2013_CBS_07272 - Sportevenementen 2013 - World Outgames Antwerpen 31 juli 2013 tot 11 augustus 2013. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

In 2009 werd de cofinanciering van de licentieovereenkomst ter waarde van 100.000,00 EUR goedgekeurd.
Voor 2013 voorziet vzw Antwerpen Sportstad een betoelaging van 100.000,00 EUR.

Op 30 november 2007, jaarnummer 16488, nam het college kennis van de aanvraag van Active Company vzw tot het organiseren van de World Outgames in Antwerpen in 2013 en gaf het verschillende diensten opdracht om de ondersteuningsmogelijkheden in kaart te brengen.

Op 11 december 2009, jaarnummer 17894, keurde het college goed dat de vzw World Outgames Antwerpen (WOGA) de World Outgames 2013 in Antwerpen zal organiseren. Ook besliste het college de cofinanciering van de licentieovereenkomst (100.000,00 EUR dienst actieve stad/toerisme en congres) goed te keuren onder een aantal voorwaarden. Op 26 maart 2010, jaarnummer 3626, nam het college kennis van het bedrijfsplan van de vzw World Outgames Antwerpen 2013 met de bevestiging dat aan alle voorwaarden opgesomd in haar besluit van 11 december 2009, jaarnummer 17894, werd voldaan.

De gemeenteraad keurde op 27 mei 2013 de overeenkomst met de vzw World Outgames Antwerpen 2013 voor de organisatie van de World Outgames 2013 in Antwerpen goed (jaarnummer 302).

De vzw World Outgames Antwerpen 2013 organiseert begin augustus 2013 de World Outgames in Antwerpen. De World Outgames, de wereldspelen voor holebi’s, worden om de vier jaar georganiseerd. Ongeveer 6.000 deelnemers nemen het tegen elkaar op in meer dan 30 verschillende sporten. Hiernaast wordt een uitgebreid sociocultureel programma (opening– en slotceremonie, programma in musea, familiedag, theaterfestival, vrouwenprogramma, party’s, …) en een groot congres georganiseerd, met de nadruk op de mensenrechten van holebi’s. De World Outgames zijn eigendom van GLISA, de Gay and Lesbian International Sports Association. De eerste World Outgames werden in 2006 georganiseerd in Montréal. De tweede editie vond plaats in Kopenhagen in de zomer van 2009.

Het evenement zal plaatsvinden van 31 juli tot en met 11 augustus 2013, verspreid over verschillende locaties binnen en buiten de stad. Voor de organisatie werd een vzw opgericht. De stad wordt gevraagd om de stedelijke infrastructuren gratis ter beschikking te stellen en om financieel, logistiek en promotioneel te ondersteunen.

De vzw World Outgames Antwerpen 2013 beschikt over de nodige kennis, ervaring en know-how op het gebied van het organiseren van evenementen in de meest ruime betekenis. De vzw zal instaan voor de algemene coördinatie, organisatie, sponsorrekrutering en een uitgebreide communicatie- en mediacampagne.

Voorwaarde voor de ondersteuning van de stad is uiteraard dat het project met de grootste professionele zorg georganiseerd wordt, met uitgebreide visibiliteit voor de stad. De organisator draagt de financiële verantwoordelijkheid en bezorgde de nodige documenten die de organisatorische en financiële haalbaarheid garanderen. De stad en de vzw Antwerpen Sportstad hebben een ondersteunende/faciliterende rol en stellen zich financieel niet garant indien het project verlieslatend zou zijn (of geannuleerd zou worden).

Dit meerdaags evenement gaat door op verschillende locaties in de stad. Onderstaande activiteiten vinden plaats op de openbare weg of in stedelijke infrastructuren:

Omwille van budgettaire reden werden een aantal deelevenementen geannuleerd:

• Women's Village, voorzien op de parking aan de Cruiseterminal;
• Drag Olympics, voorzien op de Meir;
• Family Day, voorzien in de Kastanjedreef.

De openingsceremonie is verplaatst van de gedempte zuiderdokken naar de parking van de Waagnatie. De locatiewijziging van de openingsceremonie werd pas op 24 juni 2013 beslist door de organisatie. Hierdoor moet het dossier voor deze opening nog de volledige adviesflow doorlopen en zijn er voor dit evenement nog geen adviezen opgenomen in dit besluit. Dit evenement kan enkel doorgaan mits gunstig advies van de betrokken diensten en de organisatie dient dan ook de opgelegde voorwaarden na te leven.

De taxiplaatsen op het Steenplein kunnen van 29 juli 2013, start opbouw van de Rainbow Village, tot en met 18 augustus 2013, einde afbraak van het Bollekesfeest niet gebruikt worden. In overleg met alle betrokken partijen wordt er een oplossing gezocht. Er wordt bekeken of er een mogelijkheid bestaat om een tijdelijke taxiplaats te voorzien.

De World Outgames Antwerpen is een bovenlokaal evenement met een belangrijke sportieve-, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde. Het grote aantal overnachtingen en bestedingen door deelnemers en publiek creëert een rechtstreekse economische return.

De stad krijgt, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). De details zijn opgenomen in de overeenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad van 23 mei 2013.

Het project kadert in het bestuursakkoord, enerzijds door het aantrekken van grote evenementen, anderzijds door het toeristisch belang en het aanspreken van de internationale holebiscène. Het evenement past in de nichestrategie van Antwerpen en van Toerisme Vlaanderen om Antwerpen als holebibestemming op de kaart te plaatsen. Het project kadert bovendien in het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd en in het programma Antwerpen Europese Sporthoofdstad 2013.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.

Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7.5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.