Op 29 april 2013 diende Scouts en Gidsen Vlaanderen Sint-Jacob 1-25 Antwerpen (Parochiaanstraat 12, 2000 Antwerpen) een aanvraag in om 100 jaar scouting te organiseren op zondag 13 oktober 2013.
Op 2 en 3 maart 2013 vierden de scouts van Sint-Jacob hun honderdjarig bestaan. De organisatoren willen de slotdag van het feestjaar opdragen aan 100 jaar scouting in Vlaanderen. Die slotdag wordt gevierd met alle groepen van het district Antwerpen.
De activiteiten starten om 13.00 uur en het einde is voorzien om 17.00 uur.
De organisatoren vragen een uitgebreide logistieke ondersteuning van patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestelijkheden.
Ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot jongeren uit alle Antwerpse districten. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling en zet Antwerpen op de kaart als stad waar het goed toeven is voor jongeren en jeugdverenigingen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,2 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande standaard richtlijnen bij evenementen.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij opbouw en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen toegelaten in het park, de inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme natte weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is dan te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Specifiek advies met betrekking tot de sjor constructie.
Momenteel staat deze vrij dicht tegen de nieuw aangelegde irrigatie installatie ingetekend.
De sjor constructie zal dus meer centraal op de evenementenweide moeten worden opgesteld.
Na het verwijderen van de constructie dient de organisator er voor te zorgen dat putten die dienstig waren voor deze installatie terug worden gedempt met teelaarde en dat het afgeplagde gras terug wordt geplaatst.
Gunstig zonder risicoanalyse van FOD volksgezondheid.
Gunstig advies met standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgeen dat zich heeft verspreid naar omliggende straten
en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Leveren en plaatsen van materiaal volgens bonnummer B304599.
Het college keurt de effectieve organisatie van 100 jaar scouting, zoals hierboven beschreven, op 13 oktober 2013 in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze voorwaarden maken integraal deel uit van de toelating.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B304599. |