2013_CBS_01117 - Bestek GAC/2012/1637 - Hotelboekingsmodule voor www.visitantwerpen.be. Bestek, procedure en gunning. - Goedkeuring

De uitgaven worden verrekend op de dienstjaren 2013, 2014, 2015, 2016 en 2017.

In het eerste jaar wordt afgenomen: integratie van de module, implementatietraject en SLA. In de daarop volgende jaren wordt afgenomen: SLA en onderhoud van de module.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

Voor het implementeren en onderhouden van een hotelboekingsmodule voor www.visitantwerpen.be werd een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uitgeschreven. De reden om de opdracht uit schrijven is de volgende.

Om de dienstverlening naar bezoekers vooraf, tijdens en na hun reis naar Antwerpen zo optimaal mogelijk te laten verlopen voert Actieve Stad / Toerisme en Congres (ACT/TNC) een online marketingstrategie uit. Deze strategie bepaalt dat bezoekers kwalitatieve en correcte informatie kunnen vinden op de online kanalen zoals www.visitantwerpen.be. Binnen de online strategie neemt ACT/TNC verschillende opdrachten op. Van informatieverstrekking voor bezoekers tot intermediëren naar professionele groepen tot het te koop aanbieden van toeristische producten (brochures, maar ook logies).

 ACT/TNC heeft immers een aantal opdrachten die dit vereisen:

-          het uitsluiten van niet-vergunde logies in promotie- en communicatiekanalen zoals bepaald door het Departement
           Internationaal Vlaanderen dat de vergunningen en comfortindelingen bepaalt;
-          het aanbieden van correcte informatie over comfortclassificaties van logiesaanbiedingen;
-          het intermediëren voor event- en congresorganisatoren bij het organiseren van evenementen binnen de stad;
-          het intermediëren voor groepsreizigers bij het vinden van een betaalbaar en kwalitatief logies;
-          het ontvangen van internationale reisindustrie en media.

Om deze opdrachten professioneel te organiseren heeft Antwerpen Toerisme en Congres besloten om niet door te verwijzen naar commerciële verkoopskanalen voor logies (bv. Booking.com die zich niet houdt aan bovenstaande vereisten rond comfortclassificatie en vergunningen), maar zelf een leverancier aan te duiden die via specifieke software de verkoop van logies aan groepen, individuelen, professionele reisindustrie en media organiseert. 

Voorafgaand is aan cel Visum van Financiën toestemming gevraagd om het bestek GAC/2012/1637 en procedure samen met het voorstel tot gunning aan het College voor te leggen omdat ACT de module per 1 maart 2013 online wenst te hebben. Bij bericht van 5 december 2012 is cel Visum hiermee akkoord gegaan.

Op 14 december 2012 is aan volgende firma's gevraagd om een offerte in te dienen:

Op 10 januari 2013 werd de offerte van volgende firma geopend:

Stardekk, Altenastraat 2, 8310 Sint-Kruis (Brugge), met ondernemingsnummer BE 0474.598.036.

De technische bekwaamheid van de inschrijver is beoordeeld aan de hand van een lijst met minimaal drie referenties van gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar. Inzake de kwalitatieve selectie werd de inschrijver geschikt bevonden.

De offerte werd door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offerte werd regelmatig bevonden, na aanvulling door de inschrijver van het mandaat van ondertekening.

Op 15 januari 2013 is de inschrijver gevraagd om realistische en marktconforme prijzen op te geven voor de posten waar een nul-prijs was gegeven. Op dinsdag 29 januari 2013 heeft Stardekk een nieuwe offerte ingediend met als totaalprijs (op jaarbasis) 8.496 EUR excl. BTW. Op woensdag 30 januari 2013 is onderhandeld over de prijs waarna de inschrijver zijn jaarprijs voor het service level agreement heeft verlaagd met 660 EUR excl. BTW. Over het hele contract (4 jaren) beschouwd, is dat een mindering van 4 x 660 = 2.640 EUR excl. BTW of 3.194 EUR incl. BTW. De nieuw geboden totaalprijs (op jaarbasis) is 7.836 EUR excl. BTW.

De beoordeling van de offerte aan de hand van de gunningscriteria levert de volgede scores op:

DEEL I: GUNNINGSWIJZE

In toepassing van het artikel 17, paragraaf 2 ten 1° a, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde), het bij Koninklijk Besluit van 20 juli 2000 vastgesteld bedrag van 67 000 EUR, niet overschrijdt.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.

In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

DEEL II: KWALITATIEVE SELECTIE

In toepassing van artikel 68 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kiest de aanbestedende overheid uit die dienstverleners die aan de in artikelen 69 tot 73ter van hetzelfde besluit gestelde kwalificaties voldoen de gegadigden die ze uitnodigt een offerte in te dienen {OF} deel te nemen aan de onderhandelingen, op grond van de inlichtingen betreffende de eigen situatie van de dienstverlener en van de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen waaraan hij moet voldoen.

DEEL III: TECHNISCH NAZICHT

In toepassing van artikel 110 paragrafen 2 en 3 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kan de aanbestedende overheid offertes als onregelmatig en derhalve onbestaande beschouwen, indien zij abnormale prijzen bevatten, enig voorbehoud inhouden, of bestanddelen bevatten die niet met de werkelijkheid overeenstemmen. Vooraleer de aanbestedende overheid evenwel een offerte afwijst, wegens haar blijkbaar abnormale eenheidsprijzen of totaalprijzen, verzoekt zij de betrokken inschrijver per aangetekende brief hierover de nodige schriftelijke verantwoordingen te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen.