2013_CBS_01231 - Stedelijk bedrijfsvastgoed. Haalbaarheidsonderzoek invulling kasteel Schoonselhof - Bestek PO/2012/179. Prijsvraag. procedure en gunning - Goedkeuring

De uitgave bedraagt 13.370,50 EUR (inclusief 21% btw) en zal verrekend worden op het explotatiebudget. Er is voldoende budget beschikbaar.

Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Beschermd erfgoed

Op 18 november 1991 werd het kasteel Schoonselhof als monument beschermd. Dit impliceert dat de instandhouding, het onderhoud en het herstel van het onroerende goed bij wet vereist is. 

De Monumentenwacht Vlaanderen vzw is een onafhankelijk orgaan dat openbare besturen en private eigenaren van beschermd erfgoed adviseert en bijstaat door regelmatige controle van de bewaringstoestand van het erfgoed.
Na herhaaldelijke controle van het Kasteel Schoonselhof in 2002 en 2006, werden dringende aanbevelingen geformuleerd om op korte termijn renovatie – en restauratiewerken uit te voeren. Deze restauratiewerken zijn tot 80% subsidieerbaar door de Vlaamse overheid.
Uit de onderhoudsplanning opgemaakt door patrimoniumonderhoud, blijkt dat de conditiestaat van het gebouw momenteel reeds relatief slecht is. Indien investeringen uitblijven, zal de waardevermindering van het vastgoedkapitaal van de stad Antwerpen exponentieel toenemen. De verwachte leegstand kan de teloorgang versnellen.

De afdeling Onroerend erfgoed van de Vlaamse overheid kondigde aan dat vanaf 2014 een wijziging in de subsidieregeling wordt voorzien. De stad Antwerpen riskeert hierdoor verlies van een subsidieaandeel van ongeveer 1,75 miljoen euro voor dit project. Om nog te kunnen genieten van de oude regeling moeten restauratiedossiers ten laatste voor eind 2013 bij de subsidiërende overheid worden ingediend. Voor de opmaak van het subsidiedossier zijn een aantal voorafgaande studies vereist. De te doorlopen procedure werd uitgezet op een tijdslijn. De resultaten van de vooronderzoeken zijn bij voorkeur gekend bij de aanstelling architect voor de restauratie.

Functie-invulling
Op 24 december 2010 (jaarnummer 16350) besliste het college dat de diensten van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud die momenteel gehuisvest zijn in het kasteel Schoonselhof zullen verhuizen naar de gerestaureerde Neerhoeve. Indien kasteel Schoonselhof hierdoor een tijd leegstaat, kan de teloorgang versneld toenemen.

Op 12 oktober 2012 (jaarnummer 10622) besliste het college om het gebruiksrecht en de verantwoordelijkheden van het Leerhuis in het Nachtegalenpark over te dragen aan het autonoom gemeentebedrijf stedelijk onderwijs. Het Leerhuis zal omgevormd worden tot een kleuterschool in kader van het capaciteitstekort van het kleuteronderwijs. Hierdoor is het leerhuis niet langer beschikbaar voor opleidingen voor de diensten van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud en voor specifieke opleidingen ‘locatie in afzondering’.

De stad Antwerpen wenst te onderzoeken op welke wijze een zinvolle invulling kan gegeven worden aan beschermd erfgoed met een representatief karakter in het bijzonder het kasteel Schoonselhof. De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud stelt naar aanleiding van de exploitatie van den Bell vast dat vanuit de markt regelmatig vraag is naar accommodatie voor vergaderingen en opleidingen voor grotere groepen. De locatie in afzondering van de normale werkomgeving kan ook voor opleiding binnen de stad een extra troef zijn.

De haalbaarheidsstudie heeft als doel het bepalen van haalbare randvoorwaarden voor een succesvolle kostenefficiënte exploitatie. 

Er dient onderzocht te worden wat de impact is van de ligging van op een begraafplaats voor de potentiële invulling. Op welke termijn is een rendabele exploitatie haalbaar, zodat de investering kan worden terugverdiend? De resultaten van het onderzoek moeten de stad Antwerpen in staat stellen een ‘juist’ programma van eisen op te stellen voor de restauratie van het kasteel Schoonselhof, in functie van het later gebruik en opdat flexibel kan ingespeeld worden op functionele en financiële behoeften van de stad en de markt.

Na afstemming werden de op te leveren resultaten bijgestuurd. De bestaande studie uit 2006 blijkt geen dubbel lopend onderzoek te zijn. De haalbaarheidsstudie levert een overzicht van diverse herbestemmingsscenario’s. Voor de meest haalbare invullingen worden kritische succesvoorwaarden in beeld gebracht met bijhorende financiële doorrekening van kosten en baten in een tijdsbestek van ongeveer 30 jaar, met focus op de eerste 10 jaar van de exploitatie.

Op 29 oktober 2012 werden de volgende firma's verzocht een offerte aan te bieden:

• Red Concepts - Amsterdam;
• Rebel Group - Antwerpen;
• Idea Concepts - Brussel;
• Horeca Partners - Antwerpen;
• Buck Consultants - Zaventem.

Op 12 november 2012 dienden Horeca Partners en Idea Consult een voorstel in.

De prijs van de gunstigste offerte (28.737,50 EUR) was ruim boven de vooropgestelde raming en de opdracht kon niet opgeleverd worden binnen het gevraagd tijdsbestek.

Op 4 december 2012 vond een onderhandelingsgesprek plaats met beide inschrijvers en ondersteuning van een onderhandelingsexpert van de gemeenschappelijke aankoopcentrale. De stad Antwerpen vroeg beide inschrijvers om de opdracht in te perken tot het strikt noodzakelijke. 

Na deze onderhandeling werd op 7 december 2012 door beiden firma's een nieuwe definitieve offerte ingediend.

De offertes werden door patrimoniumonderhoud administratief nagezien.

De offertes werden beoordeeld op basis van de volgende gunningscriteria:

1.    Kwaliteit van dossier met daarin visie en bijhorend plan van aanpak en bijhorende timing  (40 punten):

Het dossier dient minimum de volgende elementen te bevatten:

• bondige omschrijving van uw visie;
• voorstel samenstelling en rol van het adviesteam met opgave van specifieke expertise van elk teamlid;
• plan van aanpak;
• te verwachten resultaten;
• timing en prijsraming van het onderzoek.

2.    De prijs  (50 punten):

De prijsopgave dient volgende elementen te bevatten:
Totale prijs voor uitvoering van de opdracht (50 punten)
Louter informatief (0 punten)

• Prijs per uur in euro;
• Prijs per mandag (= 8 uur) in euro.

 3.    De relevante referentieprojecten  (10 punten)

Verplichte opgave van minimum 3 referenties aangaande gelijkaardige/gelijkwaardige  opdrachten.

Het betreft referenties uitgevoerd door de inschrijver en de in dit project ingetzette medewerkers met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke diensten in de laatste 5 jaar  met vermelding van bedrag, duurtijd van de opdracht, de datum en een precieze omschrijving van de geleverde diensten en het opgeleverd resultaat, geattesteerd door de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor ze bestemd waren.

Beide offertes werden door patrimoniumonderhoud administratief nagezien en regelmatig bevonden.

Op basis van een gedetailleerde offertevergelijking, waarvan vergelijkingstabel in bijlage wordt toegevoegd aan dit besluit, wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan Idea Consults op basis van de definitieve offerte van 7/12/12.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.