Het stadscollege gaf opdracht aan de afdeling externe exploitatie van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud om het gebruiks- en retributiereglement voor (externe) gebruikers op te maken in overleg met de operationele medewerkers van de partners.
Het samenwerkingsmodel en de principes voor de gemeenschappelijke facilitaire dienst en onthaal en het businessmodel en businessplan voor de externe exploitatie van het vergadercentrum in het gemeenschapscentrum te Wilrijk en het gebruiksreglement worden op dezelfde zitting voorgelegd aan het districtscollege Wilrijk.
Dit reglement werd ook voorgelegd aan de bestuurscoördinator district Wilrijk (gebouwbeheerder) en de facilitaire dienst van het gemeenschapscentrum Wilrijk. Hun opmerkingen werden verwerkt in deze bijlage.
De stad wenst dat alle gebouwen optimaal benut zouden zijn. Het is de wens van de stad om de exploitatie van de stedelijke bedrijfsgebouwen op een efficiënte, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier uit te bouwen.
De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud zal het reservatiebeheer van het vergadercentrum in het gemeenschapscentrum te Wilrijk opnemen per 1 oktober 2013 volgens het businessmodel en businessplan, dat geagendeerd staat op dezelfde collegezitting.
Er stappen drie partners in het vergadercentrum: de bedrijfseenheid cultuur en sport; de bedrijfseenheid districts- en loketwerking en Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs. De lokale politie opteerde ervoor om geen partner te zijn in het vergadercentrum, maar wel een (betalend) gebruiker op de site.
Het is nodig, naar analogie met Den Bell, Felix en zalen Rubens Berchem, het gebruiksreglement goed te keuren voor heldere afspraken omtrent het correcte gebruik van de ruimtes, ook voor gebruik door derden. Het gebruik en verhuur van deze ruimtes dienen het imago van de stad Antwerpen en het district Wilrijk te versterken.
Het districtscollege adviseerde over het samenwerkingsmodel en principes volgend principe eveneens op te nemen in het besluit van het gebruiksreglement "In afwijking van het initiële businessmodel om alle verenigingen een tarief te laten betalen dat kostendekkend is, werd op vraag van de bedrijfseenheden cultuur-en sport en districts-en loketwerking afgesproken dat de zaalhuur en de bijhorende kosten voor de activiteiten van verenigingen van voornoemde bedrijven door het betrokken moederbedrijf gefinancierd zullen worden. De verenigingen zullen zelf wel een tarief aangerekend krijgen door dit moederbedrijf volgens de geldende retributieregelingen die van toepassing zijn voor het cultuurcentrum."
Artikel 42, § 3 Gemeentedecreet bepaalt dat gemeentelijke reglementen betrekking kunnen hebben op het inwendig bestuur van de gemeente. Het opstellen van een gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van zalen in een dienstgebouw aan derden is een reglement van inwendig bestuur.
Het districtscollege neemt kennis van het gebruiksreglement voor de terbeschikkingstelling van het vergadercentrum in het gemeenschapscentrum te Wilrijk.
Het districtscollege geeft advies over het gebruiksreglement voor de terbeschikkingstelling van het vergadercentrum in het gemeenschapscentrum te Wilrijk met volgende opmerkingen:
1. Artikel 3: de grond om activiteiten te weigeren uitbreiden: "De activiteit schaadt de belangen van de stad en/of het district". Ook het district moet bevoegdheid hebben om te kunnen weigeren.
2. Artikel 3: Het districtscollege adviseert om de infrastructuur gratis aan de huurder aan te bieden voor activiteiten waarvan de opbrengst naar een goed doel gaat in plaats van het niet-commercieel tarief aan te rekenen.
3. Artikelen 4 en 6: op mekaar afstemmen. Het is mogelijk de zalen minimaal 2 weken op voorhand aan te vragen (artikel 4) terwijl de waarborg ten laatste 3 weken voor de activiteit dient te worden betaald (artikel 6);
4. Artikel 9.4: Het districtscollege adviseert de mogelijkheid te voorzien om afval op een daarvoor bestemde plaats achter te laten in plaats van mee te nemen;
5. Artikel 9.6 en 9.4 op mekaar afstemmen. De zalen zijn toegankelijk vanaf 08.00 uur, de geluidsgrenzen gelden vanaf 07.00 uur;
6. Artikel 14 en 15: De regeling voor verzekering in eerste risico (brandpolis) dient klantvriendelijker en eenvoudiger te worden. Deze verplichting mag niet aan alle gebruikers worden opgelegd. Er dient rekening te worden gehouden met de aard van de activiteit.
7. Algemeen: Het districtscollege vraagt de mogelijkheid om een lokaal tentoonstellingsbeleid te kunnen voeren in het agoragebouw buiten de exploitatiereglementen. Bijvoorbeeld schilderijen aan muren of portretten burgemeesters, ...