2013_CBS_05359 - Binnengemeentelijke decentralisatie - Advies districtscollege jaarlijkse waardering districtssecretaris - Goedkeuring

Het bestuursakkoord van de stad Antwerpen stipuleert in artikel 413 § 3 dat de districten versterkt worden in de functionele aansturing van de districtssecretaris. Deze functionele aansturing heeft betrekking op de decretale taken van de districtssecretaris die bij mandaatopdracht door de gemeenteraad werden toegewezen aan de bestuurscoördinator-district. 

• De districtssecretaris staat in voor de algemene leiding van het district. Hij/zij rapporteert aan het districtscollege (Gemeentedecreet, artikel 275 en 86 );
• De districtssecretaris staat in voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid. Hij/zij gedraagt zich naar de onderrichtingen die worden gegeven door de districtsraad, het districtscollege, de voorzitter van de districtsraad, de voorzitter van het districtscollege. De districtssecretaris bereidt de zaken voor die aan de districtsraad en aan het districtscollege worden voorgelegd (Gemeentedecreet, artikel 275, 87 §1-1° lid en 87 §3);
• De districtssecretaris woont de vergaderingen van de districtsraad en het districtscollege bij. Hij/zij adviseert de districtsraad, het districtscollege en de voorzitter van de districtsraad of het districtscollege op beleidsmatig, bestuurskundig of juridisch vlak. Hij/zij herinnert aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen (Gemeentedecreet artikel 275 en 88);
• De districtssecretaris organiseert de behandeling van de briefwisseling van het district (Gemeentedecreet artikel 275 en 89);
• De districtssecretaris kan belast worden met de uitvoering van bepaalde bevoegdheden van het districtscollege (Gemeentedecreet artikel 275, 90 en 58);
• De districtssecretaris kan het dagelijks personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden van wie de functies zijn aangegeven in het organogram (Gemeentedecreet artikel 275 en 92).

De bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking schrijft jaarlijks een waarderingsverslag over de bestuurscoördinator-district, waarbij er gekeken wordt naar de vijf rollen die hij/zij krachtens de mandaatopdracht moet opnemen, namelijk:

1. districtssecretaris;
2. leidinggevende;
3. verantwoordelijke loketwerking;
4. lid van het directieteam van districts- en loketwerking;
5. facilitator van het samenspel tussen de stad (de stedelijke bedrijven) en het district.

Een eenvormige takenlijst die geldt voor iedere districtssecretaris wordt aan de districtsbesturen overgemaakt door de stafdienst van de bedrijfseenheid districts- en loketwerking.  

De vooropgestelde sterkere functionele aansturing van de districtssecretaris door het districtscollege, kan gevalideerd worden door formeel het advies te vragen van het districtscollege (in overleg met de voorzitter van de districtsraad), en dit advies te verwerken in het waarderingsverslag.

De procedure verloopt dan als volgt.

• De bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking vraagt per brief dat het districtscollege, de voorzitter van het districtscollege en de voorzitter van de districtsraad een gezamenlijk advies uitbrengen over het functioneren van de bestuurscoördinato- district in de rol van districtssecretaris;
• Het districtscollege, inclusief beide voorzitters, beoordelen de districtssecretaris op de decretale opdracht. De districtssecretaris en de adjunct-secretaris verlaten de vergadering bij de bespreking van dit punt. De jongste districtsschepen neemt tijdelijk de taak over van secretaris;
• De districtssecretaris wordt ingelicht over het advies dat zij hebben uitgebracht;
• De voorzitter van het districtscollege bezorgt het advies tijdig aan de bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking, dit wil zeggen voor het verstrijken van de termijn die in de brief werd gestipuleerd;
• De bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking verwerkt het advies integraal in de eindwaardering en deelt het eindresultaat mee aan de voorzitter van het districtscollege.
• Wanneer het advies van het districtscollege niet strookt met de (eind)waardering door de bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking, volgt een afstemmingsoverleg. Dit moet tijdig ingepland en afgerond worden, en wel voor het afsluiten van de waarderingsronde;
• Eindigt het afstemmingsoverleg in een impasse, dan wordt een verbetertraject voorgesteld waarbij de bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking regelmatig afstemt met de voorzitter van het districtscollege;
• Is er absoluut geen consensus mogelijk, zal de waardering onderwerp van overleg worden met de stadssecretaris en de schepen voor binnengemeentelijke decentralisatie.

• De taken van districtssecretaris worden uitgevoerd door de bestuurscoördinator-district. Art. 115 van het gemeentedecreet bepaalt dat de personeelsleden van de gemeente worden geëvalueerd op ambtelijk niveau;
• Art. 275 van het gemeentedecreet is van toepassing op de districtssecretaris;
• Het college stelde in zitting van 2 oktober 2009 (jaarnummer 13860) het delegatiereglement vast waarbij de aanstellings-, ontslag- en tuchtbevoegdheid van het stadspersoneel wordt gedelegeerd aan de stadssecretaris overeenkomstig artikel 58 van het gemeentedecreet.;
• De gemeenteraad keurde op 22 september 2008 (jaarnummer 1522), op 16 februari 2009 (jaarnummer 242) en op 14 december 2009 (jaarnummer 2137) de rechtspositieregeling goed. In titel 4.3 wordt het selectiereglement vastgelegd, de proeftijd in titel 5.1 en het mandaatsysteem in titel 5.11.