|
Nr.
|
Naam
|
Motivering
|
Score
|
|
Gunningscriterium nr. 1: Inhoudelijke kwaliteit van het voorstel met de voorgestelde methodiek als uitgangspunt
Beoordeling op 40 punten
De inhoudelijke kwaliteit zal worden beoordeeld op de mate waarin het voorstel van het bureau tegemoet komt aan de verwachtingen van de stad Antwerpen zoals ze zijn weergegeven in hoofdstuk III. Technische bepalingen.
|
|
1
|
Key-Consult
|
Weergave van de verschillende stappen (score: 8/8)
Key-consult heeft een zeer uitgewerkt stappenplan opgenomen. Dit plan omvat zelfs de rapportering aan het college van, wat niet expliciet in het bestek was vermeld maar wel wenselijk is voor bepaalde profielen uit het bestek. Ook een advies voor de eindevaluatie is voorzien en de aanwezigheid van een consultant op het evaluatiegesprek met eventuele aanpassing van het evaluatierapport na dit gesprek.
Dit stappenplan geeft een zeer goed inzicht in wat er gaat gebeuren. Het is realistisch en volledig en biedt veel flexibiliteit naar de opdrachtgever (online bevragen of niet, cijfermatig of kwalitatief,…). De firma stelt onderbouwde opties voor en maakt doorgaans een duidelijke keuze.
Voorgestelde instrumenten en tools (score: 6/8)
Key-consult voorziet volgende instrumenten:
- template voor zelfevaluatie
- kwantitatieve bevraging (optioneel)
- interviews
De template voor de zelfevaluatie van de geëvalueerde vergroot de garantie van relevantie, integratie en objectiviteit.
Voor de optionele kwantitatieve bevraging heeft deze firma een gebruiksvriendelijke onlinetool ter beschikking die op maat kan gemaakt worden van de Stad Antwerpen. Key-consult somt duidelijk pro’s en contra’s op van deze optie, wat het bestuur een houvast biedt, en maakt een duidelijke keuze om dit instrument niet op te nemen in de standaardaanpak, wat een goede inschatting is van wat het bestuur wenst.
Daarnaast plant Key-consult interviews met 6 à 8 respondenten. In de standaardprijs werd met 6 personen rekening gehouden, wat ook deze firma erkent als het absolute minimum, zeker als er geen kwantitatieve bevraging aan voorafgaat.
In de globale aanpak worden zowel de behaalde resultaten (evaluatie-onderwerpen uit het presteren en functioneren) als de waarden en een aantal belangrijke competenties opgenomen, wat strookt met de verwachting van het bestuur.
Voorstel te bevragen personen: (score: 6/8)
Key-consult stelt voor dat de opdrachtgever bepaalt welke getuigen worden geïnterviewd, wat logisch is.
Daarnaast schrijft deze firma voor de eindevaluatie van de bedrijfsdirecteurs, de strategisch coördinator en de bestuurscoördinatoren district uit:
- welke partijen ze gewoonlijk betrekken en ook de (interne) klant wordt opgenomen, wat als een pluspunt wordt ervaren;
- wie betrokken werd in vorige eindevaluaties;
- dat het een voordeel kan zijn om de stadssecretaris, de strategisch coördinator en de bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking (voor de bestuurscoördinatoren) op te nemen als getuige zodat hun input meteen in het voorbereidend rapport kan worden meegenomen.
Key-consult somt hiermee vooral mogelijkheden op maar doet zelf geen echt voorstel op dit vlak. Dit geeft nog ruimte aan de opdrachtgever.
Key-consult formuleert een realistisch en kostenbewust voorstel wat het betrekken van schepenen, districtscolleges en de burgemeester betreft.
Voor de jaarlijkse evaluatie van de stadssecretaris en de financieel beheerder stelt Key-consult 4 getuigen voor. Dit is een kostenbewuste keuze. In het voorstel is de stadssecretaris niet als mogelijke getuige opgenomen voor de evaluatie van de financieel beheerder en omgekeerd is de financieel beheerder ook niet als mogelijke getuige voor de stadssecretaris vernoemd, wat eigenaardig is.
Voorstel rapportage (score: 6/8)
De voorbereidende rapporten worden besproken met de stadssecretaris (en waar relevant met strategisch coördinator) of de burgemeester en schepen voor personeel. Key-consult is ook aanwezig tijdens het evaluatiegesprek om terugkoppeling aan de geëvalueerde te geven. Beide aspecten worden als pluspunt ervaren. Ze vergroten het draagvlak en de transparantie van het evaluatieproces.
Voor de opmaak van het eindrapport voorziet Key-consult in totaal 1,20 mandagen per geëvalueerde, wat veel is maar aanvaardbaar om tot een kwaliteitsvol rapport te komen.
Voorstel afgestemd op opdracht (score: 8/8)
Het voorliggend voorstel getuigt van een goed begrip van de opdracht. Key-consult formuleert voorstellen voor alle profielen uit het bestek, nuanceert in de voorstellen waar nodig en maakt doorgaans ook effectieve keuzes. Voor de jaarlijks terugkomende evaluaties van de decretale graden wordt een efficiënte manier van werken voorgesteld. Ook voor de topfuncties uit de groep worden creatieve voorstellen opgesomd. Deze firma laat ook duidelijk blijken dat het beseft dat er in najaar van 2013 al prestaties moeten geleverd worden en bevestigt dat deze timing haalbaar is.
Vanaf de voorbereiding tot aan de rapportage vormt deze offerte een grote ondersteuning voor de evaluatoren. Met een minimum aan tijdsbesteding kunnen zij een degelijke evaluatie uitbrengen, zij kunnen zich daardoor focussen op de essentie.
Totaalscore: 34/40
|
34
|
|
2
|
Quintessence Consulting n.v.
|
Weergave van de verschillende stappen (score: 6/8)
Quintessence heeft een redelijk uitgewerkt stappenplan opgenomen. Vooral de kwantitatieve bevraging is uitgewerkt, de volgende stappen zijn eerder summier omschreven. Dit plan omvat ook een bespreking met de mandaathouder en een rapportering aan de betrokken evaluatoren, wat niet expliciet in het bestek was vermeld maar wel wenselijk is.
Dit stappenplan is vrij volledig, omvat onderbouwde opties met duidelijke keuzes maar is weinig realistisch wat de timing betreft (doorlooptijd van 3 weken met een kwantitatieve bevraging van veel respondenten en een kwalitatieve bevraging via interviews).
Quintessence stelt ook voor om te werken met één stuurgroep voor alle evaluaties. Ten eerste is deze stuurgroep niet gedifferentieerd samengesteld voor de verschillende types evaluaties die de komende jaren gaan plaatsvinden. Ten tweede wordt het waarom van deze stuurgroep weinig gekaderd, waardoor de meerwaarde ervan onduidelijk is.
Voorgestelde instrumenten en tools (score: 4/8)
Quintessence voorziet volgende instrumenten:
- kwantitatieve bevraging via vragenlijst
- interviews met respondenten
Enkel in het bijgevoegd voorbeeldrapport, niet in het uitgewerkt voorstel, is er sprake van de zelfevaluatie. Er wordt geen template voor deze evaluatie opgeleverd.
Quintessence beschrijft uitgebreid hoe de vragenlijst zal opgesteld worden met een vertaalslag van zowel vooropgestelde doelstellingen als competenties. Deze lijst biedt een goed inzicht en een realistische kijk op de verscheidenheid van de te bevragen onderwerpen en sluit aan op het competentie- en product/projectdenken bij de stad. De vragenlijst wordt ook opgemaakt samen met de geëvalueerde waardoor het draagvlak en de relevantie stijgt.
Quintessence voorziet ook de mogelijkheid om per respondentengroep het gewicht van bepaalde groepen te differentiëren, wat het geheel te sterk op een weegschaal-benadering doet lijken, wat niet de bedoeling is. Er moet geen echte evaluatiescore opgemaakt worden. De optie om commentaar te voorzien in de onlinebevraging is een pluspunt.
Daarnaast plant Quintesssence interviews met maximum 9 getuigen maar de aanpak van deze interviews is niet uitgeschreven.
Voorstel te bevragen personen: (score: 6/8)
Quintessence stelt een mogelijke samenstelling van de respondentengroepen voor de verschillende evaluatietypes voor die variabel is afhankelijk van het type evaluatie.
Het is niet helemaal duidelijk wie bepaalt wie er wordt geïnterviewd. De getuigen top down en de peers worden vernoemd, voor de bottom up-getuigen worden een aantal voorstellen gedaan (op basis van de ingevulde vragenlijst, op eigen verzoek of na afstemming met stuurgroep) zonder een expliciete keuze.
Bij de bestuurscoördinatoren district zijn als bottom up-getuigen enkel leden uit het districtscollege voorzien en geen medewerkers, wat niet logisch is. Voor de eindevaluaties van de bedrijfsdirecteurs is de strategisch coördinator niet vermeld als getuige. Dit werd nochtans expliciet in het bestek opgenomen. Quintessence stelt enkel bij de bestuurscoördinatoren district voor om ook interne klanten te betrekken maar argumenteert niet waarom dit enkel bij dit type evaluatie wordt voorzien.
Voorstel rapportage (score: 6/8)
Quintessence voegt een voorbeeldrapport toe, dat goed is opgebouwd, met aandacht voor ontwikkelingssuggesties.
Voor de opmaak van het rapport verwijst Quintessence naar de jaarlijkse evaluaties maar er is geen sprake van de zelfevaluatie terwijl dit ook uitdrukkelijk in het bestek was opgenomen.
Quintessence voorziet eerst een bespreking van het rapport met de geëvalueerde zodat opmerkingen nog kunnen meegenomen worden in het eindrapport en voorziet daarna een presentatie van het rapport aan de evaluatoren. Quintessence is niet aanwezig tijdens het evaluatiegesprek. Deze aanpak vergroot het draagvlak en de transparantie van het evaluatieproces.
Voorstel afgestemd op opdracht (score: 4/8)
Quintessence formuleert een standaardvoorstel, waarbij vooral de opmaak en validatie van de vragenlijst op maat van de stad is uitgewerkt, de overige stappen worden slechts summier weergegeven. Een aantal elementen die expliciet in het bestek werden vermeld (zelfevaluatie, bepaalde getuigen), zijn niet terug in te vinden in het plan van aanpak.
Het is ook niet duidelijk wie in deze opdracht de rol van projectleider zou opnemen.
Quintessence laat blijken dat het beseft dat er in najaar van 2013 al prestaties moeten geleverd worden en bevestigt dat deze timing haalbaar is.
Er wordt geen verschil gemaakt in aanpak voor de verschillende evaluatietypes, alleen de respondentengroepen verschillen, terwijl er toch een gedifferentieerd voorstel werd gevraagd. Voor de topfuncties uit de groep stelt Quintessence dat de aanpak gelijkaardig kan zijn aan de aanpak voor de andere evaluatietypes of ook kan verschillen, naargelang de doelstelling van de evaluatie. Er wordt dus geen andere methodologie of een ander plan van aanpak opgenomen.
Totaalscore: 26/40
|
26
|
|
Gunningscriterium nr. 2: Prijs voor post 5 uit inventaris (zie III.4)
Beoordeling op 10 punten
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Voor de berekening van de regel van drie worden de verschillende eenheidsprijzen vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden zoals aangeduid in de inventaris. Die subtotalen worden opgeteld. Dit laatste totaal wordt in bovenstaande formule gebruikt.
|
|
2
|
Quintessence Consulting n.v.
|
(€ 96.000,00 / € 96.000,00) * 10 = 10
|
10
|
|
1
|
Key-Consult
|
(€ 96.000,00 / € 120.000,00) * 10 = 8
|
8
|
|
Gunningscriterium nr. 3: Prijs voor post 1 t/m 4 uit inventaris (zie III.1, III.2 en III.3)
Beoordeling op 35 punten
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs Voor de berekening van de regel van drie worden de verschillende eenheidsprijzen vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden zoals aangeduid in de inventaris. Die subtotalen worden opgeteld. Dit laatste totaal wordt in bovenstaande formule gebruikt. Bij de opgave van de prijzen per evaluatie (dus voor de eerste 3 posten, niet voor de verplichte optiepost) zal steeds een detail worden gevoegd met de ingezette middelen en tijdsbesteding.
|
|
1
|
Key-Consult
|
(€ 120.000,00 / € 120.000,00) * 35 = 35
|
35
|
|
2
|
Quintessence Consulting n.v.
|
(€ 120.000,00 / € 175.900,00) * 35 = 23,88
|
23,88
|
|
Gunningscriterium nr. 4: Kortingspercentage bij bestelling van meerdere evaluaties binnen hetzelfde profiel binnen dezelfde periode
Beoordeling op 10 punten
|
|
1
|
Key-Consult
|
De korting werd reeds verrekend in de opgegeven tarieven.
|
0
|
|
2
|
Quintessence Consulting n.v.
|
De korting werd reeds verrekend in de opgegeven tarieven.
|
0
|
|
Gunningscriterium nr. 5: Uitvoeringstermijn
Beoordeling op 5 punten
Regel van drie; Score uitvoeringstermijn = (kortste uitvoeringstermijn / huidige uitvoeringstermijn) * gewicht van het criterium uitvoeringstermijn De inschrijver geeft een uitvoeringstermijn op per type evaluatie voor de eerste drie posten (dus niet voor de verplichte optiepost). De inschrijver houdt er rekening mee dat de eindevaluaties van de mandaathouders – bedrijfsdirecteurs en de eindevaluaties van de mandaathouders – bestuurscoördinatoren waarbij het mandaat eindigt op 31 december 2013, ten laatste tegen 01 december 2013 dienen te gebeuren. Voor de berekening van dit criterium, zal een gemiddelde genomen worden van de 3 opgegeven uitvoeringstermijnen. Wanneer een inschrijver een uitvoeringstermijn opgeeft die niet beantwoordt aan de eis dat – voor de mandaten die anno 2013 eindigen – de eindevaluatie klaar moet zijn vóór 01 december 2013, zal de offerte van die inschrijver op basis van een substantiële materiële onregelmatigheid geweerd worden.
|
|
2
|
Quintessence Consulting n.v.
|
Mandaathouders-bedrijfsdirecteurs en strategisch coördinator: 21 dagen
Bestuurscoördinatoren district: 21 dagen
Jaarlijkse evaluatie van de stadssecretaris en de financieel beheerder: 21 dagen
Gemiddelde uitvoeringstermijn: (21 + 21 + 21) / 3 = 21 dagen
( 21 dagen / 21 dagen) * 5 = 5 punten
|
5
|
|
1
|
Key-Consult
|
Mandaathouders-bedrijfsdirecteurs en strategisch coördinator: 60 dagen
Bestuurscoördinatoren district: 60 dagen
Jaarlijkse evaluatie van de stadssecretaris en de financieel beheerder: 45 dagen
Gemiddelde uitvoeringstermijn: (60 + 60 + 45) / 3 = 55 dagen
( 21 dagen / 55 dagen) * 5 = 1,91 punten
|
1,91
|