2013_CBS_07273 - Sportevenementen 2013 - Wielrennen. Na-Tour Derny Criterium & Red Star Run. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De subsidie waarvan sprake wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

Derny Events bvba, De Schans 4 bus 1, 2140 Borgerhout vraagt aan het college de toelating om op woensdag 31 juli 2013 het sportevenement Na-Tour Derny Criterium te organiseren in de Antwerpse binnenstad. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad.

Het college besliste op 31 mei 2013 (jaarnummer 5345) dat voor deze editie 40.000,00 EUR subsidie wordt uitgekeerd. Deze toelage wordt uitbetaald door de vzw Antwerpen Sportstad.

Derny Events bvba organiseert op woensdag 31 juli 2013 voor de 15^de maal het Na-Tour Derny Criterium. In het verleden vond dit telkens plaats in de Antwerpse binnenstad maar door de heraanleg van de Oude Koornmarkt en de Suikerrui in 2012 moest er worden uitgeweken naar een nieuwe locatie. Dat is de omgeving rond het MAS geworden. Na de geslaagde editie van vorig jaar besloot de organisatie om op die locatie te blijven.

Het parcours van deze wielerwedstrijd ziet er als volgt uit: Godefriduskaai - Zeevaartstraat - Oude Leeuwenrui - Van Schoonbekeplein - Godefriduskaai.

Samen met de wielerwedstrijd vindt ook de Red Star Run plaats. Deze loopwedstrijd heeft het volgende parcours: Nieuwpoortkaai-Sint-Aldegondiskaai-Van Schoonbekeplein-Brouwersvliet-Oude Leeuwenrui-Ankerrui-Entrepotkaai-Godefriduskaai.

Het programma van die dag ziet er als volgt uit:

• 15.00 uur - 15.30 uur   publiciteitskaravaan;
• 15.45 uur - 16.45 uur   voorstelling renners;
• 17.00 uur - 17.30 uur   eerste reeks Derny;
• 17.35 uur - 17.50 uur   publiciteitskaravaan;
• 18.00 uur - 18.30 uur   tweede reeks Derny;
• 18.45 uur - 19.45 uur   Red Star Run;
• 20.00 uur - 20.40 uur   finale Derny;
• 20.45 uur - 21.00 uur   huldiging podium.

De opbouw start op dinsdag 30 juli 2013 en de afbraak start meteen na afloop van het evenement.

Naast de goedkeuring van bovenstaand programma en het gebruik van de vermelde straten vraagt de organisatie tevens het volgende: 

• de toelating om een podium te plaatsen op de Hanzestedenplaats;
• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen langs het parcours;
• het inrichten van een vip-zone naast en voorbij de aankomst;
• het aanbrengen van luidsprekers aan lantaarnpalen;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• verspreiden van affiches in stadsgebouwen;
• inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor het afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement, visuele aanwezigheid op de site, bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingever) in samenwerking met de organisatie en begeleiding van de Red Star Run door het fietsteam;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• toelating voor het plaatsen van een groot scherm;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen (twee km) en vlaggen (inclusief plaatsen en afbreken), het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening;
• inzet van stadsreiniging voor het reinigen van de site en het parcours voor het evenement, het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor het geven van de start, de prijsuitreiking op het podium en het vip-arrangement in zaal Stuurboord. 

Het Na-Tour Derny Criterium is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 23 augustus 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.