Op 18 januari 2013 diende Jazz en Muziek vzw, Abrahamstraat 15 te 9000 Gent een aanvraag in om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt van 15 tot en met 18 augustus 2013.
Het college besliste in de zitting van 5 juli 2013 de toelating voor de organisatie van een niet-ingedeelde muziekactiviteit overeenkomstig hoofdstuk 6.7 van Vlarem II aan Jazz en Muziek vzw voor het inrichten van het festival Jazz Middelheim goed te keuren.
Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazzwereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma. Net als voorgaande jaren werkt Jazz Middelheim in samenwerking met de AP Hogeschool Antwerpen een coaching project uit. Enkele jonge muzikanten krijgen de kans om enkele dagen met een internationale coach samen te werken en het resultaat aan het grote publiek te tonen.
Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 15.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt. Dagelijks eindigt het laatste concert om 23.45 uur. Er wordt kinderanimatie voorzien.
De 32ste editie van Jazz Middelheim komt opnieuw ruim aan bod op de openbare omroep. Radiozender Klara zendt alle concerten live uit met reportages achter de schermen en vanop de festivalweide met commentaar van kenners en liefhebbers. Ook op de cultuurwebsite Cobra.be besteedt de VRT uitgebreid aandacht aan het evenement. De unieke locatie van Park Den Brandt komt hierin uitgebreid aan bod net zoals op de website en online kanalen van het festival zelf.
Ook dit jaar slaan Jazz Middelheim en het Middelheimmuseum de handen in elkaar. Wie een ticket voor Jazz Middelheim heeft, kan in het Middelheimmuseum op de festivaldagen een verrassingspakket ophalen. Het Middelheimmuseum ligt in het Middelheimpark, vlak naast de festivalsite. Het museumpark werd vorig jaar volledig vernieuwd en is nu meer dan ooit een bezoek waard.
In de gracht die als natuurlijke afscheiding van het festivalterrein dient, staat momenteel een beetje water. Jazz Middelheim plaatst het nodige hekwerk om de gracht en het festivalterrein af te schermen. De groendienst maakt de gracht vrij van takken en zwerfvuil. De aanlevering van goederen op het festivalterrein gebeurt voornamelijk langs het parkpad om belasting op het gras zoveel mogelijk te beperken. Indien men toch op het gras rijdt, worden stalen rijplaten geplaatst. Ook op plaatsen waar men het parkpad (dat dit voorjaar heraangelegd werd) verlaat, moeten stalen rijplaten gelegd worden.
Tijdens de opbouw- en afbraakperiode wil Jazz Middelheim, zoals vorige jaren, gebruik maken van een platte wagen en een tractor en beroep doen op een chauffeur en andere medewerkers van stad- en buurtonderhoud. Het aantal werkuren wordt geschat op 55 uur.
Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang worden parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden.
De aanlevering van goederen gebeurt grotendeels langs de parktoegang in de Acacialaan. Als productieruimte willen de organisatoren gebruik maken van het gebouw 'De peperkoek' in Park Den Brandt.
Er mogen geen wagens geparkeerd worden in het park.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van het land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
- De muziekactiviteiten worden toegestaan van 15 tot en met 19 augustus 2013, telkens van 14.00 uur tot 23.00 uur;
- Het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15 min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht;
- Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
- Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
- Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15 min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2- meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
5° De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
- Het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van het festivalterrein (gemeten ter hoogte van de bruggetjes) mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
- De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samenleven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Grote Markt 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 - fax 03/690 09 90);
- De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
- Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
De interimwerking van de parkploegen zullen bijstand leveren voor de opkuis van de site.
Standaardvoorwaarden en specifieke voorwaarden:
- Aandacht bij grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.
Van de concerttent is het gedeelte waar het publiek kan staan volledig open.
Enkel het deel rond en achter het podium (backstage) wordt afgesloten, hier dient wel een nooduitgang te worden voorzien voor medewerkers en artiesten.
De veiligheidsperimeter van de boom moet ook in de tent gehandhaafd worden.
Het Duvel droomschip is volledig open.
- Aandacht bij een publieke activiteit in een vaste inrichting (gebouw) die uitzonderlijk wordt gebruikt als locatie voor een evenement.
Het kasteeltje dient te voldoen aan de Code van gemeentelijke Politiereglementen (politiecodex).
- Aandacht voor bereikbaarheid
De ingang aan de Acacialaan moet vrij gehouden worden voor brandweer.
De "straat" in park Den Brandt, die loopt vanaf de Acacialaan tot aan de brug naar het evenementenplein, moet volledig vrij gehouden worden voor de wagens van brandweer.
- Extra
De hydranten in het park moet altijd vrij gehouden worden.
Het gebruik van gasflessen dient te voldoen aan de Code van gemeentelijke politiereglementen van Antwerpen (politiecodex), Hoofdstuk 3, afdeling 6bis.
- Massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
- Firma's/diensten die komen leveren moeten langs een op voorhand afgesproken weg het park in en uit rijden. Deze weg begint aan de ingang van de Acicialaan. Er mag geen andere toegang gebruikt worden;
- De wagens moeten op de hoofdwegen blijven;
- De wagens moeten na het lossen het park terug verlaten en buiten parkeren;
- De artiesten komen ook langs deze weg (ingang Acacialaan) het park in. Zij volgen dezelfde weg en parkeren hun wagens buiten het park;
- Voor leveringen die enkel langs de voorkant kunnen mag men alleen de rechterbrug gezien van de voorkant van het kasteel gebruiken. De andere brug mag niet gebruik worden voor transport;
- Er moeten ijzeren rijplaten gelegd worden vanaf de inkom rechts naast de hoofdinkom tot aan de brug aan de rechterkant van het kasteel;
- De rijplaten moeten over de ganse breedte van de weg gelegd worden, dit om te voorkomen dat de nieuwe bestrating en de riolering kapot gereden worden;
- Er wordt op voorhand afgesproken welke bijstand er nodig is van stads- en buurtonderhoud, en volgens welke planning die bijstand zal verlopen;
- De voortuin moet altijd vrij toegankelijk blijven voor het publiek;
- De werknemers van stads- en buurtonderhoud moeten altijd toegang krijgen tot het gehele parkterrein;
- Op de gazons moeten ijzeren rijplaten gelegd worden om geen schade te veroorzaken;
- Er moeten ook ijzeren rijplaten gelegd worden op de kantafsluiting van de nieuwe weg op alle locaties waar men de weg verlaat om de gazon op te rijden. Dit om te voorkomen dat de kantafsluiting wordt vernield;
- Het transport op de locatie moet zoveel mogelijk de bestaande wegen gebruiken;
- Indien er schade aan het openbaar domein is na het evenement zal deze schade verrekend worden;
- Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie, dient onmiddellijk na afloop verwijderd te worden;
- Het waterverbruik wordt dit jaar voor het eerst opgementen en na afloop van het evenement aangerekend aan Jazz Middelheim;
- Zware vrachtwagens of vorkheftrucks mogen niet onder de kruin van de aanwezige bomen op het grasveld rijden, teneinde schade aan de wortels te voorkomen;
- Na het verwijderen van de tent moeten het grasveld en de kruinprojectie van de 2 monumentale bomen naast de tent belucht worden (ploffen). Tegelijkertijd moeten de bomen een bemesting krijgen. Dit moet gebeuren voor 15 september 2013;
- Bij het plaatsen van de tenten moeten de ankerpennen buiten de kruin van de omstaande bomen blijven;
- Men moet rekening houden met het feit dat bij beuken spontane takbreuk kan optreden.
De organisator moet in onderling overleg met betrokken politieafdeling de nodige afspraken maken inzake begeleiding tijdens de opbouw en afbraak, in het bijzoder wanneer de masten van de tenten over de openbare weg getransporteerd worden.
De organisator zorgt voor de benodigde stewards en maakt ten minste 5 werkdagen voor het evenement het document 'Vrijwilligersform aanvraag toestemming BIZA' over aan de Lokale Recherche Leefmilieu.
Leveren en plaatsen van materiaal volgens order B301595.
Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim, zoals hierboven beschreven, van 15 tot 18 augustus 2013 in Park Den Brandt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/GB |
|
| PO/BOF |
|
| SB/SR/BIT |
|
| LP/OO/EV |
|