Op 13 april 2012 diende de Rhythm 'n' Run Marathoclub Antwerpen een aanvraag in voor de organisatie van de Rhythm & Run 'runnin' to rock & roll music' marathon. Dit jaar wordt deze marathon georganiseerd binnen de activiteiten van de World Outgames Antwerpen op 11 augustus 2013. Aanvullend hierop organiseert de organisator ervan, Rhythm 'n Run Marathonclub Antwerpen, onafhankelijk van de World Outgames Antwerpen nog een 10-kilometerloop en een kid's run in Antwerpen. De Rhythm & Run 'runnin' to rock & roll music' tien-kilometerloop is een loopwedstrijd van tien kilometer waarin de lopers onderweg worden aangemoedigd door muziekbands. De opbrengst van deze marathon wordt doorgestort aan het kinderkankerfonds. Tijdens de kid's run lopen maximaal 20 kinderen van de Sint-Paulusplaats naar de Grote Markt.
Om 14.00 uur wordt er gestart aan de Cruiseterminal voor de tien-kilometerloop en aan de Sint-Paulusplaats voor de kid's run. Het volgende parcours wordt gevolgd: Cruiseterminal, Ernest Van Dijckkaai, Jordaenkaai, Tavernierkaai, Rijnkaai, Kattendijksluis, Londenstraat, Binnenvaartstraat, Kempenstraat, Asiadok Zuidkaai, Hardenvoort, Viaduct-Dam, Park Spoor Noord, Asiadok Zuidkaai, Kempenstraat, Binnenvaartstraat, Londenstraat, Entrepotkaai, Godefridiuskaai, Vanschoonbekeplein, Falconplein, Vingerlingstraat, Oudemansstraat, Sint-Paulusplaats, Grote Kraaiwijk, Gorterstraat, Vleeshouwersstraat, Zirkstraat, Hofstraat, Oude Beurs, Schoenmakersstraat en dan aankomst op de Grote Markt.
Op hetzelfde moment vindt ook de Closing Party van Antwerp Pride plaats op de Grote Markt. Door het samenvallen van beide evenementen werd er reeds vooraf samengezeten met beide organisatoren. De organisatie van de Rhythm & Run 'runnin' to rock & roll music' dient zich aan volgende afspraken te houden:
De Rhythm & Run 'runnin' to rock & roll music' tien-kilometerloop is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.
Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen, gratis gebruik van terreinen en materialen).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:
De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties. In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.
Het collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afval bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
De dienst toerisme geeft gunstig advies, indien de organisator onderstaande voorwaarden respecteert.
PARKING CRUISETERMINAL:
-De organisatie dient steeds een doorgang te voorzien zodat autocars, hulpdiensten en andere bevoegde personen de kaaizone kunnen bereiken;
-Als de voorkaai (5m-zone langsheen de kaaimuur) gebruikt wordt, dan moet het Gemeentelijk Havenbedrijf toelating te geven. In het belang van de veiligheid van de deelnemers zal die met hekkens afgesloten moeten worden;
-Het is verboden om te parkeren of te leveren op de houten hellingen aan de ingang van de cruiseterminal;
-Alle schade aan het gebouw van de cruiseterminal en aan de parking zal verhaald worden op de organisatie;
-De opkuis dient onmiddellijk te gebeuren aangezien dit een toeristische kernzone is;
-Tijdens het evenement dient de organisatie toezicht te houden om beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen te voorkomen;
-De organisatie dient rekening te houden met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat, de organisatie kan geen enkele schadevergoeding eisen bij een eventuele overstroming;
-Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie Flandria (uitbater van de cruiseterminal) op de hoogte te brengen van het evenement via info@flandria.nu;
-Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie steeds afspraken te maken om voldoende doorgang te voorzien voor de gebruikers van de bagageruimte van de cruiseterminal: Het Werkend Trekpaard (werkendtrekpaard@telenet.be) en Touristram (verhuur@touristram.be).
GROTE MARKT:
-De zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven;
-De ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden en vermijd installaties (kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13;
-Geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11;
-De organisator dient in contact ter treden met de volgende partijen Trolley/Touristram: verhuur@touristram.be, Paardentram: werkendtrekpaard@telenet.be, koetsen Vervoort: info@koetsen-vervoort.be, koets mischa: micha.nizovets@skynet.be.
Alternatieve standplaatsen zijn er op het Steenplein, Suikerrui of Kaasrui (afhankelijk van het evenement en opstelling van de grote markt). Wij vragen wel een inspanning van de organisator om constructief tot een alternatief te komen met deze partijen, zeker wanneer niet de hele markt nodig is voor het evenement. Hou ook rekening met een vrije zone voor de grbuikers van de Grote markt: Touristram, Trolley en Koetsen.
De politie geeft gunstig advies, indien de onderstaande afspraken worden gerespecteerd:
Het college keurt de effectieve organisatie van de Rhythm & Run 'runnin' to rock & roll music' tien-kilometerloop en kid's run, zoals hierboven beschreven, op 11 augustus 2013 op Antwerps grondgebied goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college verleent de organisator, Rhythm 'n Run Marathonclub Antwerpen, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/SR/BIT | het leveren van en het ledigen van de gevraagde vuilniscontainers. |
| LP/OO/EV |
|
| SB/SR/BIT |
het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers; |
| MC |
het verspreiden van een bewonersbrief voor de bewoners rond het parcours. |