2013_CBS_06932 - Bestek GAC/2011/615 - Payroll dienstverlening. Wijziging opdracht. - Goedkeuring

De totale uitgave voor het financieren van de wijziging van opdracht bedraagt na onderhandelingen 422.730,80 EUR incl. BTW.

Het stadsgedeelte hiervan wordt begroot op 174.682,11 EUR excl. BTW of 211.365,35 EUR incl. BTW.

De verdeling is gebeurd op basis van de verdeelsleutel die werd toegepast om de originele kost van de payroll te verdelen over de verschillende entiteiten.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 3 februari 2012 keurde het college de gunning goed voor de payroll dienstverlening op basis van het bestek GAC/2011/615 aan Northgate Arinso/Acerta, Humaniteitslaan 116 te 1070 Brussel met ond. nr. 0452.457.785.

Het betreft:

1. dienstverlening van een sociaal secretariaat: loonberekening, loonnaverwerking en sociaal juridisch en fiscaal advies;
2. dienstverlening met betrekking tot het beheer van loonsturende gegevens met een maximale afstemming tussen de loonsturende modules en de loonverwerking en met de mogelijkheid tot selfservice.

Op 30 januari 2012 (jaarnummer 70) keurde de gemeenteraad de gecoördineerde versie van de rechtspositieregeling goed. Op 24 september 2012 (jaarnummer 881) werd hierop een tussentijdse wijziging aangebracht. Op 19 november 2012 (jaarnummer 1267) keurde de gemeenteraad enkele administratieve
vereenvoudigingen en optimalisaties goed gekoppeld aan de invoering van een nieuw data- en
loonverwerkend sofwaresysteem SAP.

Hierbij werd bepaald in artikel 1 lid 5 van titel 12.2 (inwerkingtredingbepalingen) dat deze wijzigingen in werking zullen treden op 1 juli 2013 of op de datum waarop het college beslist om de nieuwe loonmotor in gebruik te nemen.

De opstart van de nieuwe loonmotor (de 'go life') was voorzien voor 1 juli 2013. Wegens de complexititeit van de datamigratie en de testing van de rekenregels is er vertraging gekomen in de uitvoering van dat project. Een opstart van de nieuwe loonmotor op 1 juli 2013 zou een groot risico inhouden met betrekking tot de correctheid van de verloning en de verloftellers. In overleg met de leverancier is er daarom afgesproken om het opstartmoment van de nieuwe loonmotor te verschuiven naar 1 januari 2014.

Deze wijziging van opdracht werd goedgekeurd op het college van 28 juni 2013 met jaarnummer 06645.

In datzelfde collegebesluit werd er geschreven dat het juridische luik en de financiële uitgave met een volgend collegebsluit zou vastgelegd worden. Dit collegebesluit geeft de juridische gronden binnen wetgeving overheidsopdrachten om over te gaan tot wijziging van opdracht weer en legt de financiële gevolgen vast.

Door het uitstellen van de 'go life' die voorzien was voor 1 juli 2013 naar 1 januari 2014, zit de dienstverlener met meerkosten. Enerzijds worden er van de dienstverlener extra prestaties verwacht (o.a. bijkomende mandagen voor projectleiding en testing), anderzijds zijn er aantal vaste kosten die verbonden waren aan de oorspronkelijke 'go life' datum zoals infrastructuurbeheer die logischerwijze doorlopen.

In toepassing van artikel 7 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de overheidsopdrachten, is de aanbestedende overheid ongeacht de wijze waarop de prijzen bepaald worden, gerechtigd om de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen voor zover het voorwerp ervan onveranderd blijft en, zo nodig, mits een rechtmatige compensatie.

In toepassing van artikel 8 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de overheidsopdrachten, kan na gunning van de opdracht niet worden afgeweken van haar essentiële belangen en voorwaarden dan bij een gemotiveerde beslissing van de aanbestedende overheid.

In toepassing van artikel 42 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden is de dienstverlener ertoe gehouden alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen aan de opdracht aan te brengen, die de aanbestedende overheid in de loop van de uitvoering beveelt en die met het voorwerp van de opdracht samenhangen en binnen de perken ervan blijven. De aannemer is echter tot de uitvoering van bijwerken niet meer verplicht zodra hun totale waarde méér dan 50 percent van het initieel bedrag van de opdracht beloopt.