2013_DCDE_00302 - Jeugddienst Deurne - Halloweenfeest 2013 - Goedkeuring

Binnengemeentelijke decentralisatie
Met het collegebesluit van 16 maart 2000, jaarnummer 3984, en bij gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2000, jaarnummer 619, werden de bevoegdheden van de districten bepaald. Met het collegebesluit van 9 oktober 2002, jaarnummer 11543, en het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2002, jaarnummer 2307, werden een aantal bevoegdheden van de districtsbesturen verder verfijnd. In de zitting van 16 maart 2000, jaarnummer 3984, besliste het college van burgemeester en schepenen het lokaal beleid inzake jeugd en senioren over te dragen naar de districten.

Tussen 2004 en 2009 organiseerde de jeugddienst verschillende keren met succes een groot Halloweenfeest. In 2011 werd dit herhaald met opnieuw een groot succes. De jeugddienst wisselt jaarlijks tussen een Halloweenfeest en het Winterfeest Villa Freeze & Co.

Tijdens het Halloweenfeest worden tal van activiteiten georganiseerd voor kinderen, tieners en jongeren vanaf 4 jaar. Ook ouders, grootouders en buurtbewoners zijn welkom. Voor elke leeftijdsgroep is er iets te beleven in het Halloweenthema. De jeugddienst organiseert workshops, knutselworkshops, een griezel lasershoot en een Halloweenkermis.

Voor dit Halloweenfeest werkt jeugddienst Deurne samen met partners uit de buurt, lokale jeugd- en sportverenigingen. Zij krijgen de kans om hun eigen vereniging in de kijker te zetten.

Voor kleine onverwachte uitgaven wordt een beroep gedaan op een voorschot. Hiervoor wordt verwezen naar dienstnota ‘Voorschotten voor kleine uitgaven’ (D2005.074).

De activiteiten worden begeleid door animatoren. De onkosten die deze animatoren maken worden vergoed. Hiervoor worden er aparte nominatieve bestelbons opgemaakt. Betaling van de forfaitaire onkosten gebeurt aan de hand van prestatielijsten.

Voor het decormateriaal wordt een beroep gedaan op Alter-Ego. Hiervoor werd een offerte gevraagd aan volgende bedrijven:

• Groen-land decor bvba: kunnen niet aan de aanvraag voldoen;
• Phixion Creation: kunnen niet aan de aanvraag voldoen;
• Alter Ego-Decor: 714,49 EUR inclusief btw.

Jeugddienst Deurne kiest voor Alter Ego-Decor omdat zij als enige aan de aanvraag kunnen voldoen.

Voor het leveren van het decoratiemateriaal doet de jeugddienst een beroep op vervoersbedrijf TBM. Dit vervoersbedrijf werkt samen met Alter-Ego. Hierdoor gebeurt het vervoer veilig en zijn eventuele beschadigingen tijdens het vervoer voor rekening van de firma. De firma vraagt 453,75 EUR inclusief btw voor dit vervoer. Dit is een exclusieve organisatie goedgekeurd door financieel beheerder.

Voor de warmtepalen werd offerte gevraagd aan volgende bedrijven:

• Ammarent : 484,00 EUR inclusief btw;
• Bumaco: geen reactie;
• Huurland Zele: 725,25 EUR inclusief btw.

Jeugddienst Deurne kiest voor Ammarent omdat ze de goodkoopste zijn.

Voor de Halloweenkermis plaatst de jeugddienst een griezelrodeo, een griezelvangspel en een griezelspringkasteel. Er werd een totaalprijs gevraagd bij:

• Spring King: geen reactie;
• Jan Bogaerts: niet beschikbaar;
• Dries: vakantieperiode;
• Jumpy Springkastelen: enkel griezelrodeo en vangspel beschikbaar.

Er wordt gekozen voor Jumpy Springkastelen, zij kunnen als enige voldoen aan de vraag.

Voor het springkasteel vroeg jeugddienst Deurne opnieuw offerte aan bij:

• Attracties Springrid: 175,00 EUR inclusief btw;
• Jumpfever: 130,00 EUR inclusief btw;
• De Springer: kunnen niet aan onze vraag voldoen.

Er wordt gekozen voor Jumpfever omdat ze het goedkoopste zijn. 

In het gebouw van Ontmoetingscentrum Den Tip organiseert de jeugddienst een lasershoot voor de oudste kinderen. Er werd een totaalprijs gevraagd voor de lasergeweren, decor, licht en geluid en begeleiding. De offerte werd aangevraagd bij:

• The Outsider Club: 1.758,00 EUR;
• Ecco La Luna: konden niet aan onze vraag voldoen;
• V-Formation: 1.050,00 EUR. Zij bieden de lasershoot niet aan in het donker;
• Animotion: 1.114,10 EUR. Zij bieden de lasershoot aan in het donker en volledig aangepast aan de vraag.

Er wordt gekozen voor Animotion omdat zij de lasershoot aanbieden volledig aangepast aan de vraag.

Jeugddienst Deurne biedt workshops aan de kinderen aan. Er werd een totaalprijs gevraagd voor een educatieve workshop over slangen en vogelspinnen waarbij de kinderen de dieren kunnen aanraken. Er werd offerte gevraagd bij:

• Natuur en Wetenschap: kunnen niet aan de aanvraag voldoen;
• Los del Sol productions: kunnen enkel slangen voorzien;
• Exotus Serpenti: kunnen niet aan de aanvraag voldoen:
• ITB Entertainment Group: 950,00 EUR exclusief btw (en reiskosten).

De jeugddienst kiest voor ITB Entertainment Group omdat zij als enige aan de aanvraag kunnen voldoen.

Om het geheel in te kleden laat de jeugddienst grimeurs komen om de kinderen en medewerkers te schminken. De jeugddienst vroeg hiervoor een offerte voor halloweengrime en wondengrime aan bij:

• Grimeerstudio Magic Faces: kunnen niet aan de aanvraag voldoen;
• All 4 services: geen reactie;
• Fun Events: 786,50 EUR inclusief btw.

Er wordt gekozen voor Fun Events omdat zij als enige aan de aanvraag kunnen voldoen.

Wet op overheidsopdrachten
In toepassing van het artikel 26, §1, 1° a, van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde) het bij koninklijk besluit van 15 juli 2011 vastgestelde bedrag van 85.000,00 EUR, niet overschrijdt.

Artikel 26, §1, 1°, a) en f) van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).