2013_CBS_04125 - Organisatie en logistieke ondersteuning - OckxFest - 3 mei 2013 - Waagnatie - Goedkeuring

Op 15 december 2012 diende OckxFest vzw, Van Schoonbekestraat 112 te 2018 Antwerpen, een aanvraag in voor de organisatie van OckxFest op 3 mei 2013 in en rond Waagnatie, Rijnkaai 150 te 2000 Antwerpen.

OckxFest Antwerpen is een Antwerps DJ-festival dat 10 jaar geleden zijn oorsprong kende in het hartje van de Antwerpse studentenbuurt. Tijdens dit festival zet de organisator een hoop Antwerps jong dj -en producerstalent in de kijker, naast enkele grote(re) namen uit de elektronische muziekwereld. Met dit festival willen ze de Antwerpse studenten en jeugd kennis laten maken met alternatieve stijlen binnen de elektronische muziek.

Om hun tiende verjaardag te vieren wordt er dit jaar naast het festival ook een indoor OckxFest birthday-party gehouden voor een beperkter publiek. 

Het festival verhuist dit jaar naar het terrein van de Waagnatie, waar tot 23.00 uur ’s avonds het klassieke OckxFest-festival doorgaat, dit jaar in een speciale verjaardagssfeer. Vanaf 23.00 uur wordt de Waagnatie omgevormd in een OckxFest Birthday om verder de nacht in te gaan.

Omwille van de stijgende uitgaven voor veiligheid en logistiek ziet de organisator zich genoodzaakt om een bijdrage van 5,00 euro per persoon te vragen voor het festival of 10,00 euro voor het festival en de indoor birthday party achteraf.

Programma

Dag- festival: DJ-optredens op 2 podia tussen 14.00 en 23.00 uur:

• hoofdpodium outdoor met house, techno en aanverwanten;
• bass stage in de Waagnatie met dubstep en drum and bass.　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

 Avondfeest tussen 23.30 en 05.30 uur:

• diverse DJ-optredens in de Waagnatie in het teken van de diverse stijlen die OckxFest de voorbije 10 jaar bracht.

De opbouw start op 2 mei 2013 om 07.00 uur en de afbraak is voorzien op 4 mei 2013. 

Afspraken in verband met algemene veiligheid
De organisator heeft een veiligheidsdossier opgesteld dat op de AGEV-vergadering van 22 februari 2013 is toegelicht. Bijzondere maatregelen die de organisator in zijn draaiboek heeft opgenomen:

• verschillende armbandjes (schenken alcohol) voor +16 jaar en + 18 jaar;
• rugzakcontrole aan ingang op glas, blik, ...;
• rond het terrein worden herashekken geplaatst met een dubbele rij hekken aan de waterkeringsmuur om overklimmen te voorkomen;
• op basis van het aantal nooduitgangen is het maximum aantal toegelaten personen 5.500 voor de 2 hallen samen. De organisator verbindt zich ertoe slechts 4.500 personen toe te laten;
• naast het hoofdpodium buiten, wordt een zone van 46 lopende meter vrijgehouden als nooduitgang;

• aan de noordzijde kan de reguliere in- en uitgang ten allen tijde gebruikt worden als nooduitgang. De publieke strook ten westen van de waagnatie is 15 meter breed;

• de verkoop van de avondtickets gebeurt via een voorverkoopsysteem zodat de organisator perfect weet hoeveel aanwezige personen ze tijdens het avondfeest kunnen verwachten.

Aantal toegelaten personen:
het festivalterrein dat toegankelijk is voor het publiek heeft een indoorcapaciteit van 5.500 personen.

Het maximum aantal bezoekers dat zich op hetzelfde moment outdoor mag bevinden, bedraagt 11.100. De organisator zal een maximum aantal personen toelaten van 14.500 overdag en 4.500 's avonds. Het verwachte aantal personen ligt tussen de 12.000 en 13.000.

Voor aanvang van het festival op 3 mei 2013 omstreeks 10.00 uur zal er een veiligheidsrondgang plaatsvinden.

Overgang van dag- naar avondfeest
Het dagfestival eindigt om 23.00 uur. Het concept dat voor dit onderdeel uitgewerkt werd is gericht op het jongere deel van het doelpubliek. Het avondfeest gaat door in Hal 1 en Hal 2 en start tussen 23.30 uur en 23.45 uur. Het concept van de avond is  gericht op de oudere OckxFest bezoeker. Om de overgang naar het avondgedeelte indoor goed te laten verlopen, wordt volgend stappenplan gevolgd:

Om de bezoekers van het avondfeest die reeds aanwezig zijn op het dagfestival maximaal te informeren krijgen deze personen bij het afhalen van hun toegangsbandje een infoformulier met een duidelijke uitleg waar zij zich kunnen aanmelden vanaf 22.50 uur. Daarop staat duidelijk aangeduid naar welke deuren zij zich kunnen begeven om toegang te krijgen tot de gecreëerde bufferzone (hal 1 en eventueel afdak).              
Naast de extra flyer met betrekking tot de switch die de bezoekers met een avondticket bij de inkom krijgen, worden deze ook overdag via verschillende LED schermen en signalisatie op het terrein geïnformeerd om zich omstreeks 23.15 uur naar Hal 1/het afdak te begeven.

Afspraken betreffende afval

Afval op het festivalterrein

De organisator voorziet voldoende vuilnisbakken (145 kleine afvalbakken van 240 liter en 40 grote afvalcontainers van 1.100 liter) op het festivalterrein die tijdens het festival geledigd zullen worden. Er wordt ook met een werfcontainer gewerkt. Deze vuilnisbakken worden duidelijk aangeduid.
Glas en blik zijn niet toegelaten op het festivalterrein. Dit is opgenomen in de communicatie. Aan de ingang van het festivalterrein wordt door 8 securityagenten gecontroleerd op glas en blik. Bovendien wordt aan de ingang van het terrein ook signalisatie geplaatst met betrekking tot deze regel.
De organisator werkt ook met afvalmedewerkers op het festivalterrein. Deze richten zich vooral op etensresten, bekers en het sensibiliseren van de bezoekers.

Afval naast het festivalterrein

Om de afvaloverlast naast het festivalterrein te beperken worden er ook vuilnisbakken buiten het festivalterrein geplaatst tegen de kaaimuur, grenzend aan de Rijnkaai.
Het is voor bezoekers ook verboden om afval (drank of eten) mee naar buiten te nemen. Hierop wordt aan de uitgangen gecontroleerd door security en stewards. Aan alle uitgangen worden bovendien afvalcontainers geplaatst. Op die manier blijft al het afval binnen het festivalterrein en wordt de overlast voor de buurt beperkt.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Volgens de gemeentelijke politiereglementen moeten deuren in de uitgangswegen ofwel in beide richtingen ofwel in de vluchtzin opendraaien. In zijn berekening van het totaal aantal toegelaten personen heeft de organisator twee sectionale poorten meegerekend als nooduitgang en heeft daarom een afwijking gevraagd aan de brandweer. Brandweer geeft ongunstig advies op de afwijkingsvraag voor het gebruiken van deze poorten als uitgang. Op het AGEV overleg is echter overeengekomen dat er toch kan akkoord gegaan worden met het voorstel van de organisator en de alternatieve veiligheidsmaatregelen indien de organisator garandeert dat al deze veiligheidsmaatregelen uitgevoerd worden en dat de werking van de poorten op voorhand wordt gecontroleerd (nazicht dat de opening onder druk vlot verloopt).

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,4 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.