Op 22 februari 2013, diende de vzw Children of Europe, Amerikalei 183/9 te 2000 Antwerpen, een aanvraag in om het Pools-Vlaams Meifeest te organiseren in Park Spoor Noord op 12 mei 2013.
Het Pools-Vlaams Meifeest is een jaarlijks evenement dat reeds voor de derde maal georganiseerd wordt. Het evenement is toegankelijk voor iedereen en wil bijdragen aan de integratie van de verschillende bewonersgroepen in de buurt. Er wordt live muziek gespeeld tussen 13.00 uur en 21.00 uur en er worden lokale hapjes en drankjes verkocht.
De organisatie verwacht een vijfhondertal bezoekers en vraagt uitgebreide logistieke ondersteuning aan de stad Antwerpen.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,2 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Gunstig mits standaardvoorwaarden.
Gunstig op basis van de orderbevestiging B301857 verzonden op 5 april 2013.
Gunstig mits standaardvoorwaarden.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op- en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme natte weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgeen dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen) onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Gunstig mits standaardvoorwaarden.
Het college keurt de effectieve organisatie van het Pools-Vlaams Meifeest, zoals hierboven beschreven, op 12 mei 2013 in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | logistieke ondersteuning bieden volgens orderbevestiging B301857 |