2013_CBS_07315 - Bollekesfeest 2013 - Strategisch marketing- en communicatieplan. Mediaplan en uitvoering - Goedkeuring

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een campagne worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren. Het kostenoverzicht van de campagne ziet er als volgt uit: 

Op 7 juni 2013 (jaarnummer 5700) keurde het college de principes voor een campagne rond het Bollekesfeest goed. Het college gaf hierbij aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie de opdracht om op een later tijdstip het kostenoverzicht van de campagne voor te leggen.

Om het volledige programma van het Bollekesfeest bekend te maken opteert de bedrijfseenheid marketing & communicatie een profilerende campagne op te zetten die aansluit bij de sfeer van het evenement waarin Antwerpen het beste van zichzelf geeft en toont. De bedrijfseenheid marketing & communicatie werkte in samenwerking met Zenith Optimedia de overkoepelende campagne en bijhorend mediaplan uit. 

Naast het algemene campagnebeeld worden nog enkele specifieke onderdelen van het programma apart in de verf gezet: 

• de jongerenavond;
  Hiervoor wordt een aparte affiche gemaakt, gericht op jongeren die het specifieke muzikale programma van die avond uitlicht. Deze affiche wordt gericht verspreid op typische locaties voor jongeren (jeugdhuizen, jeugddienst...);
• de voorstelling 'De Ontembare Stad';
  Op basis van het beeld van deze voorstelling wordt een aparte affiche opgemaakt om in specifieke culturele kanalen te verspreiden;
• de Grote Antwerpse Stadsquiz;
  Hiervoor worden voornamelijk digitale kanalen ingezet en een flyer. Men moet vooraf inschrijven en er wordt een apart traject opgezet.

Naast de eigen communicatiekanalen (canvas, Abribus, Adshell Street, DNA ...) worden ook de volgende media ingezet: 

• met Concentra werd een mediaruil uitgewerkt. Op 10 augustus 2013 verschijnt er in de nationale editie van GVA een encartage van 32 pagina's (A5). Daarnaast verschijnen er gespreid over de periode van 22 juli 2013 tot 18 augustus 2013 nog elf advertenties van 1/4de of 1/2 pagina. Deze worden online aangevuld met advertenties op gva.be en she.be (splashpage, sponsorbox, marketingbox, contentbanner en leaderbord) in de periode van 1 tot 18 augustus 2013. Al deze advertenties (zowel in print als online) worden volledig ingevuld door de stad. Daarnaast voorziet Concentra nog een ruim mediaplan met activatie om naar het Bollekesfeest te komen (om onder meer hun stand te bezoeken). Ook dit zal traffic naar het evenement genereren. Deze activatiecampagne bestaat uit printadvertenties op verschillende formaten in GVA, Het Belang van Limburg, Metro (nl) en De Zondag (provincie Antwerpen), online advertenties op gva.be en she.be, aangevuld met hun e-nieuwsbrief, facebook en een spot op Radio Nostalgie. De planning gebeurt zo dat de inlassing van de stad en Concentra, elkaar afwisselen voor een optimaal bereik en bekendmaking van het evenement.
• Met Radio2 werd een mediaruil uitgewerkt. Er wordt door Radio2 een spot opgemaakt die 8 keer nationaal en 20 keer op Radio2 Antwerpen wordt uitgezonden in de periode van 5 tot 18 augsutus 2013. Daarnaast zijn er ook 4 extra promotionele aankondigen voorzien. 
• Coverwrap Metro (provincie Antwerpen). Op 9 augustus 2013 wordt een extra cover van vier pagina's rond Metro voorzien waarin het programma van het Bollekesfeest uit de doeken wordt gegaan. Hier wordt gekozen voor een meer verhalende aanpak en niet zozeer een beeldadvertentie. 
• Het Knack Weekend zomerdossier verschijnt op 24 juli 2013 en focust op alles wat er deze zomer te doen is. Het Bollekesfeest mag hierin zeker niet ontbreken. 
• Online worden de eigen kanalen verder aangevuld met advertenties op Facebook om de doelgroep gericht toe te leiden naar specifieke onderdelen van het programma (quiz, jongerenavond, dans- en sportinitiaties, voorstelling). 
• In horecazaken in Antwerpen en de districten worden 80.000 B-mats verspreid. Dit zijn placemats bedrukt met het campagnebeeld en de troeven van het Bollekesfeest. Mensen die in een taverne of restaurant op hun eten wachten, hebben voldoende tijd om dit even door te nemen. De link met het culinaire luik van het programma van het Bollekesfeest spreekt voor zich.
• In het kader van de overeenkomst met ATV wordt voor het Bollekesfeest zendtijd aangekocht. Drie spots zullen gedurende de hele campagneperiode alternerend in half ritme uitgezonden worden.
• Tot slot zijn er aan deze campagne nog enkele kosten verbonden die zichtbaar zullen zijn op de site, met name de productie van evenementiële vlaggen die de signalisatie ondersteunen, de aankoop van uniek genummerde bonnen en de twitterwall.

Voor de zendtijd op ATV wordt beroep gedaan op de overeenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad van 20 december 2010 (jaarnummer 1684).

Voor de aankoop van de mediaruimte werd gebruik gemaakt van bestek 2010/0237, goedgekeurd door het college op 21 januari 2011 (jaarnummer 449). 

Voor de uitgaven die buiten deze bestekken vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten van 24 december 1993, artikel 17 § 2, 1° a. Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 euro exclusief btw.