2013_CBS_06881 - Binnengemeentelijke decentralisatie - Samenwerkingsmodel stad-districten - Goedkeuring

Tot op heden zijn er twee overlegorganen waarbij stadsbestuur en districtsbesturen elkaar ontmoeten: enerzijds de decretaal vastgelegde "conferentie van voorzitters", en anderzijds de "raad voor overleg", zoals bepaald in het stedelijk reglement bestuurlijke organisatie (BOSA).

• De conferentie van voorzitters komt jaarlijks verplicht samen in het kader van de budgetopmaak en de meerjarenplanning;
• de raad voor overleg komt bijeen wanneer dit noodzakelijk wordt geacht en focust eerder op het maken van afspraken en het laten doorstromen van informatie.

De samenwerking tussen stad en districten heeft echter nood aan een aangepaste structuur. Dat blijkt ondermeer uit de tanende aanwezigheden tijdens de raden voor overleg, de onduidelijke doelstelling van het overleg, de vaststelling dat er te weinig ruimte is voor inspraak en debat en de niet zo efficiënte organisatie van het overleg.

Het nieuwe samenwerkingsmodel houdt rekening met de vraag naar duidelijkheid, een goede voorbereiding, beslissingskracht, ruimte voor dialoog, samenwerking, opvolging en tijdsbewaking.
Het nieuwe samenwerkingsmodel krijgt daarom een vaste tweemaandelijkse frequentie, en kan enkel nog bij hoogdringendheid ad hoc georganiseerd worden. Het wordt opgehangen aan vier krachtlijnen.

• Er wordt gekoppeld aan de beleidsfasen uit de beleids- en beheerscyclus: uitzetten van een beleidsvisie, scherpstellen van een beleidsvisie, operationaliseren van een beleidsvisie, concrete uitvoering van een beleidskeuze, opvolgen en bijsturen van een beleidskeuze;
• het doel van het overleg bepaalt de vorm. Dit doel wordt vooraf aangegeven: informatie delen, raadplegen, adviseren, samenwerken en/of mee beslissen. Op basis hiervan wordt er ofwel een raad voor overleg ingepland ofwel een werkoverleg. De conferentie van voorzitters blijft sowieso voorbehouden voor budgettaire besprekingen. Informatiesessies en bilateraal overleg zijn aanvullend;
• het samenwerkingsmodel past binnen de versterking van de advieskracht van de districten: het model geeft de districten adviesrecht, elk advies moet met een bijzondere meerderheid genomen worden (akkoord van minstens zes districten en consensus met de vakschepen tot wiens bevoegdheid het thema behoort). Motivatie van niet-akkoord wordt eveneens opgenomen in het adviesvoorstel, het stadscollege en/of de gemeenteraad nemen op basis hiervan een finale beslissing. Bij afwijking van het voorstel wordt dit gemotiveerd.
• de samenwerking wordt gefaciliteerd en opgevolgd. 

Ook wat de praktische organisatie betreft, gelden een aantal richtlijnen.

• De vergaderkalender wordt jaarlijks vastgelegd met de schepen voor decentralisatie. De planning wordt telkens in januari bekendgemaakt bij het college, de districtscolleges, en de leden van het manteam. Er wordt maximaal rekening gehouden met de data van raden, raadscommissies of colleges. Ad hoc overleg kan maar enkel bij hoogdringendheid en mits motivatie;
• De vakschepen of drie districtscolleges kunnen een aanvraag tot overleg digitaal indienen bij de bedrijfseenheid districts- en loketwerking. Afhankelijk van het voorstel tot agenda of het vooropgezette doel wordt bepaald onder welke vorm het overleg het best kan plaatsvinden;
• Bij meerdere agendapunten is het mogelijk om voor elk agendapunt het doel te bepalen;
• Uitnodigingen worden gericht verstuurd naar diegenen die het onderwerp van overleg tot hun bevoegdheid hebben, met een maximum van twee schepenen per bestuur. Alleen de conferentie van voorzitters heeft een vaste samenstelling, zoals tijdens het werkoverleg vastgesteld;
• De agenda en bijhorende documenten worden tien dagen vooraf bezorgd aan de deelnemers.
• De bedrijfseenheid districts- en loketwerking agendeert op de tien colleges: de notulen voor kennisneming, de afspraken voor bekrachtiging, de aanbevelingen voor beslissing en de actiepunten voor toewijzing. De bedrijfseenheid districts- en loketwerking voorziet eveneens een opvolgingssysteem voor de uitvoering van afspraken en de opvolging van actiepunten.

Het reglement “bestuurlijke organisatie stad Antwerpen” regelt in hoofdstuk 6 de concrete vormen van samenwerking tussen stads- en districtsbesturen, met in artikel 83 ondermeer de modaliteiten voor de raad voor overleg (gemeenteraadsbesluit van 28 januari 2013, jaarnummer 46).

De raad voor overleg werd ingesteld bij collegebesluit van 21 maart 2001 en daarna meermaals verfijnd met collegebesluiten van 10 september 2004 (jaarnummer 9645), 20 juni 2008 (jaarnummer 7754) en 30 oktober 2009 (jaarnummer 15399). 

Artikel 291 van het gemeentedecreet bepaalt dat de voorzitters van de districtsraden door het college kunnen worden samengeroepen telkens als de toestand dit vereist. Zulk overleg is alleszins jaarlijks verplicht voor het opmaken van het meerjarenplan en het budget, evenals voor de vaststelling van de personeelsformatie die ter beschikking wordt gesteld van de districtsraden. Met het oog op dit overleg vormen de voorzitters gezamenlijk de conferentie van voorzitters.