2013_CBS_03896 - Budgetoptimalisatie - Plan van aanpak te realiseren besparing binnen de personeelslijn op korte en lange termijn - Goedkeuring

Het college neemt kennis van de beslissing van het managementteam "HD3 Nr. 2013_MT_00138 Budgetoptimalisatie - plan van aanpak te realiseren besparing personeelslijn op korte en lang termijn - goedkeuring".

In deze beslissing keurt het managementteam de volgende tekst goed:

Sinds 2009 wordt er door de bedrijfseenheden gestuurd op budgetten ter realisatie van de 94 % op de personeelslijn.  Dit systeem heeft goed gewerkt maar is nu ‘end of life’.

Op het managementteam van 20 maart werd gerapporteerd dat de huidige personeelsbezetting de budgettaire ruimte voor 2013 overstijgt (2013_MT_00084 - Budgetoptimalisatie personeelslijn - Budgetwijziging 2013. VTE-planning 2013).

Oorzaken zijn ondermeer dat iedereen dichter bij de vooropgestelde doelwaarde komt (100 %) en dat er binnen de 94% door het college goedgekeurde personeelsstijgingen zonder bijkomende budgetten werden gerealiseerd.

Kortom de 94% werd  tot 2012  gerealiseerd maar de VTE-stijging (o.a. door de verjongingswinst die werd ‘opgegeten’) maakt dat we nu op een andere manier gaan  moeten werken.  Sinds januari 2011 is er terug een effectieve stijging (na correctie voor verzelfstandiging CKG en Klas op stap) van 175 VTE. Tussen juli 2012 (budgetopmaak) en februari 2013 betekent dit een stijging van 70 VTE.  Het zijn deze 70 VTE (waarschijnlijk aangevuld met een te realiseren daling in functie van de prioriteit veiligheid/SL van 27 VTE) die maken dat nu op korte termijn een daling van 97 VTE moet worden gerealiseerd.

In afwachting van een plan van aanpak werden de huidige aanstellingen en openverklaringen on hold gezet.

Ontwikkeling scenario’s en goedkeuring principes

Om deze besparingen te realiseren werden verschillende scenario’s geanalyseerd.

• Scenario 1: per bedrijf lineair
• Scenario 2: verschil huidige bezetting- bezetting vorige 2 jaar
• Scenario 3: in functie van overschrijding enveloppe
• Scenario 4: verdeling backoffice/frontoffice (publieksfamilies)
• Scenario 5: VTE-telling en besparingsdoel incl/excl sociaal te werkstelling, gesubsidieerde tewerkstelling en mandaat

Geen van deze scenario’s is echter ideaal en voor elk van deze scenario’s zijn valabele tegenargumenten in te brengen. Cruciaal is echter dat de besparing op korte en lange termijn moet worden gerealiseerd en dat we hierbij willen vertrekken vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en vanuit voldoende solidariteit & collegialiteit.  Er wordt dan ook geopteerd om een combinatie van scenario 2, 3, 4 en 5 te hanteren bij dit besparingsvoorstel.

Voor zowel het korte als het lange termijnvoorstel is er een cruciale rol voor het manteam weggelegd. Om te zorgen  voor voldoende transparantie, zullen alle flows met betrekking  tot de interne arbeidsmarkt (mobiliteit/interne bevordering) en kritieke functies die extern moeten worden ingevuld langs het manteam lopen (fysiek of digitaal). Al het onderstaande geldt voor alle contracten ( vervangingscontracten, bepaalde duur en onbepaalde duur).

Volgende principes worden gehanteerd:

• De impact op de dienstverlening is minimaal.
• Het solidariteitsprincipe staat centraal. Het manteam draagt gezamenlijk de verantwoordelijkheid van deze oefening.
• Het in –en uitstroombeleid gebeurt op transparante wijze.
• Er wordt een goed evenwicht  bewaard tussen in- en uitstroom door middel van optimalisatievoorstellen en schaalvoordelen.
• De interne arbeidsmarkt krijgt voorrang op externe arbeidsmarkt.

De aanstellende overheid heeft een volledige aanwervingsstop ingevoerd totdat de garantie kan worden gegeven dat er op zeer korte termijn 97 VTE minder zijn.  Zodra de richtcijfers personeel voor de meerjarenplanning gekend zijn, zal ook de langere termijnaanpak concreet moeten worden uitgevoerd.

Korte termijn

De nadruk van de korte termijnstrategie ligt op het beperken van de instroom van nieuwe medewerkers & een onmiddellijke daling te realiseren van 97 VTE.

Het manteam beslist om deze daling in VTE te kunnen bereiken:

• Lopende selecties worden afgerond zonder aanstelling, lopende aanstellingen worden nog doorgevoerd (al dan niet in een contract bepaalde duur).
• De instroom gepland vanaf 1 mei wordt uit de budgetoptimalisatietool gehaald en wordt heringepland onder volgende principes gebaseerd op het aanwezige potentieel (kwantitatief) binnen de interne arbeidsmarkt:
• Voor volgende functies geldt een algemene aanwervingsstop
  • Deskundig HR
  • Deskundige communicatie
  • Administratief assistent en bedienden in functiefamilie staf en administratie
• Voor volgende functies mag enkel mobiliteit en interne bevordering
  • Alle leidinggevende profielen
  • Consulenten in de functiefamilie staf en administratie
  • Niveau van de deskundigen
• De andere overgebleven functies kunnen onder bepaalde voorwaarden intern of extern ingevuld worden in functie van hun kritische bijdrage aan de dienstverlening. Onder kritisch bijdrage wordt verstaan die taken die wettelijk zijn, die taken die in functie van de nieuwe doelstellingen van het bestuursakkoord de continuïteit garanderen. Enkel nadat de betrokken bedrijfseenheid waar de vacature valt voldoende de alternatieven op korte termijn (interne verschuiving, uitstellen project voor 6 maanden, verlagen van niveau dienstverlening binnen het toelaatbare…) heeft onderzocht, kan de vraag voor invulling van deze kritische functie gesteld worden aan het arbeidsbureau.

Elke vraag naar bevordering en externe invulling moet gemotiveerd worden en zal op basis van de bezetting en functie-selectiecriteria geadviseerd worden door personeelsmanagement.

Aan de hand hiervan wordt door personeelsmanagement een advies uitgeschreven voor de desbetreffende vraag naar personeel. Deze vragen worden gebundeld voorgelegd aan het manteam.  Het advies van personeelsmanagement (indien nodig aangevuld met een advies van interne audit) zal na kennisname en eventueel advies van het manteam aan de aanstellende overheid worden overgemaakt.

Criteria korte termijn

• Bezetting

Als vertrekpunt voor de besparingen op korte termijn wordt de gemiddelde bezettingsgraad genomen van afgelopen 9 kwartalen. Deze gemiddelde bezettingsgraad dient als norm voor het niveau van de gemiddelde dienstverlening (die gegarandeerd is gebleven). Afwijkingen tov de gemiddelde bezettingsgraad zijn een indicator voor het niveau van de dienstverlening.

•  Selectie en functiecriteria

Vervolgens wordt elke vraag naar personeel onderworpen aan een aantal functiecriteria. Op deze manier wordt onderzocht welke vorm van invulling de meest optimale is.

• rond soort vacature (back of front office op basis van de matrix producten en ondersteunende diensten zonder rechtstreeks effect op het product aan de burger)
• rond soort werving (intern/extern)
• rond soort tewerkstelling (regulier/niet regulier)
• rond soort contract (onbepaald/tijdelijk)
• rond soort bezoldiging (voltijds, deeltijds, vrijwillig, stagiair, vacatie,…)

Lange termijn: de meerjarenplanning

Tegen 2020 moeten bovenop de 97 VTE nog bijkomende VTE’s de organisatie verlaten hebben.

Hoeveel VTE’s bespaard moeten worden, zal bepaald worden in het richtcijfer personeel. Dit kan pas worden bepaald nadat er meer duidelijkheid komt o.m. over de pensioenproblematiek.

Het aantal te besparen VTE’s zal tegen juni nog niet vertaald zijn in concrete optimalisatievoorstellen. Daarom zal in de meerjarenplanning een minlijn als ‘nog niet toegewezen besparing’ op de personeelslijn gekleefd worden.

Tijdens de legislatuur moet deze minlijn concreet vertaald worden in optimalisaties.

Belangrijk is dat het streefcijfer in VTE wordt toegewezen in functie van de beleidsprioriteiten.

De monitoring van deze budgetoptimalisatie zal gebeuren in functie van de gemiddelde personeelsbezetting vastgelegd in de formatie per bedrijfseenheid en per beleidsdomein.

Volgende optimalisatiepistes worden hierbij gevolgd:

1.      Optimaliseer de backoffice en de overhead (groepsbreed)

Het managementteam geeft opdracht aan alle ondersteunende bedrijfseenheden om in samenwerking met interne audit en organisatie en kwaliteitsmanagement een volledige optimalisatieoefening stadsbreed te maken zodat in eerste instantie een optimalisatie kan gebeuren in de ondersteunende processen en in de backoffice.

Naast deze stadsbrede oefening zullen in september de resultaten van de audit mbt overhead groep aan het college worden gerapporteerd.

2.      Optimaliseer de processen

Organisatie en kwaliteitsmanagement voorziet verschillende analyses zowel op product- als op procesniveau. Deze analyses brengen mogelijke besparingen in kaart. Op basis van deze voorstellen werkt iedere bedrijfseenheid (kwaliteitscoördinator) al dan niet met ondersteuning van audit en/of O&K optimalisatievoorstellen uit. Deze voorstellen kunnen leiden tot VTE-besparingen.

Als beslissing keurt het managementteam de principes en het plan van aanpak op korte en lange termijn goed. Daarnaast beslist het managementteam de flow voor het invullen van een vacature met vervangingscontract, contract bepaalde of onbepaalde duur via het managementteam te laten lopen en geeft het opdracht aan alle ondersteunende bedrijfeenheden om in samenwerking met interne audit en organisatie en kwaliteitsbeheer een stadsbrede optimalisatieoefening te maken binnen de ondersteunende processen en de backoffice werking.