2013_DCBE_00191 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - Normale bestellingen op exploitatiebudget voor een bedrag van 5.500,00 EUR tot en met 22.000,00 EUR zonder btw. Lijst bestelbons. - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 282, §2, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegdheden, die door andere overheden werden opgedragen, kan overdragen aan de districtscolleges, voor zover de regel die het college deze bevoegdheid toewees, het college daartoe machtigt.

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 19 december 2008 (jaarnummer 17254) besloot het college om te starten met een samenwerking tussen stad en OCMW op het vlak van aankoop.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Dienstnota “Bestellen en betalen binnen de stad” bepaalt dat voor normale bestellingen tussen 5.500,00 EUR en 22.000,00 EUR exclusief btw op het exploitatiebudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.

Uit gegevens van de stadsmonitor blijkt dat er in de wijk Oud Berchem een groot tekort is aan plaatsen waar kinderen zich kunnen uitleven (natuur, speelterreinen, etc). Het stedelijk wijkoverleg en de jeugddienst hebben in het najaar van 2012 via een onderzoek gepeild naar hoe kindvriendelijk kinderen en bewoners van Oud Berchem hun wijk vinden. Dit resulteerde in een uitgebreid inspraakdossier, dat kan dienen als leidraad of inspiratiebron bij toekomstige ingrepen in het openbaar domein.

De jeugddienst vroeg aan vier bedrijven offerte aan om, op basis van dit inspraakdossier en eigen bijkomend onderzoek, een speelruimteplan op te maken voor de wijk Oud Berchem. Dit speelruimteplan moet voldoen aan volgende voorwaarden: het bestaande en gewenste speelweefsel in kaart brengen, de knelpunten en potenties in kaart brengen en ideeën, concepten en oplossingen aanreiken met referentiebeelden. Voor de gunning werden volgende criteria vooropgesteld: 30% op de prijs, 70% op de inhoud.

Er werd offerte gevraagd aan Kind en Samenleving vzw (K&S), Pedagogisch Instituut J.L. Vivès (Vivès), OBB ingenieursbureau en De Speelconsulent. OBB ingenieursbureau en De Speelconsulent reageerden niet. Zowel K&S als Vivès leverden een uitgebreide offerte. Vivès vraagt voor de opmaak van het speelruimteplan 5.350,00 EUR, K&S vraagt 6.500,00 EUR. Beide organisaties zijn vrijgesteld van btw. De dossiers werden grondig inhoudelijk beoordeeld door de jeugdconsulent en de speelambtenaar van de stedelijke jeugddienst. We kiezen voor K&S omwille van hun sterke dossier: ze beantwoorden zeer gericht aan alle inhoudelijke vragen, ze leveren een duidelijke en gedétaileerde fasering, hebben veel goede referenties in grootstedelijke context en gekwalificeerd personeel. Vivès heeft veel minder projecten op zijn palmares, eerder in landelijke gebieden. Ze vragen bovendien nog veel personeelsinzet van het district bij het bijkomende onderzoek. Hun aanpak werd eerder vaag omschreven.