Naar jaarlijkse gewoonte worden de Antwerpse Stadstrommelaars ingezet tijdens de fakkeltocht op maandag 12 augustus 2013 om 21.00 uur. Het betreft een unieke leverancier. Een optreden kost 446,00 EUR. De financiële gevolgen zijn voor de vzw Promotie stad Antwerpen.
Voor de opkuis van het terrein rekent SB/SR/BIT conform het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) een borgsom van 2.066,00 EUR aan de organisator aan.
De kosten voor de receptie worden geraamd op 315,00 EUR (4,50 EUR x 70 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Via bestelbon 4005074236 werd er een bijdrage vastgelegd voor een beker en plaatje voor de prijsuitreiking van 103,95 EUR.
Op 4 januari 2013 diende de Algemene Markthandelaarsvereniging (A.M.V. - Gemeenteplaats 54 bus 7, 2620 Hemiksem) een aanvraag in om de Rubensmarkt te organiseren in de Antwerpse binnenstad op donderdag 15 augustus 2013.
De Rubensmarkt is in 2013 aan zijn 37ste editie toe. Deze feestmarkt in Middeleeuwse stijl gaat door op de Grote Markt, Suikerrui, Ernest Van Dijckkaai, Handschoenmarkt en Kaasrui. Een 200-tal marktkramers verkopen hun waar in traditionele kledij. Het meest uitgedoste kraam en verkopers worden beloond tijdens de prijsuitreiking in het stadhuis. De markt is geopend van 8.00 uur tot 23.00 uur. Opbouw en afbraak staan op dezelfde dag gepland. Gevraagd wordt om de deelnemers te ontvangen in het stadhuis op donderdag 15 augustus 2013 om 17.00 uur.
De volledige site zal tijdens het evenement parkeer- en autovrij zijn. Enkel op de Ernest Van Dijckkaai is het de marktkramers toegestaan om hun wagen achter hun kraam te parkeren. Dit werd beslist op het overleg met de adviesgroep evenementenveiligheid (AGEV) van 30 april 2013.
Traditiegetrouw zal op maandag 12 augustus 2013 ter promotie van de Rubensmarkt een fakkeltocht georganiseerd worden in de binnenstad. Men vraagt hiervoor begeleiding van de Antwerpse Stadstrommelaars.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
De Rubensmarkt is een vaste waarde op de evenementenkalender van de stad Antwerpen en trekt jaarlijks 35.000 bezoekers. Het is een evenement met een jarenlange traditie dat steeds door de stad ondersteund werd.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7.5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231)
Voor de aankoop van fruitsap werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
De stedelijke dienst dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement Rubensmarkt dat plaatsvindt op 15 augustus 2013 in Antwerpen en verleent positief advies op voorwaarde dat volgende richtlijnen strikt worden nageleefd door de marktkramers die met dieren op de markt staan:
• Er moet voldoende drinkwater en voeding voorzien worden voor de aanwezige dieren.
• De dieren mogen niet gevoederd worden door het publiek.
• Er wordt voldoende tijd en plaats voorzien om de dieren rustig af te laden, alsook de afstand tot het publiek te bewaren tijdens het uitladen van de dieren.
• De dieren mogen niet blootgesteld worden aan overmatig lawaai.
• De dieren worden beschermd tegen hitte en fel zonlicht.
• De organisator moet een contract hebben met een dierenarts die altijd bereikbaar is.
Volgende wetgeving moet strikt worden opgevolgd:
- De regels inzake het transport van de dieren moeten in overeenstemming zijn met KB van 9 juli 1999 betreffende de erkenningsvoorwaarden van vervoerders, handelaars, stopplaatsen en verzamelcentra.
- De regels inzake de erkenningsvoorwaarden voor inrichtingen voor dieren en de voorwaarden inzake de verhandeling van dieren moeten in overeenstemming zijn met het KB van 27 april 2007.
Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht voor de vergunning in te trekken.
De zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven.
De ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden en installaties (kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13 moeten vermede worden.
Men mag geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11.
Indien er zich een cruiseschip aanmeldt dient de bereikbaarheid van de cruiseterminal via het Steenplein optimaal verzekerd te worden. Heden is er nog geen cruise aangemeld.
Leveren en plaatsen van materiaal volgens order B300857.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Er dient ten alle tijden 4m vrije doorgang (breedte en hoogte) voorzien zijn voor de wagens van brandweer.
Voorwaarden ter bescherming tegen brand- en paniekrisico's:
- De organisator dient de standaardvoorwaarden, die hij of zijn vertegenwoordiger heeft aangeduid in de evenementenaanvraag, en dat bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
- Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Afwijking op standaardvoorwaarden aangaande het plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg of een publiek toegankelijk terrein.
- De droge stijgleiding aan de Kathedraal moet vlot bereikbaar blijven voor brandweer, de zone naar deze leiding en er rond moet volledig vrij blijven.
- De kramen ter hoogte van Grote Markt 30 tot en met 32 mogen per uitzondering geplaatst worden naast het boompje, op voorwaarde dat de kramen niet op de rijbaan komen te staan en volledig op de stoep blijven staan.
- De kramen ter hoogte van Grote Markt 36 ("De Valk") tot en met Grote Markt 40 mogen per uit-zondering geplaatst worden op de rijbaan op minder dan 4 m van de boordsteen op voorwaarde dat er een vrije doorgang wordt voorzien van minstens 4 m breed en 4 m hoog op de rijbaan voor de kramen en een vrije doorgang van minstens 4 m breed tussen de kramen ter hoogte van Grote Markt 44 .
Het opstellen van gasflessen dient te voldoen aan de Code van gemeentelijke politiereglementen van Antwerpen (politiecodex), Hoofdstuk 3, afdeling 6bis. advies (4) BW/BA/2012/E.00051.A1.0009
Extra voorwaarden: massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
Er is geen bezwaar om dit evenement te laten plaatsvinden, indien aan de voorwaarden vervat in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan.
Conform aan dit collegiaal besluit dient i.v.m. de reiniging en verwijdering van afvalstoffen bij feestelijkheden ingericht door derden, een borgsom gestort.
De kosten voor de opkuis van dit evenement worden geraamd op € 2.066,00 zodat een zelfde bedrag als borg lijkt aangewezen. Dit bedrag mag gestort worden op rekeningnummer BE53 0961 1004 0053 met de volgende mededeling: +++713/2011/06021+++. De borg dient uiterlijk betaald op 18/7/2013.
Er is eveneens geen bezwaar mits volgende voorwaarden worden opgelegd:
• Geen schade wordt aangericht aan openbaar groen;
• Alle zwerfvuil, afkomstig van deze manifestatie, dient onmiddellijk na afloop te worden opgeruimd;
• Alle eventuele schade dient te worden vergoed.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Rubensmarkt, zoals hierboven beschreven, op donderdag 15 augustus 2013 in de Antwerpse binnenstad goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college beslist de Antwerpse Stadstrommelaars af te vaardigen tijdens de fakkeltocht op maandag 12 augustus 2013. De vergoeding van het korps wordt betaald door vzw Promotie stad Antwerpen.
Het college beslist de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel af te vaardigen voor de prijsuitreiking in het stadhuis.
Het college keurt de prijsuitreiking van de Rubensmarkt, gevolgd door een receptie, in het stadhuis op donderdag 15 augustus 2013 om 17.00 uur goed en vaardigt hiervoor de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel af.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF |
|
| LP/OO/EV |
|
| MC/EFP | Verzending van een brief aan alle handelaars op de evenementensite, met informatie over de Rubensmarkt en de inplanting van de kramen ten opzichte van de terrassen. |
| SW/B&O/MW1 |
Verwijderen van de paaltjes tussen de Wisselstraat en de Grote Markt van 15 augustus 2013 om 7.00 uur tot 23.00 uur, dit om tijdens het evenement een aanrijroute voor de hulpdiensten via de Wisselstraat te garanderen. |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Mauquoy Medal Company NV |
103,95 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005074236 |
|
Stads-en buurtonderhoud/ |
2066,00 EUR |
nvt |
nvt |