2013_CBS_08685 - Sportevenementen 2013 - Wielrennen. Schaal Sels. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De subsidie waarvan sprake wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem, Monnikenhofstraat 6, 2040 Berendrecht vraagt om op zondag 1 september 2013 de wielerwedstrijd Schaal Sels te organiseren met start en aankomst op de Bredabaan in Merksem, ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen.

Het college besliste op 31 mei 2013 (jaarnummer 05345) dat voor deze editie 17.500,00 EUR subsidie wordt uitgekeerd. Deze toelage wordt betaald door de vzw Antwerpen Sportstad. Het college besliste op 29 juni 2012 (jaarnummer 06789) dat de toelage voor de Schaal Sels voor 2012 pas uitbetaald wordt nadat de Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem de afrekening van 2008 en de gevraagde aanvraagstukken en de financiële verantwoordingsstukken van 2008, 2009, 2010, 2011 en 2012 heeft ingediend. Tot op heden is dit nog steeds niet gebeurd.

De wielerwedstrijd is ondertussen aan haar 88^ste editie toe en staat op de internationale wielerkalender geklasseerd als een Men Elite 1.1 wedstrijd.

In vergelijking met vorig jaar zijn de start en de aankomst niet langer aan het districtshuis van Merksem. Door de werkzaamheden aan de Bredabaan verhuist heel de start- en aankomstzone naar de Bredabaan ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege.  

Na de start in Merksem zet het peloton koers richting haven om via het noorden van Antwerpen naar Nederland te rijden. Na terugkeer op Antwerps grondgebied wordt koers gezet naar Merksem waar een aantal plaatselijke ronden worden gereden.

Om de veiligheid tijdens de wedstrijd te garanderen zal op het tram- en bustraject van de Bredabaan tussen Oudebareellei en Minister Delbekelaan geen openbaar vervoer rijden op zondag 1 september 2013.

Naast de wielerwedstrijd zal er op zondag ook een feestmarkt georganiseerd worden op de Bredabaan, naast het afgesloten parcours van de wedstrijd. De organisatoren van de wielerwedstrijd Schaal Sels werken hiervoor nauw samen met winkelvereniging Bredabaan Promotions.

Het plaatselijk parcours is het volgende: Bredabaan, Oudebareellei, Eethuisstraat, Winkelstap, Mersemheidelaan, Bredabaan, Dokter Timmermanslaan, Kroonplein, Catershoflaan, Ringlaan, Maantjessteenweg, Lambrechtshoekenlaan, Laarsebaan, Nieuwdreef, Bredabaan.

Het grote parcours is onderverdeeld in enkele aparte stroken. Vertrek in noordelijke richting: Bredabaan ter hoogte van de Broeder Frederikstraat (officieuze start) – Oudebareellei – Eethuisstraat – Winkelstap (tegen rijrichting) – Merksemheidelaan (tegen rijrichting) – Bredabaan – Dr. Timmermanslaan – Kroonplein – Caterhshoflaan – Ringlaan (tegen rijrichting) – Maantjessteenweg (tegen rijrichting, officiële start ter hoogte café Nieuwe Lantaarn) - Lambrechtshoekenlaan (tegen rijrichting)  - Lambrechtshoekenlaan vanaf Laarsebaan met RR - Groenendaallaan -  Vosseschijnstraat - Oosterweelsteenweg - Noorderlaan - Blauwhoefstraat - Antwerpsebaan - Stabroekse baan - Laageind.

Vervolgens is er een passage in het noorden van de provincie en trekt het peloton ook even over de grens naar Nederland. Daarna wordt opnieuw koers egzet naar Merksem via het volgende traject: Leugenberg - Kloosterstraat - Dorpsstraat - Markt - Steenstraat - Ekersesteenweg - Noorderlaan - Havanastraat - Burgemeester Jozef Masurebrug - Victor Govaerslaan -  Lambrechtshoekkenlaan (tegen rijrichting)– Laarsebaan – Nieuwdreef – Bredabaan.

Dit parcours werd aan De Lijn voorgelegd en ook goedgekeurd. De Lijn voorziet de nodige alternatieven voor de bus- en tramlijnen die hinder zullen ondervinden. Dit parcours werd eveneens nog besproken in aanwezigheid van alle veiligheidsinstanties op de adviesgroep evenementen (AGEV)-veiligheidsvergadering van dinsdag 6 augustus 2013.

Om de wielerwedstrijd in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt de organisatie het volgende: 

- inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
• begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• mobiliteitsafspraken met de Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

- inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

- inzet van de dienst stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:

• reiniging van de Bredabaan (start- en aankomstzone) voor en na het evenement;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

- de toelating voor het plaatsen van promostanden en een publiboog op het plaatselijk parcours;
- het inrichten van de vip-zone aan het Sint-Eduarduscollege;
- de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
- bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
- verspreiden van affiches in stadsgebouwen;
- buildrager om aan de winnaars te overhandigen;
- afvaardiging van de burgemeester en de schepen voor sport voor de start om 11.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

De Schaal Sels is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert de nodige publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende financiële verantwoordingsstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 september 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.