De organisatie zal een borgstelling van 1.878,00 EUR moeten betalen voor de opkuis van de omgeving van het evenemententerrein.
Patrimoniumonderhoud/ gebouwen/ huisvesting zal een retributie van 4.283,92 EUR aanrekenen voor het innemen van de Konijnenweide.
De organisatie zal 50,00 EUR moeten betalen voor de inname van het openbare domein.
Summerfestival vond vorig jaar plaats op het terrein Nieuw Zuid en ontving 35.000 bezoekers.
De organisatie Laundry Day vzw, Titanstraat 4, 2620 Hemiksem, verkreeg vier jaar geleden een concessie van de Nationale Maatschappij Belgische Spoorwegen (NMBS) voor het terrein Nieuw Zuid aan de Ledeganckkaai in Antwerpen (tussen de Bank Van Breda en Petrol).
In zitting van 29 mei 2009 (jaarnummer 7210) keurde het college een werkafsprakennota tussen Laundry Day vzw, Titanstraat 4, 2620 Hemiksem, de stad Antwerpen en stadssecretaris goed.
Deze afsprakennota werd steeds goed nageleefd door de organisatie.
Summerfestival bvba, Friendship Building Level 7 - Rijnkaai 37, 2000 Antwerpen, diende een aanvraag in om op het terrein Nieuw Zuid op zaterdag 29 en zondag 30 juni 2013 het Summerfestival te organiseren. Het terrein is groot genoeg om dit evenement te huisvesten en de noodzakelijke nutsvoorzieningen zoals elektriciteit en water zijn aanwezig.
Summerfestival bvba, Friendship Building Level 7 - Rijnkaai 37, 2000 Antwerpen, diende eveneens een aanvraag in om op de Konijnenweide van 28 tot 1 juli 2013 een camping voor het Summerfestival te organiseren. Dit terrein is groot genoeg om 8.000 bezoekers te huisvesten en de noodzakelijke nutsvoorzieningen zoals elektriciteit en water zijn aanwezig. De organisatie zal dit terrein nivelleren en vervolgens inzaaien met gras voor de camping. Na de camping zal de organisatie het terrein opnieuw omwoelen en inzaaien met een zaadmengsel dat beschreven staat in het Groene Singel Project.
Summerfestival bvba, Friendship Building Level 7 - Rijnkaai 37, 2000 Antwerpen, diende een derde aanvraag in om op het kampeerterrein aan de Vogelzanglaan van 28 tot 1 juli 2013 een camping voor het Summerfestival te organiseren. Dit terrein is groot genoeg om 5.000 bezoekers te huisvesten en de noodzakelijke nutsvoorzieningen zoals elektriciteit en water zijn aanwezig.
Verspreid over 7 podia verleent het evenement een platform aan verschillende deejays en veejays en ook een aantal live-groepen. De inkom is afhankelijk van de gekozen optie:
Het Summerfestival start op zaterdag 29 juni 2013 om 11.00 uur ’s middags en eindigt om middernacht. Op zondag 30 juni 2013 begint het evenement om 12.00 uur en eindigt om 23.00 uur. Beide campings openen op vrijdag 28 juni 2013 om 12.00 uur en sluiten op maandag 1 juli 2013 om 12.00 uur.
De campings worden in blokken van 30 meter bij 30 meter opgedeeld. Per blok zijn er 100 plaatsen voor kampeerders.
Om de veiligheid van de bezoekers te garanderen zal de organisatie volgende maatregelen nemen:
Nood-uitgang stewards aan elke nooduitgang:
Burgemeesters campings:
Functie:
Fouille security camping 1 (fouille door mannen en vrouwen):
Vrijdag:
Zaterdag:
Zondag:
Fouille op:
Andere security camping 1
Camping 2
Check-in camping: enkel via Vogelzanglaan aan ingang parking met slagboom.
Vrijdag:
Vogelzanglaan:
Vrijdagavond:
Zaterdag:
Vogelzanglaan:
Zaterdagavond:
Doorgang hall 4: volle bezetting voor fouille vanaf 22.00 uur tot 02.00 uur – 8 gates: 1 man per gate – snelle controle.
Zondag:
Vogelzanglaan:
Zondagavond:
Doorgang hall 4: volle bezetting voor fouille vanaf 22.00 uur tot 02.00 uur – 8 gates: 1 man per gate – snelle controle. Andere security voor camping 2
Check-in camping 1 en 2 sluit op zondag om 12.00 uur ‘s middags.
Op de campings zijn er volgende voorzieningen voor de bezoekers:
De organisatie heeft een strikt campingreglement dat er voor zal zorgen dat het een 'stille camping' is. Elke burgemeester en security heeft een exemplaar bij van het campingreglement. Alle campingtickets worden online verkocht. De koper moet zijn akkoord geven op het campingreglement alvorens hij het ticket kan aankopen. Het campingreglement zal in een groot formaat aan de inkom hangen. Aan elke infostand liggen ook exemplaren om aan de bezoekers uit te delen.
Indien een bezoeker het campingreglement overtreedt zal deze het terrein moeten verlaten. Eén van de punten in het campingreglement is het verbod op lawaai of feestjes op de camping. Er is een officiële Pre-party in Antwerp Expo. Dit heeft als doel de kampeerders op het eigen terrein te houden en er voor te zorgen dat ze nergens anders voor overlast kunnen zorgen.
Voor de afvalverwerking zal de organisatie beroep doen op een professionele reinigingsfirma. De grote reiniging na het festival op camping 2 zal gebeuren door de medewerkers van de Vogelzangcamping. De containers worden door Sita voorzien voor de afvalverwerking van beide campings. Er worden 2 teams voorzien die permanent patrouilleren tussen de campings en het festivalterrein om het traject te reinigen.
De organisatie heeft een uitgebreide buurtfolder gemaakt en zal deze ruim voor de aanvang van het evenement verspreiden. Er zullen in totaal 40.000 exemplaren worden bedeeld rond de sites. In deze folder staan ook de nodige contactgegevens waar omwonenden overlast kunnen melden. Dit meldpunt zal live worden opgevolgd.
Begeleiding van en naar het evenement zal op volgende manier verlopen:
Straat-stewards voor publieksbegeleiding:
Publiek van camping 2 moet over en weer via het fietspad naast de ring. Publiek van camping 1, 2 en het station lopen over een afgescheiden strook (voetpad, fietspad en strook van de wagens). Deze worden afgescheiden met laag hekwerk.
Oversteek Justitiepaleis – 8 personen:
Oversteek Station Zuid – 8 personen:
Begin- en eindpunten fietspad op Kolonel Silvertopstraat / Jan Van Rijswijcklaan – 4 personen:
Hoek Singel / Jan Van Rijswijcklaan / fietspad – 4 personen:
Voorzijde Antwerp Expo Jan Van Rijswijcklaan (doorgang Hall 4) – 2 personen:
Hoek Jan Van Rijswijcklaan / Vogelzanglaan Camping – 2 personen:
De organisatie stelde een verkeersafleidingsplan op samen met de politie. De organisatie voorziet geen pendelbussen tussen het festivalterrein en de campings. Er is wel een begeleiding voor de bezoekers die via het fietspad langs de ring naar het festivalterrein gaan. Op de singel geven signalisatieborden aan dat fietsers enkel nog doorkunnen met de fiets aan hun hand.
De organisatoren maken afspraken met De Lijn en de NMBS om een goed mobiliteitsplan op te stellen. De dienst mobiliteit bekeek het evenementenmobiliteitsplan en gaf daarop gunstig advies.
Op vraag van de lokale politie en van de adviesgroep evenementen veiligheid (AGEV) wil de organisatie securitypersoneel inschakelen voor de controle van doorlaatbewijzen aan de Generaal Armstrongweg. Dit zorgt er voor dat de aanwezige agenten zich kunnen focussen op de handhaving van de openbare orde.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. “Summerfestival 2012” bracht 35.000 bezoekers naar de stad om een dag lang te genieten van muziek. Het is een evenement met een behoorlijke mediareturn en -aandacht.
Op 14 december 2009 (jaarnummer 2125) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
-alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie moet onmiddelijk na afloop opgeruimd worden;
-er mag niet geparkeerd worden op het terrein;
-alle schade aan het openbaar domein dient hersteld te worden.
De organisatie zal in het kader van het project De Groene Singel een nabewerking moeten uitvoeren op het terrein de Konijnenweide. De organisatie zal dus het terrein opnieuw inzaaien met een voorgesteld zaadmengel dat in het Groene Singel Project is beschreven.
(advies met betrekking tot de Konijnenweide)
De huisvestingscommissie van 25 maart 2013 adviseert gunstig op het gebruik van de stedelijke grond aan de Konijnenwei voor de tijdelijke inrichting van een camping tijdens het Summerfestival indien de aanvraag ingediend in AGEV positief wordt beoordeeld inzake veiligheid (brandweer en politie). De huisvestingscommissie neemt kennis van het negatief advies van AG STAN: ‘de Konijnenwei is gelegen in zone voor dagrecreatie. Overnachten is er niet toegestaan.’
Met standaardvoorwaarden
de muziekactiviteiten worden toegestaan op 29 juni 2013 van 12.00 uur tot 24.00 uur en op 30 juni 2013 van 11.00 uur tot 22.00 uur;
Voorwaarden om de geluidsoverlast voor de omwonenden te beperken:
door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt;
de organisator zorgt ervoor dat er buiten het festivalterrein minstens drie permanente meetposten voor geluid worden opgesteld. Deze meetposten worden geplaatst op vooraf overeengekomen locaties en worden gekozen in functie van de ligging van de meest gevoelige (bewoonde) delen van het grondgebied van de stad;
het geluidsniveau op het referentiemeetpunt (dak flatgebouw Van der Sweepstraat) wordt vastgesteld op maximaal 90 dB(C), gemeten als Leq over een periode van 5 minuten. Het geluidsniveau op het referentiemeetpunt (dak flatgebouw Van der Sweepstraat) wordt vastgesteld op maximaal 75 dB(A), gemeten als Leq over een periode van 5 minuten. In geval van uitzonderlijke meteo-omstandigheden (windkracht, windrichting) kunnen deze geluidsniveaus aangepast worden door de toezichthouders;
de inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
de organisator zorgt voor de aanduiding van één verantwoordelijk persoon, hier verder geluidverantwoordelijke genoemd, die van de organisator het mandaat krijgt om, na overleg met en op vraag van de toezichthouders, het geluidsniveau aan te passen. Deze geluidverantwoordelijke moet tijdens het evenement permanent telefonisch bereikbaar zijn via een vaste telefoonlijn;
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Voorwaarden om gehoorschade bij bezoekers te voorkomen:
Het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 100 dB(A) LAeq,60 min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de organisator of door een door hem aangestelde persoon;
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
Op initiatief en op kosten van de organisator wordt ofwel LAeq,15 min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2- meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
5° de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld;
6° De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samenleven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 - fax 03/690 09 90).
De organisator dient gratis oordopjes ter beschikking te stellen.
Wat SB/SR/BIT betreft is er geen bezwaar om dit evenement te laten plaatsvinden, indien aan de voorwaarden vervat in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan.
Conform aan dit collegiaal besluit dient i.v.m. de reiniging en verwijdering van afvalstoffen bij feestelijkheden ingericht door derden, een borgsom gestort.
De kosten voor de opkuis van dit evenement worden geraamd op € 1.878,00 zodat een zelfde bedrag als borg lijkt aangewezen. Dit bedrag mag gestort worden op rekeningnummer
BE53 0961 1004 0053 met de volgende mededeling: +++713/2024/17036+++.
Wat SB/GB/AN1 betreft is er eveneens geen bezwaar mits volgende voorwaarden worden opgelegd:
• Geen schade wordt aangericht aan openbaar groen;
• Alle zwerfvuil, afkomstig van deze manifestatie, dient onmiddellijk na afloop te worden opgeruimd;
• Alle eventuele schade dient te worden vergoed.
Voor meer inlichtingen kan u steeds terecht bij de bedrijfseenheid SB/SR/BIT.
De organisator dient de standaardvoorwaarden, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudi-ge vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Aandacht bij: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.
Vluchtwegen, uitgangen en nooduitgangen moeten duidelijk worden gesignaleerd door middel van de juiste pictogrammen. De signalisatie moet goed zichtbaar en leesbaar zijn, zowel bij daglicht als bij duisternis.
Er dient een stabiliteitsattest worden verkregen voor de grote tijdelijke inrichtingen.
Extra voorwaarden :
massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken. De organisator neemt de nodige maatregelen bij de ingang (rechts van bank van Breda).
Bijzondere aandacht bij de doorgang naar stage 09, voor stage 08. Deze doorgang leidt ook naar een nooduitgang. De organisator heeft verklaard de gepaste maatregelen te treffen.
Extra bij meer dan 15 logies op de evenementensite.
De organisator houdt rekening bij het inrichten van een tijdelijke camping met het volgende:
o Tussen de verschillende tentvakken lopen brandwegen.
Definitie brandweg: Een brandweg is een duidelijk afgebakende weg op de camping die al doel heeft interventievoertuigen op de camping te laten rijden en evacuatie van mensen toe te laten.
o Eigenschappen van de brandwegen:
• Minimum 4m breed
• Geeft uit of sluit aan op een toegangsweg
• Draaistralen (binnenkant 11m; buitenkant 15 m) kunnen genomen worden met interventievoertuigen
• Vrij van hindernissen met een blijvend karakter
• Zijn voldoende verlicht en aangeduid met de juiste pictogrammen
• Asbelasting van minimum 13 ton is mogelijk
o De brandweg wordt in overleg met de brandweer bepaald.
Definitie wandelpad: een wandelpad heeft als voornaamste doel de kampeerders de mogelijkheid te geven zich tussen de tentvakken te bewegen. Bijkomstig geeft het de hulpdiensten de kans om interventies uit te voeren.
o Eigenschappen van de wandelpaden:
• minimumbreedte 2m;
• geeft uit of sluit aan op brandwegen;
• NIET noodzakelijk berijdbaar met interventievoertuigen;
• vrij van hindernissen met een blijvend karakter.
o Elk punt op de camping ligt maximaal 15m van een wandelpad.
o Er moet tenminste één blussingspost per groep of per groepsgedeelte van 100 kampeerplaatsen en/of verblijfplaatsen zijn. De blussingsposten worden verspreid op het terrein opgesteld.
Een blussingspost bevat:
• minstens twee snelblussers van het type ABC (poeder of waterig schuim), 9 kg, (conform de norm NBN S 21.014);
• of bij voorkeur drie blustoestellen van het type ABC (poeder of waterig schuim), 6 kg, (conform de norm NBN S 21.014).
De blussingsposten moeten voorzien zijn van pictogrammen of van de vermelding “Brandweermateriaal”, in letters van tenminste 8cm hoogte, in rode kleur op witte grond. Borden met pictogrammen of met de vermelding “Brandweerpost”, in letters van tenminste 8cm hoogte, in rode kleur op witte grond, dienen op verschillende plaatsen van het terrein aangebracht te worden, om de kortste weg naar deze brandweerposten te wijzen.
• In de keukententen zijn ten minste 2 CO2 blustoestellen en branddeken aanwezig.
• In de tentvakken is het verboden om te barbecueën en/of gasflessen te gebruiken.
Extra voorwaarden: blusmiddelen
De organisator voorziet minstens 2 droge persbrandslangen van 70 mm met DSP-koppelingen. Deze brandslangen zijn opgerold op een haspel zodat ze snel kunnen worden ingezet en ze voldoen aan de norm NBN S21-024 of gelijkwaardig.
Het college keurt de effectieve organisatie van Summerfestival, zoals hierboven beschreven, op zaterdag 29 en zondag 30 juni 2013 op het terrein Nieuw Zuid goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze maken integraal deel uit van deze goedkeuring.
Het college keurt de effectieve organisatie van de camping voor Summerfestival, zoals hierboven beschreven, van vrijdag 28 juni 2013 tot maandag 1 juli 2013 op het campingterrein aan de Vogelzanglaan in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze maken integraal deel uit van deze goedkeuring.
Het college keurt de effectieve organisatie van de camping voor Summerfestival, zoals hierboven beschreven, van vrijdag 28 juni 2013 tot maandag 1 juli 2013 op de Konijnenweide in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze maken integraal deel uit van deze goedkeuring.
Het college keurt de inzet van securitypersoneel door de organisator voor de controle van doorlaatbewijzen tijdens Summerfestival 2013 aan de Generaal Armstrongweg goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/SR/BIT | om de Ledeganckkaai op te kuisen vlak na afloop van het evenement |
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Borgsom stadsreiniging in verband met reiniging en verwijdering van afvalstoffen bij feestelijkheden te betalen door Summerfestival bvba. |
1.878,00 EUR | AR4880000100 Functiegebied:SDSB060501A00000 Subsidie:SUB_NR Fonds:intern Begrotingsprogramma:510260119 Budgetperiode:1300 |
n.v.t. |
| Inning van retributie voor de tijdelijke inname van het openbaar domein | 50,00 EUR | Budgetplaats: 5142500000 Budgetpositie: 73699 Functiegebied:SDM020503A00000 Subsidie:SUB_NR Fonds:intern Begrotingsprogramma:510260119 Budgetperiode:1300 |
n.v.t. |
| Inning van retributie voor de tijdelijke inname van de Konijnenweide | 4.283,92 EUR | Budgetplaats: 5194000000 Budgetpositie: 73699 Functiegebied: TDFM010502A00000 Subsiedie: SUB_NR Fonds: intern Begrotingsprogramma: 510260119 Budgetperiode: 1300 |
n.v.t. |