Het college nam in zitting van 30 november 2007, jaarnummer 16488, kennis van de vraag voor de organisatie van de World Outgames 2013.
In het kader van deze World Outgames wordt een marathon georganiseerd. Het lopersdorp van deze marathon wordt opgebouwd onder de hangars aan de Cruiseterminal op zondag 11 augustus 2013. De op- en afbraak gebeurt op dezelfde dag. De aanvraag voor dit lopersdorp werd ingediend door de Rhythm'n'Run Marathon Club Antwerpen. Omwille van de afwijking op het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen dient deze aanvraag voorgelegd worden aan het college. De organisatie wil namelijk gebruik maken van een mobiel podium.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
De organisatie dient steeds een doorgang te voorzien zodat autocars, hulpdiensten en andere bevoegde personen de kaaizone kunnen bereiken. • Als de voorkaai (5m-zone langsheen de kaaimuur) gebruikt wordt, dan moet het Gemeentelijk Havenbedrijf toelating te geven. In het belang van de veiligheid van de deelnemers zal die met hekkens afgesloten moeten worden. • Het is verboden om te parkeren of te leveren op de houten hellingen aan de ingang van de cruiseterminal. • Alle schade aan het gebouw van de cruiseterminal en aan de parking zal verhaald worden op de organisatie. • De opkuis dient onmiddellijk te gebeuren aangezien dit een toeristische kernzone is. • Tijdens het evenement dient de organisatie toezicht te houden om beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen te voorkomen. • De organisatie dient rekening te houden met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat, de organisatie kan geen enkele schadevergoeding eisen bij een eventuele overstroming. • Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie Flandria (uitbater van de cruiseterminal) op de hoogte te brengen van het evenement via info@flandria.nu. • Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie steeds afspraken te maken om voldoende doorgang te voorzien voor de gebruikers van de bagageruimte van de cruiseterminal: Het Werkend Trekpaard (werkendtrekpaard@telenet.be) en Touristram (verhuur@touristram.be).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
Organisatie zorgt dat de locatie proper wordt achtergelaten.
volgens draaiboek B301572
Het college keurt de effectieve organisatie van het lopersdorp voor de marathon in het kader van de World Outgames 2013, zoals hierboven beschreven, op zondag 11 augustus 2013 onder de hangars van de Cruiseterminal goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt goed dat een uitzondering wordt gemaakt op het gebruiksreglement van 26 april
2010 (jaarnummer 504) inzake het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | het leveren van het gevraagde materiaal volgens order B301572. |