2013_CBS_05401 - Bollekesfeest 2013 - Gunning van het evenement door de vzw Promotie Stad Antwerpen - Goedkeuring

Voor de organisatie van het evenement voorzag de bedrijfseenheid marketing & communicatie in het budget 2013 een bedrag van 220.000,00 EUR dat kan worden toegekend als toelage aan de vzw Promotie stad Antwerpen.

Voor de organisatie van dit evenement werd een bestek (onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking volgens artikel 17, § 3, 4° van de wet van 24 december 1993, betreffende overheidsopdrachten) opgemaakt en uitgeschreven door de vzw Promotie stad Antwerpen voor de logistieke ondersteuning van dit evenement, uitgevoerd door een professioneel evenementenbureau.

Voor de organisatie van dit evenement wordt gekozen om een toelage te geven aan de vzw Promotie stad Antwerpen omdat in de ganse organisatie van dit evenement ook inkomsten uit sponsoring of deelname kunnen gegenereerd worden om het geheel te realiseren. Deze toewijzing past in het kader van de goedgekeurde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Promotie stad Antwerpen, waarvan artikel 1 zegt dat de aard en frequentie van de promotionele evenementen, activiteiten en producten door het college worden bepaald en goedgekeurd en dat de vzw instaat voor de financiële en administratieve omkadering.

Om cashflowproblemen binnen de vzw promotie stad Antwerpen te vermijden wordt voorgesteld om de toelage voor de aanvang van het evenement reeds uit te keren.

De vzw Promotie stad Antwerpen zal het bestek, het gunningsverslag en de gunning door de raad van bestuur (binnen de 14 dagen na goedkeuring door de raad van bestuur van de vzw Promotie stad Antwerpen), de  projectbegroting en een stappenplan (1 maand na de gunning) en de eindafrekening van het evenement (1 maand na de einddatum van het evenement) voorleggen als verantwoordingsstukken ter verificatie van de aanwending van de toelage.

Omdat de stad Antwerpen zelf organisator is en, overeenkomstig artikel 7 van het door de gemeenteraad goedgekeurde retributiereglement van 14 december 2009 (jaarnummer 2125), is dit evenement vrijgesteld van retributie voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de stad Antwerpen.

In zitting van 25 januari 2013 (jaarnummer 583) nam het college kennis van de organisatie van het Bollekesfeest in het oude stadscentrum op de locaties Groenplaats, Grote Markt, Suikerrui, Kaasrui, Steenplein en Ernest Van Dijckkaai op 15, 16, 17 en 18 augustus 2013.
Tevens gaf het college opdracht aan de vzw promotie stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer 0877705290 om het Bollekesfeest te organiseren en hiervoor de nodige bestekken uit te schrijven om dit evenement te gunnen aan een evenementenbureau.

Het bestek met nummer 2013/001 werd gepubliceerd op 28 februari 2013 in het bulletin der aanbestedingen (BDA nummer: 2013-504159).

Hieronder het voorlopig uitgewerkte programma per dag: 

Donderdag 15 augustus 2013

Vrijdag 16 augustus 2013

Zaterdag 17 augustus 2013

Zondag 18 augustus 2013

De raad van bestuur selecteerde op 26 maart 2013 de kandidaten op basis van de selectiecriteria.
Er werden 4 kandidaturen ingediend:

• Conrad consulting;
• To the point;
• Zanzibar;
• Sylvester productions.

Op basis van de selectiecriteria, vastgelegd in het betrokken bestek van het Bollekesfeest, keurde de raad van bestuur, na bespreking van elke kandidatuur afzonderlijk en toetsing aan deze criteria, de gemotiveerde nota goed waarin alle vier de bureaus werden weerhouden om een offerte in te dienen. Conrad Consulting besloot om niet deel te nemen aan de tweede fase. 

De resterende drie geselecteerde kandidaten dienden een dossier in tegen woensdag 4 april 2013.
Op donderdag 5 april 2013 heeft de door de vzw goedgekeurde jury deze dossiers getoetst aan de selectiecriteria zoals deze in het bestek zijn beschreven. De jury bestond uit vertegenwoordigers van de diensten marketing & communicatie/evenementen, film en protocol, marketing & communicatie/marketingplanning en Antwerpen studentenstad. Na de jurering vroeg de jury om een aangepaste offerte in te dienen op woensdag 24 april 2013, op basis van extra informatie.
Sylvester productions besloot op basis hiervan om niet meer deel te nemen aan de extra ronde en zich terug te trekken als kandidaat.

Op donderdag 25 april 2013 bekeek de jury de twee resterende offertes. Op basis van de vergelijking van de ingediende dossiers met de selectiecriteria uit het bestek besliste de jury eenparig om het bestek te gunnen aan Zanzibar bvba, Pottenbrug 2 te 2000 Antwerpen met ondernemersnummer 0462 214 205.

In het projectdossier en de herwerkte offerte die Zanzibar indiende is duidelijk merkbaar dat Zanzibar bvba voldoende aandacht besteedde aan de voorbereiding van de projectorganisatie. Ze structureren op een verstandige manier de logistieke organisatie zodat het evenement op een logische en realistische manier kan worden uitgevoerd, zoals deze in het bestek werd omschreven. 
Zanzibar bvba diende een duidelijk voorstel in van het aantal personeelsleden per onderdeel per dag en gaf hierbij een overzichtelijke schets van de taakverdeling.

Uit de jurering bleek dat de totaalkost van het project 30.000,00 EUR hoger ligt dan initiëel werd begroot. Deze eerste begroting werd gebaseerd op de afrekening van de editie 2012. Maar na uitgebreide studie van de offertes concludeert de jury dat onvoldoende rekening werd gehouden met de meerkost die de verhuis van locatie met zich meebrengt. 

Door de verhuis van de gedempte zuiderdokken naar de binnenstad moeten volgende elementen in de begroting hoger worden ingeschat:

• meer kosten door de creatie van een logistieke zone aan de cruiseterminal om het verlies aan backstageruimte op te vangen voor de streekproducten die in het verleden op de gedempte zuiderdokken was. In 2013 zullen onder meer gators (transportkarretjes) en extra personeel ingezet worden om een constante bevoorrading van de standen te kunnen verzekeren, die op de gedempte zuiderdokken voldoende ruimte hadden om een eigen stock achter hun tent te kunnen bouwen;
• extra kosten door de nachtopbouw van donderdag 15 op vrijdag 16 augustus 2013, omwille van de combinatie van de Rubensmarkt en het Bollekesfeest 2013. Deze extra kosten zijn te wijten aan de extra inzet van personeel en aan de meerkost van nachttransporten;
• extra inzet van personeel tijdens de opbouw om het verhoogd aantal pleinen te kunnen afwerken. In 2012 waren er 2 locaties, in 2013 zijn er 5 locaties (Grote Markt, Suikerrui, Groenplaats, Steenplein, Hanschoenmarkt, St-Andriesplaats);
• extra inzet van personeel tijdens het evenement voor de permanentie van de locaties, technische ondersteuning en bevoorrading.

Deze meerkost kan volledig gedragen worden door de vzw Promotie Stad Antwerpen die hiervoor de aanwezige reserves kan gebruiken. Dit past ook in de algemene vraag uit 2011 van inspectie financiën aan de vzw Promotie Stad Antwerpen om de aanwezige reserves stelselmatig af te bouwen.

In toepassing van artikel 17§ 3, 4e, van de wet van 24 december 1993 zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het hier gaat om een aanneming van diensten, waarbij de aard van de dienst zo is dat de specificaties van de opdracht niet kunnen bepaald worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.