2013_CBS_07872 - Lokale Politie Antwerpen. Bestellingen Digipolis gewone en buitengewone politiebegroting 2013 - Vastleggen kredieten - Goedkeuring

Het totaal bedrag bedraagt 2.088.134,97 EUR (niet btw plichtig) en kan als volgt verrekend worden op de gewone en buitengewone politiebegroting 2013:

• 118.480,00 EUR op budgetpositie 33000_12506;
• 60.897,00 EUR op budgetpositie 33000_12601;
• 138.210,71 EUR op budgetpositie 33000_72460
• 321.881,56 EUR op budgetpositie 33000_74451;
• 1.448.665,70 EUR op budgetpositie 33000_74760;

Op de verschillende budgetposities zal er voldoende krediet worden voorzien, na goedkeuring van de politiebegrotingswijziging 2013 door de hogere overheid.

Geen btw aan te rekenen wegens aanschrijving nummer 148 van 1971 en aanschrijving nummer 6 van 1975. De door Digipolis betaalde btw werd niet in aftrek genomen en maakt integraal deel uit van de prijs.

Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college van burgemeester en schepenen de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.

De opdrachthoudende vereniging Digipolis heeft als doel het beheer, de exploitatie, de ontwikkeling en de promotie van telematica en zijn toepassingen alsook van alle activiteiten die ermee verbonden zijn. 

1.  Aankoop van UPS voor de 101-centrale telecommandokamer (TCK).

Door recente stroompannes in het TCK is gebleken dat de huidige UPS (Uninterruptable Power Supply = ononderbreekbare stroomvoorziening) de stroomuitval niet opving, waarbij een kritisch operationele omgeving volledig uitviel. Bij nader onderzoek is een foute bekabeling de oorzaak waardoor de UPS onherstelbaar beschadigd is. Aangezien dit om een kritische toepassing gaat, wil men hier zo snel mogelijk een nieuwe UPS installeren die de geplande of niet geplande stroomuitvallen kan opvangen en doorschakelen naar de noodstroomgenerator.

Deze aankoop zal door Digipolis worden geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, worden terugbetaald.

2.  Implementatie mobile devices (= mobiele apparaten zoals er zijn mobiele telefoons, smartphones, laptops, notebooks en tablets) voor de wijkwerking – pilootproject.

In een pilootproject zullen een aantal wijkteams worden uitgerust met mobiele apparaten die hen in staat moeten stellen om meer informatie onmiddellijk op het terrein digitaal in te voeren om de administratieve last (en dus ook de werktijd) op kantoor te verminderen.

Deze aankopen zullen door Digipolis worden geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, worden terugbetaald.

3.  Uitrol laptop virtualisatie voor de wijkteammanagers en co-wijkteammanagers.

In het kader van het nieuwe bestuursakkoord (operationele doelstelling 2.4.3 rond digitale en technische ondersteuning voor het personeel wijkwerking) is afgesproken ondersteunende middelen te voorzien voor de wijkwerking. In dit opzicht wordt voor de leiding van de wijkwerking (wijkteammanagers - leiding + coördinatoren) binnen de verschillende afdelingen een laptop gevraagd ter vervanging van de huidige desktop. De laptops zullen worden aangesloten op het administratieve netwerk.

De leiding wijkwerking zal hierdoor in staat zijn om haar/zijn taken op een meer kwalitatieve manier uit te voeren. Als aanspreekpunt binnen de afdeling doet de leiding van de wijkwerking veel vergaderingen met interne en externe partners. Door een laptop ter beschikking te stellen kan het werk efficiënter gebeuren. De medewerkers kunnen dan onmiddellijk opzoekingen doen en nota’s nemen in plaats van het schrijven in een notaboek en achteraf digitaliseren van de informatie. Ook voor opzoekingen buiten het bureel kan dit veel voordelen bieden.

Met een administratieve PC kunnen ze ook toegang krijgen tot bestanden van bijvoorbeeld de bedrijfseenheid Samen Leven van de stad Antwerpen, wat een onmiddellijke tijdwinst oplevert. Op deze wijze kunnen ze onder andere informatie van terrassenen zaken met uitbatingsvergunning rechtstreeks opzoeken en aanvullen zodat deze weer onmiddellijk ter beschikking worden gesteld, wat een doelstelling is binnen dit project.

In totaal gaat dit over 12 laptops, 6 voor de wijkteammanagers, 6 voor de co-wijkteammanagers.

Deze aankopen zullen door Digipolis worden geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, worden terugbetaald.

4.  IT aankopen (software, radio’s, oortjes, printers, laptops, enz.)

Om de strategische doelstelling van “drugoverlast en druggerelateerde criminaliteit” beter te kunnen aanpakken en de onderzoekscapaciteit te verhogen is er bijkomend materiaal gewenst voor de onderzoekers. Dit materiaal heeft tot doel de onderzoekers te ondersteunen en hun capaciteit te verhogen. Het gevraagde materiaal is: laptops, printers, radio’s en bijhorende oortjes, specifieke software.

Deze aankopen worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

5.  Mailarchief voor de Lokale Politie Antwerpen.

Op het HILDE-netwerk hebben alle gebruikers van de politiemail een mailarchief. De gebruikers van het administratieve netwerk van de Lokale Politie Antwerpen hebben voor hun stadsmail geen mailarchief. Op dit moment bewaren de gebruikers hun mailverkeer op hun C-schijf waarvan er geen back-up is. Om de gebruikers van het administratieve netwerk dezelfde mogelijkheden als op het politienetwerk te bieden is een mailarchief voor het administratieve netwerk nodig. Hierdoor bieden we meer zekerheid dat er geen mails zullen verloren gaan door defecten aan de PC.

Deze aankoop wordt door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

6.  Verhuis van de dataruimte in het administratief centrum Oudaan naar het Vlaams Verkeerscentrum op het Kievitplein.

In het administratief centrum Oudaan zit de Lokale Politie Antwerpen met een gebrek aan uitbreidingsruimte in het bestaande datacenter.

Aangezien het de bedoeling van de Lokale Politie Antwerpen is om in de nabije toekomst het administratief centrum Oudaan te verlaten voor een volledig nieuw administratief gebouw, is investeren in een nieuwe en grotere dataruimte geen optie. De Lokale Politie Antwerpen heeft bij het Vlaamse Gewest gevraagd 5 extra dataracks in de dataruimte van het Vlaams Verkeerscentrum op het Kievitplein te mogen bijhuren, tot het nieuwe gebouw in gebruik zal worden genomen.

Voor deze verhuis dienen de noodzakelijke aanpassingen te gebeuren aan het netwerk (verplaatsen van de netwerkaansluitingen) en dienen de servers, de netwerkapparatuur en de storage verhuisd te worden.

Deze aanpassingen worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

7.  Implementatie planning fase 2 en opdrachtenportaal.

Het project bestaat uit drie luiken:

• Digitalisering van de mobilisatie van personeel en middelen in het kader van korpsbrede (en korpsoverschrijdende) acties en ordediensten. Dit proces zal niet langer gebeuren door het uitwisselen van documenten, maar ondersteund worden door een centraal beheerde applicatie, die gekoppeld is met de  personeelsplanning. Dit maakt dat de planningscyclus standaard afgehandeld kan worden in het centrale planningssysteem in functie van de prioriteiten, ingepland personeel wordt op geautomatiseerde wijze geconsolideerd per mobilisatie.
• Koppeling van de planningsacties met het HRM-systeem Galop, waarbij:
• de geplande gegevens als basis gebruikt kunnen worden voor het beheer van lonen;
• een aantal basisgegevens vanuit het HRM-systeem ontsloten worden naar het planningssysteem (kwaliteitsborging en verzekeren van uniformiteit);
• de tellers van werkelijke prestaties teruggekoppeld worden naar de planningsapplicatie.
• Versiebeheer op de centrale planningsapplicatie: uitbreiding en verbetering van bestaande functionaliteit.

De te behalen voordelen zijn:

• Kwaliteitsverbetering van gegevensregistratie door het gebruik van éénzelfde mastersysteem voor beheer van basisgegevens.
• Terugdringen van meervoudige vatting van dezelfde gegevens in verschillende systemen.
• De communicatie wordt effectief en eenvormig.
• De korpsleiding krijgt te allen tijde een actuele kijk op alle activiteiten van het opererend en inzetbaar personeel.
• De geplande prestaties kunnen worden getoetst en beter gemeten.

Deze implementatie wordt door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

8.  Plaatsen van nieuwe camera’s in de cellen van de politiecommissariaten Handelstraat/Unolaan/Quinten Matsijslei.

Momenteel zijn er in de hoofdkantoren Quinten Matsijslei 50 en de Unolaan 2 geen beeldopnames mogelijk. In de Handelstraat 101-107 is er een analoog video-opnametoestel dat stuk is. Dat wil zeggen dat alle celcamera’s lokaal niet worden opgenomen, wat niet conform de nationale richtlijn is. Om hieraan tegemoet te komen is er een bijkomende inspanning nodig om deze locaties up-to-date te brengen met de nationale richtlijn via het generieke model. Nieuwe camera’s zullen worden aangekocht en geïntegreerd in het cameranetwerk van de stad Antwerpen.

Deze aankoop wordt door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

9.  Camerabewaking in de nieuwe politiecommissariaten Doornstraat, Kristus Koningplein en Kioskplaats.

De nieuwe politiecommissariaten Doornstraat 2 te Wilrijk, Kristus Koningplein te Ekeren en Kioskplaats te Hoboken moeten uitgerust worden met camera’s; enerzijds camera’s aan het onthaal, anderzijds camera’s aan de cellen (nationale richtlijn). Deze politiecommissariaten worden ook via het generiek model uitgerust zodat zij geïntegreerd kunnen worden in het cameranetwerk van de stad Antwerpen.

Deze aankoop wordt door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

10.  Implementatie van digitale hulpmiddelen – Mobile Office 2013.

In 2011 is de Lokale Politie Antwerpen gestart met het Mobile Office project. Omdat de politievoertuigen op regelmatige basis vervangen moeten worden, moet in deze nieuwe politievoertuigen telkens opnieuw een nieuwe installatie worden ingebouwd. Voor 2013 zijn er 18 nieuwe politievoertuigen voorzien. De reeds 58 uitgeruste politievoertuigen vertonen af en toe defecten en slijtage die moeten hersteld worden.

Verder werkt Mobile Office momenteel op het 3G-netwerk. Als het 4G-netwerk verder wordt uitgebouwd, moeten de installaties van Mobile Office worden uitgerust met nieuwe netwerkkaarten die deze communicatie mogelijk maken.

Deze aankopen worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

11.  Interne verhuis van de verkeerspolitie in het gebouw Kievitplein 20.

De verkeerspolitie huurt sedert 1 januari 2011 de volledige 8° verdieping van het pand Kievitplein 20, building C, 2018 Antwerpen. Begin 2013 werd de helft van de 9° verdieping wegens plaatsgebrek bijgehuurd. (collegebesluit van 1 maart 2013, jaarnummer 1750)

Omwille van opwarmingsproblemen met de vele PC’s kan het airco-systeem de luchtcirculatie niet aan. Daarom moet een deel van de PC’s verzet worden naar het nieuwe in huur genomen gedeelte op de 9° verdieping. Dit houdt in dat de databekabeling moet worden uitgebreid. Er zal een nieuwe glasvezelkabel getrokken worden vanuit de kelderverdieping. Tevens moet de telefonische capaciteit worden uitgebreid. Omwille van veiligheidsredenen moet ook de toegangscontrole voor dit nieuwe gedeelte worden aangepast. De videowall die zich op de 5° verdieping bevindt, moet omwille van deze interne verhuis enkele kleine aanpassingen ondergaan.

Deze databekabelingswerken worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

12.  Verrekening van de voorgeschoten servicekosten 2010 – 2012 voor het huren van kantoorruimte in Digipolis 2 door de afdeling ICT van de Lokale Politie Antwerpen.

Voor de huisvesting van de afdeling ICT van de Lokale Politie Antwerpen van 1 oktober 2010 tot en met 31 december 2012 werden kantoorruimtes op de tweede verdieping van Digipolis 2 in gebruik genomen. Er werden afspraken gemaakt tussen de Lokale Politie Antwerpen en Digipolis om voornoemde kantoorruimtes te betrekken. De servicekosten, horende bij de huur van deze kantoorruimtes, werden initieel volledig ten laste genomen door Digipolis. De initiële kost werd geraamd op 24.500,00 euro inclusief btw/jaar. De werkelijke kost van de servicekosten werd herberekend naar werkelijk verbruik, met volgend resultaat:

De servicekost voor de periode van 1 oktober 2010 tot en met 31 december 2012 werd door Digipolis geprefinancierd. Deze gemaakte onkosten zullen door de Lokale Politie Antwerpen worden terugbetaald.

13.  Vooruitbetaling van de jaarlijkse servicekosten voor het huren van kantoorruimte in Digipolis 1 door de afdeling ICT van de Lokale Politie Antwerpen.

Naar aanleiding van de vraag van de Lokale Politie Antwerpen om kantoorruimten te huren werd de vierde verdieping van het gebouw Digipolis 1 ter beschikking gesteld en dit vanaf 1 januari 2013.

De servicekosten zullen door de Lokale Politie Antwerpen aan Digipolis worden betaald.

Tussen de Lokale Politie Antwerpen en Digipolis wordt het volgende overeengekomen:

• De servicekosten worden jaarlijks door middel van een factuur door Digipolis aan de Lokale Politie Antwerpen doorgefactureerd;
• Een offerte zal hiervoor door Digipolis worden opgemaakt en aan de Lokale Politie Antwerpen bezorgd;
• Aangezien de werkelijke kosten (aardgas, water, elektriciteit en koffie) pas na het verstrijken van het kalenderjaar zullen gekend zijn, zal een eindafrekening worden gemaakt van de werkelijke kost aan de hand van het werkelijke verbruik in het begin van het volgende kalenderjaar;
• In de loop van september wordt een schatting gemaakt van de werkelijke kosten opdat de lokale Politie Antwerpen een inschatting kan maken van de eindafrekening;
• Een jaarlijkse indexering is van toepassing.

Het totaal geraamde bedrag van de servicekosten bedraagt 68.480,00 €/per jaar, inclusief btw en dit voor een bruto oppervlakte van 640,00 m² (inclusief liften, keuken, toiletten, traphallen, ….) of 575,00 m² netto (bureauruimte). Deze kost werd als volgt opgebouwd:

De servicekosten voor 2013 worden door Digipolis geprefinancierd. De gemaakte kosten zullen door de Lokale Politie Antwerpen worden terugbetaald.

14.  Beveiliging van de schietstand van de Lokale Politie Antwerpen door het plaatsen van camera's en badgesysteem.

Aan de schietstand van de Lokale Politie Antwerpen werd er recentelijk diverse inbraakpogingen vastgesteld. Aangezien de schietstand de wapens en de munitie van de Lokale Politie Antwerpen stockeert en ook wordt gebruikt voor de opslag van in beslag genomen goederen zoals verboden wapens, harddrugs en andere criminele inbeslagnames, dient deze site beveiligd te worden met toegangscontrole en camerabewaking. Dit om toekomstige inbraakpogingen te vermijden en bezoek door onbevoegden aan de schietstand tegen te gaan.

Deze aankopen worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, terugbetaald.

15. Versiebeheer financieel en logistiek instrumentarium

Door Digipolis wordt momenteel in samenspraak met de directie FILOG een opvolgsysteem uitgewerkt waarbij de aanvrager de bestelling die hij plaatst in de toekomst zal kunnen opvolgen zowel in planon (het e-loket voor het logistieke management) als in SAP (het boekhoudpakket van de stad Antwerpen). De bedoeling is dat vanaf het moment dat een bestelling wordt geplaatst, de aanvrager steeds in het systeem zal kunnen opvolgen in welk stadium de bestelling zich bevindt. 

Voor verdere uitwerking hiervan moeten, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, de nodige budgetten worden vastgelegd, zodat na finalisering van het project, de reeds gemaakte kosten aan Digipolis kunnen worden terugbetaald.

16. Implementatie van een logistiek beheersysteem

Om een overzicht te krijgen binnen het korps waar welke goederen zich bevinden, wordt er door Digipolis in samenspraak met de directie FILOG een scanningsysteem uitgewerkt waarbij elk artikel zal worden voorzien van een barcode. Aan de hand van deze barcode kan dan in de toekomst makkelijker worden vastgesteld waar welk artikel zich juist bevindt binnen de Lokale Politie Antwerpen.

Voor verdere uitwerking hiervan moeten, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, de nodige budgetten worden vastgelegd, zodat na finalisering van het project, de reeds gemaakte kosten aan Digipolis kunnen worden terugbetaald

17. Bekabelingswerken op de 1° en 3° verdieping, Noordersingel 3

In het gebouw Noordersingel 3 te Borgerhout waar de technische diensten van de Lokale Politie Antwerpen zijn gehuisvest, worden er een aantal verhuisbewegingen ingezet. Daarom zullen er zowel op de eerste als op de derde verdieping bekabelingswerken worden uitgevoerd.

Deze bekabelingswerken worden door Digipolis geprefinancierd en door de Lokale Politie Antwerpen terugbetaald.

18. Fotomateriaal voor het sporenteam DIW (diefstallen in woningen)

Woninginbraken vormen één van de criminaliteitsfenomenen waar de burgers het meest van wakker liggen. Het stadsbestuur stelt daarom het fenomeen diefstallen in woningen als één van haar prioriteiten in het bestuursakkoord. Als antwoord hierop richt de Lokale Politie Antwerpen een team op dat gespecialiseerd is in sporenonderzoek. Een degelijk sporenonderzoek ter plaatse vergroot de pakkans immers aanzienlijk. Hiervoor zal ondermeer divers fotomateriaal worden aangekocht.

Aangezien Digipolis voor de aankoop van fotomateriaal diverse raamcontracten heeft gesloten met externe partners, is het aangewezen de aankopen via deze raamcontracten te realiseren. De gemaakte kosten door Digipolis zullen, na goedkeuring van de begrotingswijziging 2013, worden terugbetaald.

Voor het uitvoeren van deze bestellingen op de gewone en de buitengewone politiebegroting zoals hiervoor vermeld, vraagt de aankoopdienst van de Lokale Politie Antwerpen de volgende bedragen vast te leggen om de facturen aan derden (in casu Digipolis) te kunnen betalen.

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, inzonderheid artikel 33, titel V dat bepaalt dat de Nieuwe Gemeentewet van toepassing is op het beheer van de goederen en inkomsten van de lokale politie. (Belgisch Staatsblad van 5 januari 1999)

Artikel 12 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001. (Belgisch Staatsblad van 31 oktober 2001) 

Koninklijk Besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de Lokale Politie (ARPC): art. 54 - 60 handelen over de vastleggingen en de aanrekening van de uitgaven en de kosten met betrekking tot de Lokale Politie. (Belgisch Staatsblad van 26 september 2001)