2013_CBS_09069 - Sportevenementen 2013 - Wereldkampioenschappen Universiteiten en Hogescholen 2013. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Een financiële toelage van 12.500,00 EUR wordt voorzien door vzw Antwerpen Sportstad.

In de zitting van 24 augustus 2012 (jaarnummer 08766) nam het college kennis van de aanvraag voor het organiseren van de Wereldkampioenschappen Universiteiten en Hogescholen 2013 (oftewel 15th Panathlon World Interuniversitary Club Games).

In diezelfde zitting gaf het college opdracht aan de dienst cultuur, sport, jeugd en onderwijs/vzw Antwerpen Sportstad om het dossier met de betrokken diensten voor te bereiden en een gedetailleerd voorstel aan het college voor te leggen. Nog in hetzelfde collegebesluit werd meegedeeld dat er een toelage voorzien wordt door de vzw Antwerpen Sportstad.

Wereldkampioenschappen Universiteiten en Hogescholen 2013 wordt georganiseerd door Universiteit Antwerpen en gaat van start op maandag 14 oktober 2013 en eindigt op vrijdag 18 oktober 2013. Hieronder het volledige programma:

vrijdag 11 oktober 2013 tot maandag 14 oktober 2013 juni 2013
doorlopend: aankomst teams & accreditatie deelnemers;

maandag 14 oktober 2013:
19.00 uur – 20.00 uur: technical meeting;
20.00 uur – 21.30 uur: openingsceremonie;
21.30 uur – 22.30 uur: openingsfeest;

dinsdag 15 oktober 2013 tot vrijdag 18 oktober 2013
doorlopend: Games Café (ontmoetingspunt);

dinsdag 15 oktober 2013
9.00 uur – 22.00 uur: sportwedstrijden;

woensdag 16 oktober 2013:
9.00 uur – 22.00 uur: sportwedstrijden;
19.00 uur – 22.30 uur: algemene vergadering;

donderdag 17 oktober 2013:
9.00 uur – 22.00 uur: sportwedstrijden;
22.00 uur - …: World Cup Party;

vrijdag 18 oktober 2013:
9.00 uur – 17.00 uur: finales sport;
17.00 uur – 18.00 uur: prijsuitreiking;
19.00 uur – 22.30 uur: slotceremonie;

vrijdag 18 oktober 2013 – zondag 20 oktober 2013
doorlopend: vertrek teams.

Concreet vraagt de organisatie het volgende aan de stad Antwerpen:

• gratis gebruik van onderstaande stedelijke sportinfrastructuren voor het houden van de Wereldkampioenschappen Universiteiten en Hogescholen 2013  op onderstaande data en uren:

• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal;
• gratis leveren van vuilbakken;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• een toelage van 12.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing: 

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 1 november 2013 bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen: 

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het 'Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties. In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Het collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afval bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.