2013_CBS_09305 - Sportevenementen 2013 - Wielrennen. Finale wereldbeker Trial. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De subsidie waarvan sprake wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

BRK Projects organiseerde al enkele jaren een manche van de wereldbeker Trial in Antwerpen. Ook dit jaar wil het een wereldbekermanche van de wielerdiscipline trial organiseren maar het zou ineens ook de finale van de wereldbeker zijn. Na twee edities op het Steenplein en het ponton naast de Schelde wordt net als voor de eerste editie geopteerd voor de binnenstad als locatie. Op de Grote Markt en de Groenplaats zal een parcours worden opgesteld. De Handschoenmarkt doet dienst als opwarmingszone. Het evenement vindt plaats van vrijdag 27 september 2013 tot en met zondag 29 september 2013 en is gratis toegankelijk.

De organisatie begint op maandag 23 september 2013 met de opbouw van de drie sites. Op dinsdag 1 oktober 2013 zijn alle sites opnieuw beschikbaar. 

Ook de parkings van de Cruiseterminal en het Steenplein zullen gebruikt worden maar enkel op vrijdag, zaterdag en zondag.

De organisatie ontvangt een subsidie van 20.000,00 EUR. Deze subsidie wordt betaald door de vzw Antwerpen Sportstad.

Het programma op 27, 28 en 29 september 2013 zal er als volgt uitzien:

vrijdag
  9.30 uur - 13.00 uur kwartfinale elite 26 inch;
14.00 uur - 17.30 uur kwartfinale elite 20 inch;

zaterdag
11.00 uur - 13.00 uur finale dames;
14.00 uur - 16.15 uur halve finale elite 26 inch;
16.30 uur - 18.45 uur halve finale elite 20 inch;

zondag
11.45 uur - 13.30 uur finale elite 26 inch;
13.45 uur - 14.45 uur UCI World Cup Super Final Elite 26 inch;
16.00 uur - 17.45 uur finale elite 20 inch;
18.00 uur - 19.00 uur UCI World Cup Super Final Elite 20 inch.

Door deze organisatie is het niet mogelijk voor de toeristische rondritten (koets, tram, ...) om halt te houden en/of te passeren op de Grote Markt. Er wordt een alternatief aangeboden. Alle afspraken hieromtrent werden duidelijk gecommuniceerd aan de verschillende betrokken partijen.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpe het volgende:

• gebruik van parking Steenplein en parking cruiseterminal op vrijdag 27, zaterdag 28 en zondag 29 september 2013;
• gebruik van Grote Markt, Handschoenmarkt en Groenplaats van maandag 23 september 2013 tot en met dinsdag 1 oktober 2013;
• gebruik van de zalen van het stadhuis op vrijdag 27, zaterdag 28 en zondag 29 september 2013;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor leveren van nadars, feestmateriaal en elektriciteitsmateriaal;
• inzet van stadsreiniging voor leveren en ledigen van afvalcontainers;
• inzet van de dienst stadsontwikkeling/midden/wegen1 voor het verwijderen van de verkeerspaaltjes naar de parking van de cruiseterminal en het verwijderen van zitbanken op de Suikerrui ter hoogte van het stadhuis;
• subsidie van vzw Antwerpen Sportstad;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor publiek domein,sport, diamant, markten en foren en personeel voor het viparrangement en de officiële ceremonie voor de winnaars bij de heren 26 inch en 20 inch. 

De finale van de wereldbeker trial is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende financiële verantwoordingsstukken worden ingediend, voor uiterlijk 29 oktober 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.