Het college nam in zitting van 5 juni 2013 (jaarnummer 06936) kennis van de aanvraag van Antwerpen Studentenstad, Sint-Jacobsmarkt 16, 2000 Antwerpen om Studay 2013 te organiseren op en rond de Sloepenweg op 26 september 2013. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken
Studay wordt voor de tiende keer georganiseerd op donderdag 26 september 2013 tussen 14.00 uur en 22.00 uur. Studay zal voor de eerste maal plaatsvinden aan de Sloepenweg in Antwerpen. Het evenement besloot in het voorjaar om te verhuizen omwille van de onzekerheid die op dat ogenblik bestond omtrent de gedempte zuiderdokken en het feit dat de vorige locatie geen potentieel meer had om als evenement te groeien. De organisatie heeft 3 tot 4 hectare nodig om de 10-jarige verjaardagseditie van Studay te organiseren.
Het evenement heeft als doel studenten welkom te heten in Antwerpen en de stad te promoten als studentenstad. Naast live muziek wordt er een uitgebreide sportcompetitie georganiseerd. Daarnaast kunnen ook individuele studenten proeven van de diverse sportattracties op het terrein. Op de cultuur- en informatiemarkt informeren partners (onder andere de Antwerpse cultuurhuizen, studentenvoorzieningen van de hoger onderwijsinstellingen en studentgerichte organisaties) de studenten met een interactieve informatiestand over hun aanbod. In het midden van de cultuurmarkt wordt een rustige zone georganiseerd. Daar kunnen studenten, weg van geluidsbronnen, even tot rust komen. Verder wordt er een wellnessaanbod en een urbanluik uitgewerkt.
De Sloepenweg wordt tijdelijk afgesloten zodat het evenement veilig kan plaatsvinden. Het afsluiten van de Sloepenweg werd reeds principieel besproken met de verkeerspolitie en kreeg een gunstig advies. 21 dagen voor de aanvang van het evenement worden er infoborden geplaatst rond de site. 2 dagen voor de aanvang van het evenement wordt daar opnieuw over gecommuniceerd door middel van Ledsignalisatie. Zowel de directe omgeving als alle betrokken partijen zoals de havenbedrijven worden ingelicht van het afsluiten van de Sloepenweg en de goedgekeurde omleiding. Het definitieve omleidingsplan werd door de verkeerspolitie en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen goedgekeurd. Het aanbrengen van de signalisatie voor de omleiding gebeurt door een professionele firma en met de correcte verkeersborden.
Tijdens de opbouw en afbraak (van 23 tot en met 28 september 2013) geldt een tijdelijke snelheidsbeperking van maximaal 30 kilometer per uur, dit om de veiligheid te garanderen van de mensen die de opbouw van het festival doen alsook van de weggebruikers van de Sloepenweg.
Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gaf toestemming om het terrein aan de Sloepenweg te nivelleren om het klaar te maken om er een event op te kunnen bouwen en het veilig te maken voor haar bezoekers. Het nivelleren van het terrein gebeurt volgens de wettelijke bepalingen en worden uitgevoerd door een professionele firma.
De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Na 9 succesvolle edities en een samenwerking met nationale mediapartners valt StuDay immers niet meer weg te denken uit het Vlaamse studentenlandschap. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid. Vorig jaar had Studay 20.000 bezoekers. Ondertussen kiezen ruim 40.000 studenten voor Antwerpen als studentenstad.
Ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film beoordeelt de mogelijke organisatie van het evenement positief omdat het een open karakter heeft en zich richt tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Grote evenementen, zoals Studay, versterken die uitstraling als studentenstad over heel Vlaanderen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Gunstig volgens orderbevestiging B 303562
Met standaardvoorwaarden.
Goedgekeurd op het directiecomité van 28 juni 2013. Voorwaarden werden aan de organisatie overgemaakt door middel van een toelatingsbrief.
Brandweer zal het advies later overmaken. De voorwaarden van de brandweer maken onvoorwaardelijk deel uit van de toelating en zullen aan de organisatie worden overgemaakt in de collegiale brief.
• de muziekactiviteiten worden toegestaan op 26 september 2013 van 14.00 uur tot 22.30 uur;
• het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 98 dB(A) LAeq,60 min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximaal geluidsniveau, gemeten als 100 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15 min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2- meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
5° De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
• het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de zuidzijde van de Kattendijksluis mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samenleven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 - fax 03/690 09 90);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
• het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Het college keurt de effectieve organisatie van Studay, zoals hierboven beschreven, op 26 september 2013 op en rond de Sloepenweg goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| LP/OO/EV | Actieve verkeersbegeleiding tijdens het afsluiten van de Sloepenweg. |
| SB/SR/BIT | Het opkuisen van het festivalterrein onmiddelijk na het evenement. |
| PO/L/BOF | Het leveren en plaatsen van het gevraagde logistiek materiaal volgens orderbevestiging B 303562 |