding, post, leveringen)
• doorverwijzen telefonie backoffice facility (reservaties, toegangsverlening (activatie), …)
• inschakeling snelloket indien nodig en mogelijk.

Externe exploitatie vergadercentrum

De stad wenst dat alle gebouwen optimaal benut zouden zijn. Het is de wens van de stad om de exploitatie van de stedelijke bedrijfsgebouwen op een efficiënte, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier uit te bouwen.

Financieel model

Er werd door de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud een financieel model voor het ganse complex opgesteld en daarnaast een businessmodel en businessplan voor het vergadercentrum van het gemeenschapscentrum.

De facilitaire dienst heeft nood aan een eigen budgetplaats om efficiënt te kunnen bestellen, betalen en afnemen van goederen en diensten. Naar analogie met andere facilitaire diensten houdt dit in dat budget moet verschoven worden van de partners naar de facilitaire dienst, die resorteert onder de bedrijfseenheid districts- en loketwerking. Voor 2013 en 2014 zullen de partners voor hun aandeel budget ter beschikking stellen van de facilitaire dienst. Vanaf 2015 zal de budgetlijn bedrijfseenheid districts- en loketwerking/facility moeten verhoogd worden en die van de partners in dezelfde mate verminderd.

De exploitatiekosten van het vergadercentrum worden gebudgetteerd en gerealiseerd door de partners.
De dienst externe patrimoniumexploitatie staat in voor de inning van de opbrengsten door verhuur aan derden. Met deze opbrengsten worden de uitgaven bij de dienst externe patrimoniumexploitatie (reservatiedesk, extra schoonmaak, extra kosten voor poule, ...) gecompenseerd. Een positief saldo wordt overgedragen aan de partners ter compensatie van de gemaakte exploitatiekosten. Het wordt telkens overgedragen aan de financieel beheerder van het moederbedrijf dat instaat voor de uitgaven die verband houden met de gemeenschappelijke facilitaire dienst. Een negatief saldo moet bijgepast worden door de partners in het gemeenschapscentrum, bijvoorbeeld in de opstartfase of bij de uitwerking van een goedkoper tarief voor verenigingen. Er wordt elk kwartaal een kwartaalafrekening voorzien door de dienst externe patrimoniumexploitatie.

In eerste instantie zal er gewerkt worden met een verdeelsleutel als indicatie voor de verdeling van het saldo exploitatiekosten (vergadercentrum) en in functie van budgettering. Deze verdeelsleutel is opgemaakt door telkens het gebruik per partner te vergelijken met het totaalgebruik door alle partners. Die vergelijking leverde volgende verdeelsleutel op: bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs: 22%, bedrijfseenheid districts- en loketwerking: 43%, AG Stedelijk Onderwijs: 35%

Principes

Volgende principes werden afgesproken op het directeursoverleg van 30 april 2013:

Er stappen drie partners in het vergadercentrum, namelijk de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs, de bedrijfseenheid districts- en loketwerking en AG Stedelijk Onderwijs. De lokale politie opteerde niet mee in te stappen in het vergadercentrum als partner, wel als (betalend) gebruiker;

De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud coördineert het vergadercentrum, naar analogie met Den Bell;

De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud levert de facility manager en de bedrijfseenheid districts- en loketwerking is de trekker van het facilitair luik. De aansturing van de facility manager wordt nog bijgestuurd door de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud en de bedrijfseenheid districts- en loketwerking;

De voorziene regeling voor verenigingen van de bedrijfseenheden cultuur, sport, jeugd en onderwijs en districts- en loketwerking wordt van toepassing. In afwijking van het initiële businessmodel om alle verenigingen een tarief te laten betalen dat kostendekkend is, werd op vraag van de bedrijfseenheden cultuur- en sport en districts- en loketwerking afgesproken dat de zaalhuur en de bijhorende kosten voor de activiteiten van deze verenigingen door het betrokken moederbedrijf gefinancieerd zullen worden. De verenigingen zullen wel een tarief aangerekend krijgen door dit moederbedrijf volgens de geldende retributieregelingen die van toepassing zijn voor het cultuurcentrum. De kosten en extra kosten voor de verenigingen ten laste van de betrokken partner zullen per kwartaal in beeld gebracht worden en mee worden afgerekend met het aandeel in gebruik van het  vergadercentrum en hun aandeel in het gehele complex. De reservatieaanvragen van de verenigingen, waarvoor het moederbedrijf kosten wenst te dragen, worden ingediend door het betrokken bedrijf.
Alle andere externe aanvragen worden behandeld door de reservatiedesk van de dienst externe patrimoniumexploitatie. Vanuit de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud wordt bij elke activiteit indien nodig extra facility/personeel uit de pool vacatieovereenkomst voorzien. Deze variabele kost wordt ook verrekend;

Door de brand in kasteel Steytelinck zullen de verenigingen die daar hun onderkomen vonden, ook gebruik kunnen maken van het gemeenschapscentrum Wilrijk. Voor hen geldt dezelfde regeling als voor verenigingen van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs ;

Aan de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud wordt gevraagd om de praktische modaliteiten van de principes verder uit te werken;

De partners worden geresponsabiliseerd om het gebruik voor eigen doeleinden te beperken tot het noodzakelijke. Hoe meer eigen gebruik, hoe groter het openstaande saldo van exploitatiekosten dat ze zelf nog moeten betalen. De ondersteuning van activiteiten van verenigingen in het gemeenschapscentrum zal leiden tot lagere financiële opbrengsten en minder mogelijkheden om commercieel te verhuren. Rapportering van het eigen gebruik en de ondersteunde activiteiten van verenigingen kan dienen om de onderlinge verdeelsleutel te herzien. Deze rapportering zal verlopen per partner. Het zal geen apothekersrekening met details worden, wel met grootteordes.