2013_CBS_09630 - Bestek GAC/2013/2006 - Het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Actieve Stad / Toerisme & Congres. Gunning. - Goedkeuring

De uitgave wordt verrekend op het dienstjaar 2013.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor de aankoop van de dienst "het drukken van brochures uit de B2C-lijn van Actieve Stad / Toerisme & Congres" werd onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2013/2006 uitgeschreven. Op 29/07/2013 werd een uitnodiging tot het indienen van een offerte verzonden naar zes firma's. Op 27/08/2013 dienden de volgende vier firma’s een offerte in:

• Albe De Coker, nv, Boombekelaan 12 te 2660 Hoboken met ondernemingsnummer 0404763677;
• Antilope, nv, Industriestraat 5 te 2500 Lier met ondernemingsnummer 0403638279;
• Artoos, nv, Oudestraat 19 te 1910 Kampenhout met het ondernemingsnummer 0454157562;
• Bema-Graphics, nv, Nijverheidsstraat 8 te 2160 Wommelgem met het ondernemingsnummer 0426583234.

De overige uitgenodigde firma's, Van Lijsbetten uit Sint-Niklaas en Grafilux Printing uit Turnhout hebben niet gereageerd op de uitnodiging.

Toegangsrecht en kwalitatieve selectie

Inzake de kwalitatieve selectie worden alle inschrijvers geschikt bevonden.

Regelmatigheid

De offertes van de volgende inschrijvers vertonen de volgende onregelmatigheden:

Albe De Coker
Deze firma heeft de inventaris tot vier cijfers na de komma ingevuld. Uit het mailverkeer blijkt dat het laten invullen van de eenheidsprijzen tot vier cijfers na de komma een gunstiger prijsresultaat zou opleveren voor de aanbestedende overheid. Aangezien dit een onderhandelingsprocedure betreft, beschouwt de aanbestedende overheid dit niet als een substantiële onregelmatigheid maar beslist ze om in een BAFO (Best and Final Offer) - fase aan elke inschrijver de mogelijkheid te geven om zijn prijzen te verbeteren en prijzen in te dienen tot vier cijfers na de komma.

Bema - Graphics
Op het toegevoegde document ”Bijlage A: offerteformulier” is het inschrijvingsbedrag inclusief btw doorgehaald zonder ondertekening van de gevolmachtigde. Het bedrag in letters komt echter overeen met het bedrag in cijfers en is ook in overeenstemming met de bedragen exclusief btw. Hieruit concludeert de aanbestedende overheid dat er geen onregelmatigheid is.

De inschrijver voegde twee pagina’s bij de offerte met op de keerzijde de algemene voorwaarden van de firma. De aanbestedende overheid vermoedt dat het hier over een materiële vergissing gaat en vroeg de firma per mail dit te bevestigen. Met mail van 28/08/2013 bevestigde de firma dat het inderdaad ging over een materiële vergissing en dat de eigen algemene voorwaarden niet van toepassing zijn.

Conclusie
Om tot een correcte gunning te kunnen overgaan, werden alle firma's uitgenodigd tot het indienen van een BAFO. Bij deze aanvraag tot het indienen van een BAFO kregen alle kandidaten de kans om prijzen met vier cijfers na de komma op te geven.

Samenvatting beoordeling van het gunningscriterium "prijs" voor de aanvraag van een BAFO.

Definitieve samenvatting van de beoordeling van de offertes op basis van de gunningscriteria vermeld in bestek GAC/2013/2006. De beoordeling van het technisch luik werd door de afdeling ondernemen en stadsmarketing / toerisme en congres aangeleverd. De score van het gunningscriterium "prijs" werd aangepast op basis van de op 09/09/2013 ingediende BAFO's.

De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:

1. Albe De Coker nv met de maximum score van 100
2. Antilope nv met de score van 96,75
3. Drukkerij Artoos nv met de score 96,59
4. Bema-Graphics nv met de score van 77,22

Op basis van de ingediende BAFO van de firma Albe De Coker kan de opdracht gegund worden tegen betere voorwaarden, zijnde een minder uitgave van 3.473,62 euro inclusief btw.

In toepassing van artikel 26, §1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid, indien mogelijk, meerdere dienstverleners van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

• de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
• de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.