2013_CBS_03809 - Bestek GAC/2013/1725 - Optimalisatieaudit naar de overhead binnen de groep Stad Antwerpen. Gunning. - Goedkeuring

Gunningscriterium nr. 1: Visie en plan van aanpak
Beoordeling op 50 punten
De inschrijver geeft door middel van een heldere en beknopte nota zijn visie op en plan van aanpak voor deze opdracht. In deze nota beschrijft de inschrijver minstens:

• zijn voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze bij de uitvoering van de opdracht (met onder meer de betrokkenheid van de verschillende beleidsniveaus, stedelijke diensten en de verzelfstandigde entiteiten bij de inhoudelijke uitwerking van de opdracht) (30 punten).
• zijn voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, inclusief de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur, en de wijze van rapportering en voorstelling van de onderzoeksresultaten aan het stuurcomité en college (20 punten).

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
De inschrijver voegt een gedetailleerd plan van aanpak toe.
Er is in de beginfase volgens de jury onvoldoende aandacht voor een analyse van de aangeleverde gegevens (door bv. desk research). De inschrijver start bijna onmiddellijk met gedetailleerde besprekingen met de verzelfstandigde entiteiten en besteedt ook een belangrijk deel van zijn tijd aan deze plaatsbezoeken.
We zien in het voorstel het risico dat de inschrijver te veel de
aangeleverde info vanuit de verzelfstandigde entiteiten louter overneemt en dat per organisatie aparte optimalisatievoorstellen worden geformuleerd, terwijl de hoofddoelstelling is om optimalisaties vanuit het groepsperspectief te realiseren. 

Een tweede doelstelling van de opdracht is om een groepsarchitectuur voor te stellen. Het plan van aanpak schenkt weinig aandacht aan dit onderdeel en voorziet slechts een beperkte tijdsbesteding voor het formuleren van voorstellen van nieuwe groepsarchitectuur en implementatie.
In het algemeen blijkt uit de offerte een grote focus op de individuele onderdelen van de groep, eerder dan op het groeps-geheel. Het organiseren van workshops met de personeelsleden van de verschillende verzelfstandigde entiteiten is volgens de jury ook niet de meest gepaste aanpak voor deze opdracht.

De jury leest in het voorstel ook volgende mogelijke tegenstrijdigheid: helikopterview versus focus op de individuele inbreng van de verzelfstandigde entiteiten.

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
De inschrijver voorziet een kick-off meeting met de stuurgroep, tussentijdse terugkoppelingen en ook overlegmomenten (bv. workshop groepsarchitectuur).

Zijn voorstel is er minder op gericht om samen te werken met het opdrachtgevend bestuur via een dagdagelijkse samenwerking met de directeur audit / inspectie financiën. Er wordt daarentegen wel veel input verwacht van, en gesprekspartners geïdentificeerd bij de verzelfstandigde entiteiten.

30

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
Het voorgestelde plan van aanpak is beknopt omschreven, to-the-point. De jury vindt het een goede aanpak dat de optimalisatie van de overhead en de voorstellen voor de toekomstige groepsarchitectuur in elke projectfase gelijktijdig aan bod komen en ook duidelijk met elkaar verbonden zijn. De inschrijver vertrekt vanuit het groepsperspectief en niet vanuit de individuele verzelfstandigde entiteiten.

De voorgestelde aanpak toont een planmatige en onderbouwde aanpak (i.c. de opmaak van modellen, afwegingskader groepsstructuur, scenario’s, implementatievoorstellen), waarbij vertrokken wordt van een analyse van de reeds beschikbare informatie om op basis daarvan in een volgende fase het nodige veldwerk te verrichten.

De jury beschouwt het voorstel als zeer evenwichtig om deze opdracht uit te voeren. Dit komt ook tot uiting in de verdeling qua tijdsbesteding aan de verschillende fasen van de opdracht.
De in het plan van aanpak vermelde gesprekken met sleutelfiguren en besprekingen met elk van de entiteiten zijn weinig gespecifieerd naar inhoud en tijdsbesteding.

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
De aanpak van de inschrijver start vanuit de stad met een startvergadering waarin de visie van het opdrachtgevend bestuur wordt afgetoetst. Er is zowel bij aanvang van de opdracht als tussentijds voldoende aandacht voor de terugkoppeling naar het stuurcomité en er wordt ook input gevraagd van dit stuurcomité.

De inschrijver voorziet ook een nauwe samenwerking met het projectteam binnen stad (de interne projectleiders), andere betrokkenen binnen de stad en wil ook dat de voorstellen gedragen worden door de verzelfstandigde entiteiten. De jury vindt dat dit voorstel een goede mix is, die een goede samenwerking moet mogelijk maken.

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
De inschrijver stelt volgens de jury een eerder theoretisch plan van aanpak voor, waarbij weinig aandacht wordt besteed aan een voorstel op maat van het opdrachtgevend bestuur. Het is de vrees van de jury dat de voorgestelde aanpak niet zal resulteren in concrete en werkbare implementatieplannen.

Met betrekking tot de finaliteit van het formuleren van optimalisatievoorstellen van overhead en overlap, stelt de jury vast dat bij het opgeven van voorbeelden van optimalisatievoorstellen de focus ligt op het optimaliseren van de werking in plaats van op mogelijke realiseerbare synergiën. De finaliteit van het voorstellen van een aangepaste groepsarchitectuur komt onvoldoende aan bod volgens de jury.

De inschrijver kijkt eerder in de richting van SLA’s en afspraken, zonder aan de groepsstructuur te raken of deze te optimaliseren. Hierbij wordt de bestaande groepsarchitectuur eerder als vast beschouwd, en het ontbreekt aan een aftoetsing met de bepalingen van het Gemeentedecreet. 

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
Volgens de jury worden op de gepaste momenten terugkoppelingen voorzien aan de stuurgroep, en omschrijft het voorstel voldoende en afdoende de manier waarop de samenwerking zal verlopen tijdens de uitvoering van de opdracht.

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
De inschrijver doet een voorstel voor een planmatige aanpak die echter eerder vanuit een theoretische invalshoek is ingegeven. De aanpak vertrekt voor de jury te veel vanuit de individuele entiteiten in plaats vanuit de groepsbrede aanpak: er gebeuren afzonderlijke audits per entiteit met individuele optimalisatie-voorstellen, wat volgens de jury niet de scope van de opdracht is.(in combinatie met de samenstelling en grootte van het team (zie verder) is de vrees van de jury dat dit mogelijk niet zal leiden tot het gewenste resultaat).

De impact van de optimalisatievoorstellen op het organisatiemodel van de groep stad Antwerpen wordt gebruikt als input voor het voorstel tot geoptimaliseerd toekomstige groepsstructuur, waarbij ook verregaande wijzigingen niet uit de weg worden gegaan. 

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
Volgens de jury worden op de gepaste momenten terugkoppelingen voorzien aan de stuurgroep, en omschrijft het voorstel voldoende en afdoende de manier waarop de samenwerking zal verlopen tijdens de uitvoering van de opdracht.
Echter, naast deze stuurgroep en samenwerking met de directeurs audit en inspectie financiën voorziet de inschrijver ook een klankbordgroep met minimaal de directies van de verzelfstandigde entiteiten.

Het voorstel voorziet werksessies met het stuurcomité, samen met deze klankbordgroep. Volgens de jury is deze aanpak niet realistisch, niet efficiënt qua tijdsbesteding en zal dit niet bijdragen tot het realiseren van de finaliteit van de opdracht.

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
Het plan van aanpak is redelijk gedetailleerd uitgewerkt, maar op bepaalde vlakken onduidelijk of onzorgvuldig geformuleerd.
Het plan van aanpak van de inschrijver voorziet veel veldwerk (in de verzelfstandigde entiteiten), wat in het kader van deze opdracht minder aangewezen lijkt. Anderzijds is deze inzet verhoudingsgewijs evenwichtig in het globale plan van aanpak, waarbij er ook veel aandacht is voor het formuleren van implementatievoorstellen.

De jury vreest dat de finaliteit van de opdracht niet gerealiseerd zullen worden met het voorgestelde plan van aanpak en de geformuleerde vertrekpunten in de offerte: de inschrijver herformuleert de doelstelling van de opdracht als het verbeteren van de performantie van de entiteiten in het netwerk van de stad Antwerpen door het doorlichten van de processen. De finaliteit van de opdracht is echter om de overhead terug te dringen door synergiën, waarbij de focus van de opdracht niet in eerste instantie ligt op performantieverbeteringen. Dergelijke performantieverbeteringen gaan verder dan de scope van de eigenlijke opdracht.

Het voorstel gaat uit van het hertekenen van bestaande processen in bestaande structuren, zonder daarbij te zoeken naar synergiën om groepsbreed de overhead te verminderen.
Het voorstel om te komen tot een nieuwe groepsarchitectuur beperkt zich tot het voorleggen van centrale, decentrale modellen of andere modellen van samenwerking, zonder in te gaan op de constellatie van de groep.

De jury oordeelt dat de groepsbrede visie op de opdracht te beperkt is, waarbij er ook geen aandacht wordt besteed aan de bepalingen uit het Gemeentedecreet aangaande de omvormingen van de verzelfstandigde entiteiten.

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
Het voorstel voorziet veel terugkoppeling naar het stuurcomité. Er wordt ook een aanzienlijk inhoudelijke input verwacht van de stuurgroep, waarbij het de inschatting van de jury is dat dit niet realistisch is.

Naast het stuurcomité stelt de inschrijver ook voor om te werken met een taskforce. Deze taskforce heeft quasi dezelfde samenstelling als het stuurcomité, wat niet efficiënt is.

Voorstel voor werkplanning, tijdpad en toegepaste methoden en werkwijze
De inschrijver stelt een gestructureerde, zij het standaardaanpak voor. Dit is een aanvaardbare aanpak en de voorgestelde structurering in de opdracht is volgens de jury zeer degelijk. 

Het voorstel van plan van aanpak houdt wel rekening met de informatie die beschikbaar gesteld zal worden aan de opdrachtnemer, maar er wordt nog veel tijd besteed aan het verrijken van de basisinventaris. Deze tijdsbesteding staat evenwel in verhouding tot de voorgestelde tijdsbesteding in het globale plan van aanpak. 

Voorstel van tussentijdse terugkoppeling naar het stuurcomité, incl. de samenwerking met het opdrachtgevend bestuur en de wijze van rapportering
Volgens de jury worden op de gepaste momenten terugkoppelingen voorzien aan de stuurgroep, en omschrijft het voorstel voldoende en afdoende de manier waarop de samenwerking zal verlopen tijdens de uitvoering van de opdracht. 

Gunningscriterium nr. 2: Prijs
Beoordeling op 30 punten
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. De volgende formule wordt gebruikt bij puntentoekenning : p = Pmax . L/x waarbij : p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte.

Opmerking met betrekking tot het gunningscriterium prijs:
De jury stelt vast dat er grote verschillen zijn tussen de aangeboden totaalprijzen in de offertes van de verschillende inschrijvers, gaande van een laagste inschrijvingsprijs van 82.637,50 euro tot de hoogste inschrijvingsprijs van 432.600,00 euro. Deze grote verschillen kunnen bijna volledig verklaard worden doordat de inschrijvers uiteenlopende voorstellen indienden als plan van aanpak met een verschillende inzet van mandagen.
De kostprijs van de ingezette mandagen zelf varieert slechts tussen 940 euro en 1067 euro per ingezette mandag.  

De offerte geeft een inzicht in de samenstelling van het projectteam, waarbij GHR beroep doet op Mazars als onderaannemer. De concrete teamstructuur en verantwoordelijkheden van de verschillende voorgestelde medewerkers wordt niet beschreven.

De voorgestelde medewerkers beschikken over relevante ervaring, maar omwille van bovenstaande is het niet duidelijk of ze de ervaring ook op de juiste manier inzetten.

Het is niet duidelijk welk profiel wanneer en hoeveel wordt ingezet, waardoor de jury geen goed zicht heeft of de inzet van de teamleden evenwichtig gebeurt.

De offerte geeft een helder inzicht in de voorgestelde teamstructuur en verantwoordelijkheden van de projectmedewerkers.

De voorgestelde medewerkers beschikken volgens de jury over voldoende ervaring bij overheden enerzijds en bij doorlichting van processen en kostenoptimalisaties anderzijds. Ook de voorgestelde inzet op het vlak van specifieke kennis van het gemeentedecreet en gemeentelijke verzelfstandigingen is voor de jury een pluspunt.

Er is een goede combinatie van het projectteam en een evenwichtige inzet van de verschillende leden van het projectteam, waarbij er ook een grote inzet is van de projectleider en de vennoot.

Er is een goede combinatie van het projectteam, dat beperkt is in omvang en waarvan het merendeel over relevante ervaring beschikt.

De offerte stelt voorop dat er voldoende inzet zal zijn van ervaren profielen, maar dit wordt niet gekwantificeerd, zodat de evenwichtige inzet van de verschillende leden en ervaring van het projectteam niet beoordeeld kan worden.

De offerte geeft een inzicht in de samenstelling van het projectteam. Het gaat om een relatief groot team, ook met een groot aantal jonge mensen met beperktere ervaring, die qua tijdsbesteding het meest worden ingezet. Er is volgens de jury een te beperkte inzet van de partner en projectleider, gezien de complexiteit van de opdracht en de voorziene wisselwerking tussen het stuurcomité en de taskforce.

In het projectteam worden 8 managers, senior consultants en consultants ingezet, waardoor volgens de beoordelingsjury een groot risico op versnippering ontstaat.

De offerte geeft een inzicht in de samenstelling van het projectteam, waarbij de verschillende medewerkers beschikken over relevante ervaring.

Het is niet duidelijk welk profiel wanneer en hoeveel wordt ingezet, waardoor de jury minder goed zicht heeft of de inzet van de teamleden evenwichtig gebeurt en of op de juiste momenten de juiste profielen en niveaus worden ingezet.

De offerte geeft een eerder beperkt inzicht in de samenstelling van het projectteam. De concrete teamstructuur en verantwoordelijkheden van de verschillende voorgestelde medewerkers wordt niet beschreven.