2013_CBS_10114 - Sportevenementen 2013 - Halloween Run (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

De organisatie Golazo Sports nv wil dit jaar voor de eerste maal de Halloween Run organiseren in en rond Fort VIII te Hoboken. Het evenement vindt plaats op donderdag 31 oktober 2013. In totaal zullen er 3.000 lopers starten in startgolven van 150 deelnemers per 3 minuten. De avondloop van 5,00 km wordt gehouden over een gedeeltelijk verduisterd parcours, waarbij de lopers sporadisch verrast worden in echte halloween sfeer. Voor 300 kinderen is er ook een tocht onder begeleiding voorzien van 2 km.

• Vanaf 18.00 uur kunnen mensen zich registreren.
• Om 19.30 uur start de tocht voor de kinderen.
• Om 20.30 uur is het aan de volwassenen.
• Om 24.00 uur is het evenement gedaan.

Het parcours voor de kinderen beperkt zich tot het grondgebied van Fort VIII. Bij de volwassenen zal het fort gecombineerd worden met park Sorghvliedt. Dit om de impact op de openbare weg zo klein mogelijk te houden.

De organisatie zou graag gebruik maken van de sporthal (sportschuur) in Fort VIII voor het organiseren van de registratie, de opslag van de sportzakken en het gebruik van de kleedkamers en toiletten.

Golazo Sports nv vraagt om de volgende ondersteuning:

• gratis gebruik van de sportschuur in Fort VIII op 31 oktober 2013;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor het gratis gebruik van beschikbaar feestmateriaal en nadarafsluitingen;
• gratis voorzien van de nodige vuilniscontainers;
• inzet lokale politie om de veiligheid van de deelnemers te garanderen;
• toelating voor muzikale omlijsting van het evenement tot 24.00 uur;
• toelage van 8.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

Advies brandweer en politie kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies voorhanden is zal het worden overgemaakt aan de organisator.
Op dinsdag 1 oktober 2013 was er een veiligheidsvergadering met alle betrokken stadsdiensten om het evenement te bespreken.

De Halloween Run is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 9 september 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.