Op 17 mei 2013 vroeg de feitelijke vereniging Wij Zijn Beerschot aan de stad Antwerpen de toelating om op zondag 30 juni een fandag te organiseren op de site van het Olympisch Stadion aan de Atletenstraat 80 te 2020 Antwerpen.
Daarnaast vraagt de organisatie ook de toelating van de stad om gebruik te mogen maken van het voetbalveld en de aanpalende infrastructuren (kleedkamers, douches, tribunes, …) voor een voetbalwedstrijd tussen oud-Beerschotspelers, eventueel aangevuld met Bekende Vlamingen.
Tenslotte vraagt de organisatie ook logistieke ondersteuning in de vorm van een mobiel podium, tafels en stoelen, nadars, elektriciteitsmateriaal en vuilniscontainers.
De fandag voor de Beerschotsupporters is een evenement met een belangrijke sportieve maar vooral maatschappelijke waarde. Voor veel Beerschotsupporters is het een gelegenheid om met een positieve noot afscheid te nemen van ‘hun’ club. Daarnaast betekent het voor velen ook de doorstart naar het nieuwe project KFCO Beerschot Wilrijk.
Politie gaf aanvankelijk ongunstig advies maar is bereid om dit advies enigszins aan te passen mits er een voorafgaand overleg komt met de organisatie.
Brandweer gaf voorlopig nog geen advies omdat de mensen van de preventiedienst nog niet over alle info beschikken waarop zij hun advies kunnen baseren. Van zodra het advies van de brandweer er is, zal de dossierbeheerder de organisatie hiervan op de hoogte brengen.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:
Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.
Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).
Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).
Op basis van de antwoorden die de organisatie gaf naar aanleiding van het ongunstig advies, is de politie bereid om constructief mee te werken aan deze gebeurtenis. Het aandachtspunt in het negatief advies betreffende het Summerfest blijft essentieel. Summerfestival is een zeer groot evenement met een grote politieondersteuning. Organisatie van de fandag zal al het mogelijke dienen te doen om te zorgen dat het beheer van hun event maximaal zelfstandig gebeurt en geen conflict veroorzaakt met het Summerfestival.
Politie verwacht dat er spoedig door de dossierbeheerder een overleg wordt gepland waar organisatie, stad, brandweer en politie vertegenwoordigd zijn. Op dit overleg dient organisatie, gezien de laattijdige aanvraag en korte tijdspanne, een volledig draaiboek voor te leggen waar in concreet vermeld wordt wat er juist inzake activiteiten gepland wordt met vermelding van een concrete timing, welke veiligheidsmaatregelen in detail men neemt, welke communicatie er rond deze gebeurtenis zal plaatsvinden.
Omdat politie op basis van de aangereikte antwoorden in het schrijven van de organisatie de indruk heeft dat de organisatie bereid is om op een professionele wijze de gebeurtenis voor te bereiden, kan het politioneel advies wijzigen na het georganiseerde overleg.
PO/L/BOF geeft gunstig advies met de bemerking dat er enkel materiaal kan geleverd worden indien dit voorradig is en nog kan geleverd worden.
Het college keurt de organisatie van en de logistieke ondersteuning voor de fandag van de Beerschotsupporters in de Atletenstraat (Olympisch Stadion + parking) op zondag 30 juni 2013 goed.
Het college geeft opdracht aan AG VESPA om een terbeschikkingstellingsovereenkomst af te sluiten voor het gebruik van het stadion.
Het college geeft opdracht aan
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | Leveren van het gevraagde materiaal. |
| SB/SR/BIT | Leveren van de gevraagde vuilniscontainers. |