2013_CBS_01233 - Bestek GAC/2012/1551 (PO/35511180). Herinrichting dienst Toerisme en vzw Prospekta - Gunning - Goedkeuring

Het college keurde op 14 december 2012 (jaarnummer 13077) het principe van prefinanciering van het investeringsbudget voor deze opdracht door de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud goed en stelde dat de compensaties dienen te gebeuren tussen de verschillende beleidsdomeinen met de begrotingswijziging 2013, respectievelijk voor de dienst toerisme van de bedrijfseenheid actieve stad voor een bedrag van 155.000,00 EUR en voor het aandeel van de vzw Prospekta via het bedrijf cultuur en sport voor een bedrag van 45.000,00 EUR.

Omwille van de voorgeschiedenis van de te verbouwen panden, wordt een percentage van 20 procent op het gunningsbedrag vastgelegd voor de overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden. De panden werden reeds meerdere malen verbouwd, onder andere tot een bank. Bovendien zijn deze panden monumenten.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor de opdracht 'Herinrichting dienst Toerisme en vzw Prospekta' werd openbare aanbesteding GAC/2012/1551 uitgeschreven. Op 24 januari 2013 dienden de volgende firma’s een offerte in:

• Artez bvba, Donckstraat 28 te 2321 Hoogstraten, met ondernemingsnummer 0809.919.415;
• Coordinat-ed bvba, Frans Halsvest 51 te 2800 Mechelen, met ondernemingsnummer 0451.296.656;
• Buyse bvba, Spieveldstraat 19 te 9160 Lokeren, met ondernemingsnummer 0438.710.709;
• Renovatiebouw Van Broeckhoven nv, Bremboslaan 7 te 2970 Schilde met ondernemingsnummer 0419.886.769;
• Ramast Bouw nv, Indrustrieweg 17 te 3190 Boortmeerbeek, met ondernemingsnummer 0461.471.461;
• Laureyssens bvba, Steenborgerweert 20 te 2060 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0403.838.120.

Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van de volgende inschrijvers werden onregelmatig bevonden:

• Artez bvba
  De firma voegde het document van artikel 30, tweede lid, 1° van het Koninklijk Besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, niet bij haar offerte. Het betreft het document dat verwijst naar het veiligheids- en gezondheidsplan (VGP) en waarin de firma beschrijft op welke wijze ze het bouwwerk zal uitvoeren om rekening te houden met dit VGP. Op 25 januari 2013 nodigde het bestuur de veiligheidscoördinator uit de offertes met betrekking tot het VGP te beoordelen. Het advies werd dezelfde dag per mail en op 30 januari 2013 per aangetekende zending door het bestuur ontvangen. In het advies wordt gesteld dat de inschrijving niet in overeenstemming is met de bepalingen van artikel 30, tweede lid, 1° van het vermelde Koninklijk Besluit en derhalve onregelmatig is. Het bestuur onderschrijft deze stellingname.
  Op 29 januari 2013 ontving het bestuur een mailbericht van de firma Artez bvba: 'In navolging van onze ingediende offerte, wensen we hierbij een aanvullling te doen met betrekking tot de uitvoeringsmethoden conform V&G-plan, zie bijlage. Echter gingen wij er van uit dat het voldoende was om een detail kostprijsberekening en een ondertekende intentieverklaring in te dienen vermits wij akkoord gingen met de omschreven uitvoeringsmethoden conform V&G-plan. [...]'. Deze aanvulling wordt door het bestuur niet aanvaard.
  
  Overeenkomstig artikel 90 § 2 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten dient de inschrijver de bescheiden, modellen, monsters en alle andere inlichtingen die door het bestek worden vereist bij zijn offerte te voegen, tenzij in het bestek anders is bepaald. In het bestek staat op pagina 3 te lezen: '[...] Opdat de maatregelen vastgesteld in het veiligheids- en gezondheidsplan daadwerkelijk zouden kunnen toegepast worden bij de uitvoering van de werken, wordt de inschrijver verplicht de documenten van artikel 30, tweede lid, 1° en 2°, bij haar offerte te voegen.' In het VGP, op pagina 47, staat: 'De aannemer omschrijft zijn werkmethode voor onderstaande aandachtspunten in een apart document, rekening houdend met de door de coördinator bepaalde omschrijvingen beschreven in het veiligheidsplan'. Uit zowel het bestek als het VGP kon de inschrijver bijgevolg het belang afleiden van het bij te voegen stuk.
  
  De regelmatigheid van de offertes moet beoordeeld worden op basis van de offertes zelf en niet in het licht van aanvullende verklaringen (die in dit geval voor verandering vatbare gegevens bevat), omdat anders de rechten van de inschrijvers op een gelijke behandeling worden geschonden. Het toevoegen van aanvullende documenten na de opening van de offertes kan niet worden aanvaard.
  
  Overeenkomstig punt 3.1.1.1 van de omzendbrief van 27 december 2007 aangaande de praktische richtlijnen met betrekking tot de documenten die in toepassing van artikel 30, tweede lid van het Koninklijk Besluit van 25 januari 2001 bij de offerte moeten worden gevoegd, leidt het ontbreken van de uitvoeringswijze tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte. Zulke onregelmatigheid kan niet geregulariseerd worden.
• Ramast bouw nv
  De firma voegde de documenten van artikel 30, tweede lid, 1° en 2° van het Koninklijk Besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, niet bij haar offerte.

De firma Coordinat-ed bvba nam de hoeveelheid van post 7 verkeerd over in de meetstaat (0,57 in plaats van 0,057). Deze materiële fout wordt door het bestuur verbeterd, het bedrag van 8.721,00 euro exclusief btw wordt in mindering gebracht. De firma verbeterde tevens de hoeveelheid van post 9 van 3,425 m³ naar 0,3425 m³ (de breedte van de balken bedraagt 0.064 meter en niet 0.64 meter). De door de firma opgegeven hoeveelheid wordt aanvaard door het bestuur.

De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:

1. Coordinat-ed bvba;
2. Buyse bvba;
3. Renovatiebouw Van Broeckhoven nv;
4. Laureyssens bvba.

Het college gaf op 14 december 2012 (jaarnummer 13077) opdracht aan de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud om voorafgaand aan de gunning van het project, in samenspraak met de betrokken partners, een overeenkomst op te maken waarin de uitvoeringsmodaliteiten, bevoegdheden en financieringsmechanismen formeel worden vastgelegd. De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud maakte de overeenkomsten op met de betrokken partners en legt deze ter kennisgeving voor aan het college.

In toepassing van artikel 15 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, dient de opdracht bij openbare aanbesteding toegewezen te worden aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte indiende. Voor het bepalen van de laagste regelmatige offerte, houdt de bevoegde overheid rekening met de aangeboden prijzen en met de andere berekenbare gegevens die met zekerheid haar uitgaven zullen verhogen.

In toepassing van artikel 16 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, gaat de aanbestedende overheid op grond van de inlichtingen betreffende de eigen situatie van iedere aannemer en van de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen overeenkomstig de artikelen 17 tot 20ter van hetzelfde besluit over tot de kwalitatieve selectie van de inschrijvers.

In toepassing van artikel 111 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, verbetert de aanbestedende overheid de rekenfouten en de kennelijk materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet ontdekte fouten aansprakelijk is.

In toepassing van artikel 112 paragraaf 1 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, wanneer een inschrijver de hoeveelheid van één of meer posten van de samenvattende opmetingsstaat van een overheidsopdracht voor aanneming van werken heeft verbeterd, ziet de aanbestedende overheid de wijzigingen na, verbetert ze zo nodig volgens eigen berekeningen en wijzigt eventueel de opmetingen gevoegd bij de offertes volgens de in deze paragraaf voorgeschreven regels.