Volgens het retributiereglement sluit de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen de huurovereenkomst af en regelt de financiële gevolgen. Er zijn geen financiële gevolgen voor de stad Antwerpen. Indien de organisatie een retributie zou betalen, bedraagt deze 3.000,00 of 6.000,00 EUR (respectievelijk non-profit en commercieel tarief). Bij volledige vrijstelling van deze retributies, rekent de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen enkel de basisexploitatiekost voor een avondopening door aan de organisator, à rato van 500,00 EUR per uur met een maximum van 1.500,00 EUR per avond.
De gecoördineerde grondwet verleent bij artikels 41, 162/2e, 170/paragraaf 4 en 173 aan de gemeenten fiscale autonomie.
Artikel 42 § 3 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor de gemeentelijke belastingen en retributies.
Artikel 43 § 2, 15° van het Gemeentedecreet bepaalt dat deze bevoegdheid niet aan het college van burgemeester en schepenen kan worden toevertrouwd.
Volgens artikel 9 van het retributiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 april 2013 (jaarnummer 255) kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Het retributiereglement voor het gebruik van de zalen in de musea en erfgoedsites, beheerd door vzw Musea en Erfgoed Antwerpen, regelt de voorwaarden en modaliteiten van het ter beschikking stellen van deze infrastructuur aan derden.
In het belang van de musea en erfgoedinstellingen en van de stad Antwerpen als toeristische aantrekkingspool is dit reglement belangrijk, zodat de mogelijkheden qua terbeschikkingstelling van museale infrastructuur maximaal worden benut. De werkingsmiddelen van de musea en erfgoedinstellingen worden direct (uit de door gebruikers verschuldigde retributie) en mogelijk ook indirect (door sponsoring) verhoogd, wat de zorg voor de collectie, de publiekswerking en dus de uitstraling van de musea – en de hele stad – ten goede komt. De verhuring biedt mogelijkheden voor alternatieve erfgoedontsluiting (bijvoorbeeld zaalgebruik gekoppeld aan gegidste rondleiding in het museum voor een bedrijf), voor het creëren en consolideren van netwerken ten bate van de museale werking en voor de werving van extra inkomsten uit sponsoring. In elk van deze gevallen betekent de terbeschikkingstelling van de infrastructuur een uitbreiding of verdieping van het publieksbereik, een aanzienlijke promotie voor het erfgoed en een extra financiële opbrengst.
Het retributiereglement past binnen de bepalingen van de beheersovereenkomst afgesloten tussen de stad Antwerpen en vzw Musea en Erfgoed Antwerpen, namelijk in het Specifiek gedeelte IX – Voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen verworven en aangewend worden. De tarieven en tariefreglementering worden door de stad Antwerpen vastgelegd, op advies van de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen.
De mogelijkheid om gebruik te maken van ruimtes in de musea en erfgoedinstellingen is gebonden aan de beschikbaarheid van deze ruimtes en van het nodige personeel. Ze mogen de gewone museumwerking niet in het gedrang brengen.
In de aanloop naar de opening van het Red Star Line Museum keurde de gemeenteraad op 29 april 2013 het uitgebreide retributiereglement goed waardoor de Loods in het nieuwe museum ter beschikking kan worden gesteld aan externe organisatoren. Dit kan enkel buiten de openingsuren van het museum. Het reglement onderscheidt een commercieel en een niet-commercieel tarief en voorziet de mogelijkheid om afwijkingen op deze basisprijzen toe te staan op basis van een gemotiveerde beslissing van het college.
De belangstelling vanuit het bedrijfsleven voor nocturnes in het Red Star Line Museum is groot. De voorbije weken hebben tientallen bedrijven en organisaties een aanvraag ingediend om gebruik te maken van de Loods in het museum. In een aantal gevallen is de vraag gesteld om een afwijking toe te staan op de normale retributietarieven:
In de drie gevallen wenst de organisator een avondbezoek en een receptie te koppelen aan een toelichting door de bevoegde schepen over het Red Star Line Museum en over de sponsormogelijkheden.
Een afwijking op het retributiereglement kan worden toegestaan als het evenement past binnen de sponsorwerving voor het Red Star Line Museum. In een sponsorovereenkomst kan bijvoorbeeld als return een gratis nocturne worden voorzien voor de sponsor. Daarnaast kunnen in bepaalde gevallen nocturnes ook indirect extra inkomsten uit sponsoring genereren. Dat geldt voor de drie evenementen. Op de drie avonden wordt als onderdeel van het programma ruimte gemaakt om extra inkomsten uit sponsoring te werven. Telkens zal de bevoegde schepen aan de aanwezigen toelichting geven over de verschillende sponsormogelijkheden om het museum te ondersteunen en zal promotiemateriaal over de sponsorpakketten ter beschikking worden gesteld. Daarom voldoen deze drie nocturnes aan de voorwaarden voor een vrijstelling van retributie.
Het retributiereglement verbindt de mogelijkheid om museumzalen ter beschikking te stellen van externen aan de beschikbaarheid van deze ruimtes maar ook van het nodige personeel. Tijdens een nocturne dienen de museumzalen open te zijn en gekwalificeerd bewakings- en ander personeel aanwezig. In de huidige personeelscontext kan dit enkel door voor deze avonden gericht bewakingspersoneel in te huren bij een extern bedrijf. Dit geldt des te meer tijdens de drukke openingsperiode van het museum, wanneer tot vijf nocturnes per week plaatsvinden. De basiskost voor de organisatie van een avondopening in een Antwerpse erfgoedinstelling wordt geraamd op 500,00 EUR per uur. Ook bij een volledige vrijstelling van retributie is het te verantwoorden om deze basisexploitatiekost door te rekenen aan de organisator van het event, en dit met een maximum van 1.500,00 EUR per avond.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 april 2013 (jaarnummer 255).
Het college keurt goed dat een afwijking op de prijs van de huur van De Loods in het Red Star Line Museum, namelijk een terbeschikkingstelling tegen kostprijs, wordt toegestaan voor de events van VOKA (11 oktober 2013), The American Chamber of Commerce in Belgium (17 oktober 2013) en de Rechtbank van Koophandel (6 november 2013).